ファイルの構成要素と機能

ファイルは2つの部分に分かれることができます- Notes と Correspondence です。これらは両方とも単一のファイルに入れられます。ただし、配置は異なります。通常、メモは左側に、通信文は右側にそれぞれ配置されます。

メモには、*検討中の*紙および*新鮮な領収書*に記録される記録が含まれています。同様に、通信にはすべての着信および発信の公式通信の詳細が含まれます。

パーツファイル

パーツファイルの必要性は、次の2つの場合に発生します。

 *メインファイルが一時的に利用できない場合に、新しい領収書またはメモを処理する必要がある場合。
+* （または）*
* メインファイルが大きくなり、ポイントの廃棄に必要な書類のみを外部委託するために別個のノートシートが必要な場合。

パーツファイルをできるだけ早くメインファイルにマージし、重複したペーパーを削除することが不可欠です。複数のパーツファイルの場合、各ファイルに個別に番号を付ける必要があります。これらを扱っている人は、彼によって開かれたすべてのファイルを示すリストを維持する必要があります。

コレクションカバー

メインファイルの一部とは見なされない他のすべての情報が含まれています。そのような場合のいくつかは-

二次情報のメモ
リマインダー
謝辞
さまざまなソースからさらに情報を収集するために交換されるカジュアルな通信に対応する

メインファイルは、コレクションカバーで収集された必要な資料で構成されます。コレクションカバーの上にあるほとんどのアイテムは、一時的に重要です。

記録の時点で、価値を失ったすべての論文を削除することは部門マネージャーの義務です。さらに重要なのは、コレクションが属する部門内にコレクションが残っていることです。

ファイルの機能

部門/セクション/ユニットごとに、ファイル登録*が必要です。通常は *Appendix-I の形式で維持され、印刷、在庫、発行などのために雑貨店部門で使用されます。各部門のニーズは同じではない可能性があるため、ファイル内のシートの数も部門ごとに異なります。それらは永続的な記録として維持されます。

ファイルのレジスタには、そのオープン時に割り当てられた番号と件名が入力されます。登録には、1年を通して開かれたすべてのファイルの詳細が登録されます。ページが年単位で割り当てられる場合、次の年のエントリがその中に作成されます。そうでない場合は、別の新しいファイルレジスタが開かれます。

ファイル

ファイルへのエントリは青インクのみで作成されます。すべてのエントリが正しく作成され、可能な限り削除または上書きが回避されることが保証されます。誤用を避けるため、ファイルはそれぞれの部門またはセクションのジュニアクラークによって保持されます。

新しいファイルを開いて番号を付ける

新しい対象ごとに、個別のファイルが作成されます。ファイルが一般的すぎるか、かさばる場合があります。この場合、さまざまな側面を扱う論文がそこに注入されるため、ファイルは短くなりますが、これは作業の円滑な進行を妨げます。

上記の章では、新しいファイルが一般的なアプリケーションのために各部門に個別に登録されることを説明しましたが、それらの分類は主題のタイプごとに基づいています。件名がメインの場合、*標準見出し*と呼ばれ、さらに分類すると*サブ見出し*になります。

ファイル登録のプロセス中に、アルファベット順のコンテンツリストが作成されます。これは、標準見出し、小見出し、およびそれらに割り当てられたページを示します。これにより、必要なときにこれらのファイルを簡単に追跡できます。

標準見出し

毎年の初めに、リストは適切な検査で更新されます。主な主題は、常に同じ基準で維持されるように試みられます-年々。必要に応じて、部門長の許可を得て、新しい見出しをリストに追加できます。

新しいファイルを開くと、一連のプロセスが実行されます。最初の作業は、それが開かれる標準見出しの選択から始まります。その後、オープニングハンドは新しい主題に適したタイトルを追加し、数字をエンコードします。この番号は、ファイルレジスタにあるシリアル番号に他なりません。

ファイルのタイトル

ファイルのタイトルは、ファイルの主題を垣間見ることができ、いくつかの単語の組み合わせで作成しようとします。最初の単語は、ファイルが開かれたサブジェクト名を示します。残りの単語は、タイトルの説明部分を説明しています。

たとえば、メインのサブジェクト名が「組織（サービスの募集と条件）ルール」の場合、その下で開かれるファイルの名前は、「組織（サービスの募集と条件）ルール-課す権限の委任」と命名できます。罰'。

ファイルを登録する

適切なタイトルの目的は、主題について読者に正しい考えを与え、他の人々の間で容易に追跡できるようにするために必要です。 その承認は、開業前に部門長によって行われます。サブジェクトの数は、ファイルレジスタに表示されているものとまったく同じに保たれます。

ファイルの登録

ファイルに付与される番号は、開始年、部門/セクション/ユニットを識別するために使用される最初の文字、「標準見出し」番号、およびその下に存在するファイルのシリアル番号の組み合わせです。

開いているファイルがポリシーファイルの場合、「標準見出し」の後に「（P）」という文字が付いているはずです。別のファイルには、ポリシー決定のために実行された、または対処された日常的なアクションが含まれています。

それらの書類の取り扱いと提出は、そのファイルの参照が関係する年とは無関係です。各ファイルについて、メモと通信の数は150に制限されています。番号がそれを超える場合、新しいファイルは同じ番号で開かれますが、ボリューム番号は異なります。以前のファイルの名前は現在 Vol-I に変更されており、以前および以降の参照用に提供されているスペースで同じものを引用する必要があります。

ファイルがセッションファイルの場合、そのセッションの有効期限が切れた後に閉じられます。委員会の場合も同様です。委員会の条件が終了した後にファイルが閉じられます。上記のすべての場合、ファイルの終了は、ファイルのページ数が150以下であるかどうかに関係なく行われます。

Office-filing-procedure-constituents-functions-of-a-file

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