Office-filing-procedure-introduction
オフィスファイリング手順-はじめに
Officeファイリング手順は、ファイリングドキュメントおよび重要なペーパーの一連の明確に定義された汎組織の慣習です。 一般に、これらは、特定の状況（可能性が低い、またはありそうもない）の場合に実行されるアクションについて、すべての従業員に指示します。 オフィスファイリング手順には、従業員の職務記述書、職場のエチケット、および特定の機密性プロトコルを含めることができます。
事務手続きを作成して適切に提出する責任は、多くの場合、事務管理者または会社の所有者にあります。 次の章は、アカウント、一般またはオフィス管理、および人事などのドキュメント依存部門で働き始めた作業専門家向けに設計されています。 どの文書をどのように提出するかを学ぶことができます。
広範な到達可能性または手順の適用に応じて、一部の手順の提出はオフィス全体に対して行うことができますが、他の人は同じオフィス内の個人または共同作業部門に対して行うことができます。
公式提出の定義
ほとんどの場合、誤って設計されたドキュメントは、組織内の作業部門間で大きな誤解と矛盾を広げることがあります。 明確な手順が記載されていない状況が時々発生します。 多くの場合、オフィスに歩いて行き、マネージャーに怒りを発散する激怒の顧客に対処する方法について書かれた一連の指示がなかったかもしれません。 ただし、これらのシナリオは後で文書化され、ファイリングが行われることになっています。
たとえば、特定の顧客に対処した後、会社の所有者またはマネージャーは、*直属の上司に通知し、苦情フォーム*を提供し、顧客に丁寧にかつ断定的に落ち着いたままにするよう求める*プロトコル*を提出するかもしれません。問題は解決しました。
多くの公式文書は、情報ファイリングの普遍的な標準と見なされる文書を提出する特定の方法論に従います。 このような場合、非常に具体的な意味が付加された特別な単語が使用されます。 これらの言葉のいくつかとその定義は以下に与えられています-
通信の付録
「通信文書への付録」という用語は、ファイル内で言及または参照されている書面による通信の長い囲いを指します。 通常、この部分は文書の最後に対応部分として追加されるため、文書がスムーズに読めなくなることはありません。
メモの付録
「メモの付録」という用語は、説明されているように、質問のさまざまな側面に関する文書に記載されている情報のすべての詳細の長い要約を指します。 そのような詳細は、主要な点を単純化するか、メインのメッセージを不必要に長くする可能性があります。
部長
部門マネージャー（つまり、同等のランクを保持するアシスタントマネージャー）は部門を監督し、その能力において、彼は情報の発信とビジネスプロセスの維持に関する権限と制御を行使する権利を持っています。 彼の担当部署から仕事が彼にやってくる。
Case
ケースとは、現在検討または参照されているすべての重要なドキュメントを含むファイルを指します。 また、補完的な学習、読書、または参照として使用される元の文書の付属物として使用できるすべての異なる論文や書籍についても言及しています。
カムバックケース
元の文書が不完全または不完全であることが判明したため、カムバックケースを使用して、さらに再検討と起草を必要とする文書またはレポートを定義します。 また、現在の問題の要約でもあります。
対応
通信とは、組織から送信され、さまざまな関係者から受信されたすべての通信の包括的かつ詳細なコレクションです。 通信を使用して、3つのスタイルの通信すべてを含めることができます。 公式通信、準公式通信、非公式通信。
現行ファイル
現在のファイルとは、現在詳細入力または変更が行われているファイルです。 カムバックの場合とは異なりますが、それは新しくドラフトされたドキュメントであり、修正および修正されているドキュメントではありません。
ディーリングハンド
ディーリングハンドとは、事件を最初に調べて記録する責任を負わせることができる、ジュニアクラーク、シニアクラーク、エグゼクティブアシスタントなどの役人を意味します。
半公式の通信
半公式の通信とは、2人のマネージャー間または組織と公衆の間で行われる通信であり、通常の通信プロトコルに従わず、製品またはサービスについて公衆から意見を得るために行われます。
部門マネージャー
部門マネージャーとは、マネージャーが不在の場合でもマネージャーと同等のランクの権限を行使できる人であり、担当部署の下で円滑に機能する責任があります。
ドケッティング
ドケット作成とは、ファイルのメモ取り領域にシリアル番号を入力するアクションです。 これは、ファイルを後でマークまたは識別番号から簡単に識別できるようにするためです。
ドラフト
ドラフトとは、現在準備中の文書の大まかなコピーを意味します。 「ドラフト」という言葉は、会社で使用される場合、通常、マネージャーのすべてのメモまたは注文の公式なコミュニケーションを作成することを意味します。 これらのドラフトは通常、フィードバックとレビューのために開催されます。
File
ファイルとは、特定の主題に関する論文の集まりであり、特定のシリアル番号またはファイル番号から認識され、多くの通信メモと通信の付録があります。
ファイリング
ファイリングとは、重要な文書を読みやすく整理された方法で整理して、多くの検索をせずに短時間で参照できるようにすることです。
新鮮な領収書
フレッシュレシートとは、現在レビュー中のドキュメントに追加される新しい情報を指し、その価値と包括的な商を増やすことができます。
問題
「問題」という用語は、ドラフトが承認された後に通過するアクションのさまざまな段階を意味します。 これらの段階のいくつかは、「機密」の下でそれを提出するか、マネージャーの署名によってそれを認可することができます。
メッセンジャーブック
メッセンジャーブックとは、コミュニケーションの詳細を記録し、受け取った応答で重要なものをマークするために使用される本を指します。
ノート
メモは、ケースに付けられた発言の記録を保持するために使用されます。 メモには、以前の元のドキュメントのセット、その重要な部分で提起された質問、必要な変更の分析、渡された最終注文が含まれます。
公式通信
公式通信は、会社の手順に従って規定された構造と通信方法に従って、公共団体または個人と共有される情報です。
検討中の紙
検討中のペーパー（P.U.C.）は、現在議論されているケースの領収書です。そのため、適切な変更や修正が提案される可能性があります。
領収書
領収書は、会社、または当該会社のマネージャーが受け取った公式、準公式、非公式など、さまざまなレベルで行われたすべてのコミュニケーションの記録です。
録音
ファイルの記録とは、ファイルに対するすべてのアクションが実行され、変更のプロセスが完了した後にファイルを閉じるプロセスです。 レコードとは、元のドキュメントで行われたすべての参照、削除、および改訂の包含です。
参照
参照とは、他の関連レコードと接続して、先例、異なる国や組織の裁定、またはケースに関連する可能性のある他のドキュメントを取得するプロセスです。
部門間連絡
部門間通信とは、ファイルまたはケースを組織のある部門から別の部門に転送して、意見、提案、およびコメントを取得することです。
