Office-filing-procedure-scope-of-nothing-by-the-management
提供：Dev Guides
経営陣による注記の範囲
すべての部門には「注意の範囲」があり、それを超えると決定を下す権限が与えられません。 それに基づいて、次の指示は、ケースに注意する際に部門によって観察されるものとします-
- すべてのメモは、全員が明確に理解し、簡単な言語で作成する必要があります。それらは簡潔で要点まであるべきです。
- すべてのメモは、客観的な視点で書かれ、個人的な意見を持っているのと比較して、正当な理由が背後にあるべきです。 他の部門からのすべての観察、批判、およびフィードバックは、礼儀正しく振る舞うようにスポーツ的に取られる必要があります。
- ケースの処理を担当するマネージャーは、すべての「検討中の用紙」と以前のメモをすべて調べ、必要な状況に応じて必要な複製および逐語的レポートを生成できるようにします。
- 元の紙の長さと複雑さが大きい場合、単一の紙の precis （要約または要約）が作成されることが多く、これは事実上扱いにくく快適な参照になります。 このような精度は、文脈から外れた例の引用のエラーを引き起こす可能性があるため、そのような精度は、マネージャーからの指示なしには準備されません。
- メモに情報を含めると、問題の主な点が不明瞭になったり、メモが不必要に長くなる可能性がある場合は、情報を提供する別のステートメントまたは付録をファイルに配置する必要があります。
- 単一のケースで、連続メモよりも個別に処理しやすい複数のポイントまたは注文がある場合、各ポイントは Department Notes で個別に注記する必要があります。 部門マネージャーおよび/またはそれ以上のマネージャーは、各「部門ノート」に注文を別々に記録し、その後、これらのノートは、注文の発行などの目的でファイルにノートを形成するために統合されます。
- 記譜の順序は、通常、通信のシリアル番号の順序と同じ順序に従います。また、メモの連続性が中断された場合は、できるだけ早く文書をメインファイルに統合する必要があります。
- 普通の問題でない限り、領収書にメモを書くべきではありません。 マネージャーがP.U.C.で発言した場合、これらの発言は最初にメモで行う必要があり、部門はこれらを指示として使用できます。
- 上級管理職の署名と観察のために十分なスペースを用意する必要があります。 部長以上の管理者に提出するメモは、ページの下部に配置する必要があります。 修正する内容が多すぎる場合は、常に新しい空白のシートをメモに追加する必要があります。
- 部長や他の人から小さな紙で通知やリクエストを受け取った場合、それらはそのまま渡されません。 これは、輸送中に失われる可能性があるためです。 最初に受け取った部門は、受け取った紙片をフールキャップサイズの白いシートに貼り付けるかクリップしてから、処分のために関係するマネージャーまたは部門にファイルカバーで渡します。
関係部門は要求を提起し、その後通知を出します。 その後、彼らはメッセージを送り、受信を待ちます。 サイドセクションに長いメモを書く練習は、できる限り減らす必要があります。
80/20ルール
適切にファイルされ、処理された手順のリストがないオフィスは、混乱の巣です。 私たちの成功の80％は行動の20％だけから来ると述べている 80/20 ルールからの借用。 簡単な言葉で言えば、80％の成功のためにアクションを骨抜きにすることを要求する20％にもっと集中することが重要です。
そのため、20％で計画を立て、優先順位を付け、作業を開始することが非常に重要です。 これまでに行われた最も重要な企業の決定の1つで、 BIM Manufacturing はすべての重要なコミュニケーションを口頭で止めることを阻止しました。役員は豊富な議論の恩恵を受けることができます。 今日、他のすべての企業は彼らの足跡をたどっています。
ほとんどの場合、誤って設計されたドキュメントは、組織内の作業部門間で大きな誤解と矛盾を広げることがあります。 このチュートリアルは、管理、アカウント、人事などの広範なドキュメント関連部門で働き始めた若手作業専門家向けに設計されており、機密情報を含む重要なドキュメントの提出方法を学びます。
