Office-filing-procedure-quick-guide

オフィスファイリング手順-はじめに

Officeファイリング手順は、ファイリングドキュメントおよび重要なペーパーの一連の明確に定義された汎組織の慣習です。 一般に、これらは、特定の状況（可能性が低い、またはありそうもない）の場合に実行されるアクションについて、すべての従業員に指示します。 オフィスファイリング手順には、従業員の職務記述書、職場のエチケット、および特定の機密性プロトコルを含めることができます。

事務手続きを作成して適切に提出する責任は、多くの場合、事務管理者または会社の所有者にあります。 次の章は、アカウント、一般またはオフィス管理、および人事などのドキュメント依存部門で働き始めた作業専門家向けに設計されています。 どの文書をどのように提出するかを学ぶことができます。

オフィス紹介

広範な到達可能性または手順の適用に応じて、一部の手順の提出はオフィス全体に対して行うことができますが、他の人は同じオフィス内の個人または共同作業部門に対して行うことができます。

公式提出の定義

ほとんどの場合、誤って設計されたドキュメントは、組織内の作業部門間で大きな誤解と矛盾を広げることがあります。 明確な手順が記載されていない状況が時々発生します。 多くの場合、オフィスに歩いて行き、マネージャーに怒りを発散する激怒の顧客に対処する方法について書かれた一連の指示がなかったかもしれません。 ただし、これらのシナリオは後で文書化され、ファイリングが行われることになっています。

たとえば、特定の顧客に対処した後、会社の所有者またはマネージャーは、*直属の上司に通知し、苦情フォーム*を提供し、顧客に丁寧にかつ断定的に落ち着いたままにするよう求める*プロトコル*を提出するかもしれません。問題は解決しました。

Office Filing

多くの公式文書は、情報ファイリングの普遍的な標準と見なされる文書を提出する特定の方法論に従います。 このような場合、非常に具体的な意味が付加された特別な単語が使用されます。 これらの言葉のいくつかとその定義は以下に与えられています-

通信の付録

「通信文書への付録」という用語は、ファイル内で言及または参照されている書面による通信の長い囲いを指します。 通常、この部分は文書の最後に対応部分として追加されるため、文書がスムーズに読めなくなることはありません。

メモの付録

「メモの付録」という用語は、説明されているように、質問のさまざまな側面に関する文書に記載されている情報のすべての詳細の長い要約を指します。 そのような詳細は、主要な点を単純化するか、メインのメッセージを不必要に長くする可能性があります。

部長

部門マネージャー（つまり、同等のランクを保持するアシスタントマネージャー）は部門を監督し、その能力において、彼は情報の発信とビジネスプロセスの維持に関する権限と制御を行使する権利を持っています。 彼の担当部署から仕事が彼にやってくる。

Case

ケースとは、現在検討または参照されているすべての重要なドキュメントを含むファイルを指します。 また、補完的な学習、読書、または参照として使用される元の文書の付属物として使用できるすべての異なる論文や書籍についても言及しています。

カムバックケース

元の文書が不完全または不完全であることが判明したため、カムバックケースを使用して、さらに再検討と起草を必要とする文書またはレポートを定義します。 また、現在の問題の要約でもあります。

対応

通信とは、組織から送信され、さまざまな関係者から受信されたすべての通信の包括的かつ詳細なコレクションです。 通信を使用して、3つのスタイルの通信すべてを含めることができます。 公式通信、準公式通信、非公式通信。

現行ファイル

現在のファイルとは、現在詳細入力または変更が行われているファイルです。 カムバックの場合とは異なりますが、それは新しくドラフトされたドキュメントであり、修正および修正されているドキュメントではありません。

ディーリングハンド

ディーリングハンドとは、事件を最初に調べて記録する責任を負わせることができる、ジュニアクラーク、シニアクラーク、エグゼクティブアシスタントなどの役人を意味します。

半公式の通信

半公式の通信とは、2人のマネージャー間または組織と公衆の間で行われる通信であり、通常の通信プロトコルに従わず、製品またはサービスについて公衆から意見を得るために行われます。

部門マネージャー

部門マネージャーとは、マネージャーが不在の場合でもマネージャーと同等のランクの権限を行使できる人であり、担当部署の下で円滑に機能する責任があります。

ドケッティング

ドケット作成とは、ファイルのメモ取り領域にシリアル番号を入力するアクションです。 これは、ファイルを後でマークまたは識別番号から簡単に識別できるようにするためです。

ドラフト

ドラフトとは、現在準備中の文書の大まかなコピーを意味します。 「ドラフト」という言葉は、会社で使用される場合、通常、マネージャーのすべてのメモまたは注文の公式なコミュニケーションを作成することを意味します。 これらのドラフトは通常、フィードバックとレビューのために開催されます。

File

ファイルとは、特定の主題に関する論文の集まりであり、特定のシリアル番号またはファイル番号から認識され、多くの通信メモと通信の付録があります。

ファイリング

ファイリングとは、重要な文書を読みやすく整理された方法で整理して、多くの検索をせずに短時間で参照できるようにすることです。

新鮮な領収書

フレッシュレシートとは、現在レビュー中のドキュメントに追加される新しい情報を指し、その価値と包括的な商を増やすことができます。

問題

「問題」という用語は、ドラフトが承認された後に通過するアクションのさまざまな段階を意味します。 これらの段階のいくつかは、「機密」の下でそれを提出するか、マネージャーの署名によってそれを認可することができます。

メッセンジャーブック

メッセンジャーブックとは、コミュニケーションの詳細を記録し、受け取った応答で重要なものをマークするために使用される本を指します。

ノート

メモは、ケースに付けられた発言の記録を保持するために使用されます。 メモには、以前の元のドキュメントのセット、その重要な部分で提起された質問、必要な変更の分析、渡された最終注文が含まれます。

公式通信

公式通信は、会社の手順に従って規定された構造と通信方法に従って、公共団体または個人と共有される情報です。

検討中の紙

検討中のペーパー（P.U.C.）は、現在議論されているケースの領収書です。そのため、適切な変更や修正が提案される可能性があります。

領収書

領収書は、会社、または当該会社のマネージャーが受け取った公式、準公式、非公式など、さまざまなレベルで行われたすべてのコミュニケーションの記録です。

録音

ファイルの記録とは、ファイルに対するすべてのアクションが実行され、変更のプロセスが完了した後にファイルを閉じるプロセスです。 レコードとは、元のドキュメントで行われたすべての参照、削除、および改訂の包含です。

参照

参照とは、他の関連レコードと接続して、先例、異なる国や組織の裁定、またはケースに関連する可能性のある他のドキュメントを取得するプロセスです。

部門間連絡

部門間通信とは、ファイルまたはケースを組織のある部門から別の部門に転送して、意見、提案、およびコメントを取得することです。

ファイルの構成要素と機能

ファイルは2つの部分に分かれることができます- Notes と Correspondence です。 これらは両方とも単一のファイルに入れられます。ただし、配置は異なります。 通常、メモは左側に、通信文は右側にそれぞれ配置されます。

メモには、*検討中の*紙および*新鮮な領収書*に記録される記録が含まれています。 同様に、通信にはすべての着信および発信の公式通信の詳細が含まれます。

パーツファイル

パーツファイルの必要性は、次の2つの場合に発生します。

 *メインファイルが一時的に利用できない場合に、新しい領収書またはメモを処理する必要がある場合。
+* （または）*
* メインファイルが大きくなり、ポイントの廃棄に必要な書類のみを外部委託するために別個のノートシートが必要な場合。

パーツファイルをできるだけ早くメインファイルにマージし、重複したペーパーを削除することが不可欠です。 複数のパーツファイルの場合、各ファイルに個別に番号を付ける必要があります。 これらを扱っている人は、彼によって開かれたすべてのファイルを示すリストを維持する必要があります。

コレクションカバー

メインファイルの一部とは見なされない他のすべての情報が含まれています。 そのような場合のいくつかは-

• 二次情報のメモ
• リマインダー
• 謝辞
• さまざまなソースからさらに情報を収集するために交換されるカジュアルな通信に対応する

メインファイルは、コレクションカバーで収集された必要な資料で構成されます。 コレクションカバーの上にあるほとんどのアイテムは、一時的に重要です。

記録の時点で、価値を失ったすべての論文を削除することは部門マネージャーの義務です。 さらに重要なのは、コレクションが属する部門内にコレクションが残っていることです。

ファイルの機能

部門/セクション/ユニットごとに、ファイル登録*が必要です。 通常は *Appendix-I の形式で維持され、印刷、在庫、発行などのために雑貨店部門で使用されます。 各部門のニーズは同じではない可能性があるため、ファイル内のシートの数も部門ごとに異なります。 それらは永続的な記録として維持されます。

ファイルのレジスタには、そのオープン時に割り当てられた番号と件名が入力されます。 登録には、1年を通して開かれたすべてのファイルの詳細が登録されます。 ページが年単位で割り当てられる場合、次の年のエントリがその中に作成されます。そうでない場合は、別の新しいファイルレジスタが開かれます。

ファイル

ファイルへのエントリは青インクのみで作成されます。 すべてのエントリが正しく作成され、可能な限り削除または上書きが回避されることが保証されます。 誤用を避けるため、ファイルはそれぞれの部門またはセクションのジュニアクラークによって保持されます。

新しいファイルを開いて番号を付ける

新しい対象ごとに、個別のファイルが作成されます。 ファイルが一般的すぎるか、かさばる場合があります。 この場合、さまざまな側面を扱う論文がそこに注入されるため、ファイルは短くなりますが、これは作業の円滑な進行を妨げます。

上記の章では、新しいファイルが一般的なアプリケーションのために各部門に個別に登録されることを説明しましたが、それらの分類は主題のタイプごとに基づいています。 件名がメインの場合、*標準見出し*と呼ばれ、さらに分類すると*サブ見出し*になります。

ファイル登録のプロセス中に、アルファベット順のコンテンツリストが作成されます。 これは、標準見出し、小見出し、およびそれらに割り当てられたページを示します。 これにより、必要なときにこれらのファイルを簡単に追跡できます。

標準見出し

毎年の初めに、リストは適切な検査で更新されます。 主な主題は、常に同じ基準で維持されるように試みられます-年々。 必要に応じて、部門長の許可を得て、新しい見出しをリストに追加できます。

新しいファイルを開くと、一連のプロセスが実行されます。 最初の作業は、それが開かれる標準見出しの選択から始まります。 その後、オープニングハンドは新しい主題に適したタイトルを追加し、数字をエンコードします。 この番号は、ファイルレジスタにあるシリアル番号に他なりません。

ファイルのタイトル

ファイルのタイトルは、ファイルの主題を垣間見ることができ、いくつかの単語の組み合わせで作成しようとします。 最初の単語は、ファイルが開かれたサブジェクト名を示します。 残りの単語は、タイトルの説明部分を説明しています。

たとえば、メインのサブジェクト名が「組織（サービスの募集と条件）ルール」の場合、その下で開かれるファイルの名前は、「組織（サービスの募集と条件）ルール-課す権限の委任」と命名できます。罰'。

ファイルを登録する

適切なタイトルの目的は、主題について読者に正しい考えを与え、他の人々の間で容易に追跡できるようにするために必要です。 その承認は、開業前に部門長によって行われます。 サブジェクトの数は、ファイルレジスタに表示されているものとまったく同じに保たれます。

ファイルの登録

ファイルに付与される番号は、開始年、部門/セクション/ユニットを識別するために使用される最初の文字、「標準見出し」番号、およびその下に存在するファイルのシリアル番号の組み合わせです。

開いているファイルがポリシーファイルの場合、「標準見出し」の後に「（P）」という文字が付いているはずです。 別のファイルには、ポリシー決定のために実行された、または対処された日常的なアクションが含まれています。

それらの書類の取り扱いと提出は、そのファイルの参照が関係する年とは無関係です。 各ファイルについて、メモと通信の数は150に制限されています。 番号がそれを超える場合、新しいファイルは同じ番号で開かれますが、ボリューム番号は異なります。 以前のファイルの名前は現在 Vol-I に変更されており、以前および以降の参照用に提供されているスペースで同じものを引用する必要があります。

ファイルがセッションファイルの場合、そのセッションの有効期限が切れた後に閉じられます。委員会の場合も同様です。委員会の条件が終了した後にファイルが閉じられます。 上記のすべての場合、ファイルの終了は、ファイルのページ数が150以下であるかどうかに関係なく行われます。

ファイルを使用した手順の管理

マネージャーがファイルの問題に関連する注文を渡す場合があります。 この時点で、期日前に注文を実行することは関係者の義務です。そうしないと、その情報の重要性が低下します。

しかし、制御できない状況によって遅延が発生し、関係者が期日前にタスクを実行できないことに気付いた場合、関係者は満員で時間の延長を要求する必要があります。十分な理由。

プロシージャファイルの管理

ページ数

メモと通信の各ページに、右上隅のシリアル番号を下から上に必死に番号を付ける必要があります。 P.U.Cとエンクロージャーを区別したいので、各空白ページにも番号を付ける必要があります。

一般に、エンクロージャーはいくつかの材料で構成されており、それに応じて番号が付けられています。 ファイルの記録中に、以前に鉛筆でマークされたページ番号にインクが付けられます。

シリアルナンバー

「通信」のすべての通信には、最初のページの中央に赤いインクのシリアル番号が付いています。 コミュニケーションのリストで1位になった人は、「シリアル番号」と呼ばれます。 1 'で、残りはそれに応じて続きます。 ファイルの完成を保証したり、論文を参照したりする場合、このシリアル番号が重要な役割を果たします。

ドケット情報のプロセス

ドケッティングは、識別のために「通信」内の各*シリアル番号（領収書または発行）*について、ファイルの「メモ」部分にエントリを作成するプロセスです。 同様に、領収書は、ページ全体に赤インクを使用して書面で整理され、通信のシリアル番号の後に番号と日付、および送信者の指定/名前が続きます。

「問題」のドケット作成は、シリアル番号、発行日、および宛先の名前と指定を入力することによって行われます。

部品ファイルの整理

ドケット作成プロセス中、一時ファイルの鉛筆エントリはメインファイルに残らず、修正されたすべてのエントリは赤インクで作成する必要があります。 パーツファイルのドケット作成は、以下の方法で*鉛筆で行う必要があります-

• シリアルナンバー…​…​…​…​…​…​…​…​…​…​…​…​…​…​…​ （領収書）
• シリアルナンバー…​…​…​…​…​…​…​…​…​…​…​…​…​…​…​ （問題）

スリップの参照と使用

参照とは、接続されたレコード、前例、ルール、規則などを選択して使用する方法であり、類似性やケースに関係する可能性があります。 このような参考資料は、適切なファイル、ファイル番号の使用、および適切なページ番号の引用によって可能になります。 スリップペーパーは、ページをすばやく識別するための一時的な配置として使用されます。 記録保持のために完全に依存するべきではありません。そのため、ディスカッションで参照されるページ番号を記録する必要があります。

通信の相互参照

参照に使用されている書籍や規則などは、同じ通信のコピーが利用可能な場合、元のファイルに追加する必要はありません。 ソースを引用しているマネージャーは、常に最新のリファレンスを使用する必要があります。マネージャーは、ソースを引用する際に、適用性の限界についても言及する必要があります。

P.U.C.の場合、マネージャーはやり取り全体を確認する必要はありませんが、鉛筆で以前のすべての参考文献に余白をマークする必要があります。

ファイルのリンク

2つ以上のドキュメントがリンクされており、同時にアクションが必要な場合は、「リンクファイルもご覧ください」という印刷されたスリップをトップファイルの表紙に添付し、リンクファイルの番号をスリップで与えられます。

ファイルのリンク

一般的に、ファイルは、論理的かつ構造化された選択と配置により、1つの便利なファイルに配置する必要があります。 ファイルのリンクは、関連情報の膨大な量を他の人に印象付けるためではなく、必要に応じて負担する必要があります。

論文のピン留め

ファイル内の書類をピンで留めるときは、ピンの尖った部分が突き出てファイルにアクセスしたい人の指を刺さないように注意する必要があります。 ピンによる怪我を防ぐために、ピンの鋭い先端を紙の表面の下に保持する必要があります。

論文のパンチング

すべての紙は、通信またはメモにタグ付けされる前に、左上の角で正しいゲージ（両側から3/4インチ）にパンチされます。

ファイル内の論文のフラグ

検討中の領収書の場合、* Paper Under考察中*（P.U.C.）という言葉が書かれた旗を添付する必要があります。 既に発送済みの領収書があり、まだ他の変更が予定されている場合、P.U.C。 スリップは古い領収書から削除し、新しい領収書に添付する必要があります。

ファイルの迅速な移動

*Heads of the Departments* から送信されたファイルは、同じ日にそれぞれのDepartment Managerに配信する必要があります。 組織によっては、次のような手順があります。ファイルが同じ日に関係マネージャに届かない場合、翌朝10:00までに届かなければなりません。

ファイルの優先度マーキング

ファイルの優先度の評価は、「ACTION THIS DAY」と「IMMEDIATE」のマーキングから判断できます。 ラベル「ACTION THIS DAY」は、緊急の場合にのみ使用してください。 そのような場合の廃棄と受け取りのタイミングは、常に最後のメモのマージンに記載されています。 ラベル「IMMEDIATE」は、「ACTION THIS DAY」でマークされている他のケースよりも優先度が低いが、同じ日に行う必要があるケースで使用する必要があります。

ファイルを処理するマネージャーは、コンテンツをチェックし、優先順位マークを集計して、それが正当であるかどうかを確認する必要があります。 優先順位の割り当てが公平でない場合、彼はそれに応じて評価を変更できます。 そのようなファイルはどれも、マネージャーよりも高いクリアランスを持つ権限のある人物によって特に明確に言及されない限り、マネージャーの住居に送ることはできません。

• それは-*への部門の義務です

• 開かれているすべての事実が正しいかどうかを確認します。
• 事実の間違いや虚偽の指摘を指摘する。
• 必要に応じて、法的または慣習的な手順に注意を向けます。
• 法律と規則​​、およびそれらが見つかっている場所を指摘する。
• 当社で利用可能なその他の関連する事実と数値を提供する。
• ポリシーの以前の決定を含む前例またはペーパーを作成します。
• 検討するための質問を記載します。
• 決定を必要とするポイントを明確に引き出す。
• 可能な限り行動方針を提案する。

部長による行動

部門マネージャーは、観察を各部門および下位部門に廃棄する権限を持っているため、メモを確認します。 このような場合は、多くの場合、これらの次のアクションに関連します-

• 事務命令、日常命令、およびはかない性質の通達の発行。
• それ以外の場合、部門長は独立して処分する権限があります。
• 臨時休暇および補償休暇の付与。
• リマインダーと謝辞の発行。
• ファイルの記録。

次の章では、部門長に委任された権限とそれらの認証方法について説明します。

注文の認証

部長に委任された権限により、部長は自分の責任の範囲内で可能な限り多くの事件を処理することができます。 一般に、これらのケースは、十分に重要な性格のある注文に関連するものであるか、またはポリシーの問題です。 ケースの数が多すぎる状況では、彼はそれらを同じ部門のアシスタントマネージャーに送ることができます。

推奨事項や重要な注文を渡す必要がある場合でも、すでに記録されているポイントを以前のノートで繰り返すのではなく、実際のポイントを配信するようにノートを制限する必要があります。 すべての推奨事項と提案が完了すると、彼は元の文書に署名を入れ、提案書にも同意書に署名します。

マネージャーがメモを承認し、コメントまたは試験のために別のマネージャーまたは部門に送った場合、それを確認して提案を行うのはマネージャー自身です。 レビュー担当マネージャーは、送信部門に、必要なすべての事実情報の提供を要求できます。 これには、別の通信ルーチンを実行する必要があります。そのため、部門管理者はこのメモをファイルに記録できます。

部長からのメモと注文

部長は、通常、自分の責任で彼に寄せられた事件のほとんどを処分するべきです。 彼は、口頭または書類の提出によって、より重要なケースについて、合同秘書/追加秘書/秘書/事務総長の命令を下す際に裁量を使うべきである。

可能な限り口頭法を採用すべきである。 通常事務局長に送られるべき作業項目は、タイトル「-事務局長に提出される作業項目*」のパンフレットに組み込まれています。

事務局長

マネージャーがメモを作成して承認し、コメントや提案の検討、または同様の目的で別のマネージャーまたは部門に送信した場合、ファイルがマークされているマネージャーは常にメモを自分で書く必要があります。 受け取り側のマネージャーは、自分の部署に問題を調査するか、事実情報を提供するよう依頼することができます。

そのような場合、部門は、ファイルに最終的にメモを記録しなければならない部門マネージャーの情報のために、別のルーチンノートを提出する必要があります。 部門は、マネージャーレベルで廃棄されるファイルにメモを書くべきではありません。

経営陣による注記の範囲

すべての部門には「注意の範囲」があり、それを超えると決定を下す権限が与えられません。 それに基づいて、次の指示は、ケースに注意する際に部門によって観察されるものとします-

• すべてのメモは、全員が明確に理解し、簡単な言語で作成する必要があります。それらは簡潔で要点まであるべきです。
• すべてのメモは、客観的な視点で書かれ、個人的な意見を持っているのと比較して、正当な理由が背後にあるべきです。 他の部門からのすべての観察、批判、およびフィードバックは、礼儀正しく振る舞うようにスポーツ的に取られる必要があります。
• ケースの処理を担当するマネージャーは、すべての「検討中の用紙」と以前のメモをすべて調べ、必要な状況に応じて必要な複製および逐語的レポートを生成できるようにします。
• 元の紙の長さと複雑さが大きい場合、単一の紙の precis （要約または要約）が作成されることが多く、これは事実上扱いにくく快適な参照になります。 このような精度は、文脈から外れた例の引用のエラーを引き起こす可能性があるため、そのような精度は、マネージャーからの指示なしには準備されません。
• メモに情報を含めると、問題の主な点が不明瞭になったり、メモが不必要に長くなる可能性がある場合は、情報を提供する別のステートメントまたは付録をファイルに配置する必要があります。
• 単一のケースで、連続メモよりも個別に処理しやすい複数のポイントまたは注文がある場合、各ポイントは Department Notes で個別に注記する必要があります。 部門マネージャーおよび/またはそれ以上のマネージャーは、各「部門ノート」に注文を別々に記録し、その後、これらのノートは、注文の発行などの目的でファイルにノートを形成するために統合されます。
• 記譜の順序は、通常、通信のシリアル番号の順序と同じ順序に従います。また、メモの連続性が中断された場合は、できるだけ早く文書をメインファイルに統合する必要があります。
• 普通の問題でない限り、領収書にメモを書くべきではありません。 マネージャーがP.U.C.で発言した場合、これらの発言は最初にメモで行う必要があり、部門はこれらを指示として使用できます。
• 上級管理職の署名と観察のために十分なスペースを用意する必要があります。 部長以上の管理者に提出するメモは、ページの下部に配置する必要があります。 修正する内容が多すぎる場合は、常に新しい空白のシートをメモに追加する必要があります。
• 部長や他の人から小さな紙で通知やリクエストを受け取った場合、それらはそのまま渡されません。 これは、輸送中に失われる可能性があるためです。 最初に受け取った部門は、受け取った紙片をフールキャップサイズの白いシートに貼り付けるかクリップしてから、処分のために関係するマネージャーまたは部門にファイルカバーで渡します。

関係部門は要求を提起し、その後通知を出します。 その後、彼らはメッセージを送り、受信を待ちます。 サイドセクションに長いメモを書く練習は、できる限り減らす必要があります。

80/20ルール

適切にファイルされ、処理された手順のリストがないオフィスは、混乱の巣です。 私たちの成功の80％は行動の20％だけから来ると述べている 80/20 ルールからの借用。 簡単な言葉で言えば、80％の成功のためにアクションを骨抜きにすることを要求する20％にもっと集中することが重要です。

80/20ルール

そのため、20％で計画を立て、優先順位を付け、作業を開始することが非常に重要です。 これまでに行われた最も重要な企業の決定の1つで、 BIM Manufacturing はすべての重要なコミュニケーションを口頭で止めることを阻止しました。役員は豊富な議論の恩恵を受けることができます。 今日、他のすべての企業は彼らの足跡をたどっています。

ほとんどの場合、誤って設計されたドキュメントは、組織内の作業部門間で大きな誤解と矛盾を広げることがあります。 このチュートリアルは、管理、アカウント、人事などの広範なドキュメント関連部門で働き始めた若手作業専門家向けに設計されており、機密情報を含む重要なドキュメントの提出方法を学びます。