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ドケット情報のプロセス
ドケッティングは、識別のために「通信」内の各*シリアル番号（領収書または発行）*について、ファイルの「メモ」部分にエントリを作成するプロセスです。 同様に、領収書は、ページ全体に赤インクを使用して書面で整理され、通信のシリアル番号の後に番号と日付、および送信者の指定/名前が続きます。
「問題」のドケット作成は、シリアル番号、発行日、および宛先の名前と指定を入力することによって行われます。
部品ファイルの整理
ドケット作成プロセス中、一時ファイルの鉛筆エントリはメインファイルに残らず、修正されたすべてのエントリは赤インクで作成する必要があります。 パーツファイルのドケット作成は、以下の方法で*鉛筆で行う必要があります-
- シリアルナンバー……………………………………… （領収書）
- シリアルナンバー……………………………………… （問題）
スリップの参照と使用
参照とは、接続されたレコード、前例、ルール、規則などを選択して使用する方法であり、類似性やケースに関係する可能性があります。 このような参考資料は、適切なファイル、ファイル番号の使用、および適切なページ番号の引用によって可能になります。 スリップペーパーは、ページをすばやく識別するための一時的な配置として使用されます。 記録保持のために完全に依存するべきではありません。そのため、ディスカッションで参照されるページ番号を記録する必要があります。
通信の相互参照
参照に使用されている書籍や規則などは、同じ通信のコピーが利用可能な場合、元のファイルに追加する必要はありません。 ソースを引用しているマネージャーは、常に最新のリファレンスを使用する必要があります。マネージャーは、ソースを引用する際に、適用性の限界についても言及する必要があります。
P.U.C.の場合、マネージャーはやり取り全体を確認する必要はありませんが、鉛筆で以前のすべての参考文献に余白をマークする必要があります。
ファイルのリンク
2つ以上のドキュメントがリンクされており、同時にアクションが必要な場合は、「リンクファイルもご覧ください」という印刷されたスリップをトップファイルの表紙に添付し、リンクファイルの番号をスリップで与えられます。
一般的に、ファイルは、論理的かつ構造化された選択と配置により、1つの便利なファイルに配置する必要があります。 ファイルのリンクは、関連情報の膨大な量を他の人に印象付けるためではなく、必要に応じて負担する必要があります。
論文のピン留め
ファイル内の書類をピンで留めるときは、ピンの尖った部分が突き出てファイルにアクセスしたい人の指を刺さないように注意する必要があります。 ピンによる怪我を防ぐために、ピンの鋭い先端を紙の表面の下に保持する必要があります。
論文のパンチング
すべての紙は、通信またはメモにタグ付けされる前に、左上の角で正しいゲージ（両側から3/4インチ）にパンチされます。
ファイル内の論文のフラグ
検討中の領収書の場合、* Paper Under考察中*（P.U.C.）という言葉が書かれた旗を添付する必要があります。 既に発送済みの領収書があり、まだ他の変更が予定されている場合、P.U.C。 スリップは古い領収書から削除し、新しい領収書に添付する必要があります。
