Office-filing-procedure-authentication-of-orders
注文の認証
部長に委任された権限により、部長は自分の責任の範囲内で可能な限り多くの事件を処理することができます。 一般に、これらのケースは、十分に重要な性格のある注文に関連するものであるか、またはポリシーの問題です。 ケースの数が多すぎる状況では、彼はそれらを同じ部門のアシスタントマネージャーに送ることができます。
推奨事項や重要な注文を渡す必要がある場合でも、すでに記録されているポイントを以前のノートで繰り返すのではなく、実際のポイントを配信するようにノートを制限する必要があります。 すべての推奨事項と提案が完了すると、彼は元の文書に署名を入れ、提案書にも同意書に署名します。
マネージャーがメモを承認し、コメントまたは試験のために別のマネージャーまたは部門に送った場合、それを確認して提案を行うのはマネージャー自身です。 レビュー担当マネージャーは、送信部門に、必要なすべての事実情報の提供を要求できます。 これには、別の通信ルーチンを実行する必要があります。そのため、部門管理者はこのメモをファイルに記録できます。
部長からのメモと注文
部長は、通常、自分の責任で彼に寄せられた事件のほとんどを処分するべきです。 彼は、口頭または書類の提出によって、より重要なケースについて、合同秘書/追加秘書/秘書/事務総長の命令を下す際に裁量を使うべきである。
可能な限り口頭法を採用すべきである。 通常事務局長に送られるべき作業項目は、タイトル「-事務局長に提出される作業項目*」のパンフレットに組み込まれています。
マネージャーがメモを作成して承認し、コメントや提案の検討、または同様の目的で別のマネージャーまたは部門に送信した場合、ファイルがマークされているマネージャーは常にメモを自分で書く必要があります。 受け取り側のマネージャーは、自分の部署に問題を調査するか、事実情報を提供するよう依頼することができます。
そのような場合、部門は、ファイルに最終的にメモを記録しなければならない部門マネージャーの情報のために、別のルーチンノートを提出する必要があります。 部門は、マネージャーレベルで廃棄されるファイルにメモを書くべきではありません。
