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Microsoft Visio-組織図ウィザードの使用

[図形]ウィンドウのさまざまな図形を使用して組織図を手動で作成できますが、Visioは外部ソースから組織に関する情報を自動的にインポートする方法も提供します。 この章では、Excelスプレッドシートの情報からデータをインポートする方法について説明します。

Excelスプレッドシートで情報を作成する

Excelスプレッドシートを作成するか、組織図の作成に使用される重要な情報をヘッダー行に含む既存のスプレッドシートを使用します。 重要な情報には、従業員、役職、マネージャー、および部門が含まれます。 EmployeeフィールドとManagerフィールドは必須であり、他のフィールドはオプションです。

さらに、特定の従業員に使用される正確な形状を示すMaster_Shapeというフィールドを含めることもできます。 Visioが特定の形状を従業員に指定するには、名前Master_Shapeフィールドをそのまま使用する必要があることに注意してください。

Excelスプレッドシート

組織図ウィザードの開始

組織図ウィザードを開始するには2つの方法があります。 最初の方法では、[新規]メニューの[テンプレート]セクションから組織図ウィザードを使用します。

組織図ウィザード

もう1つの方法は、既に組織図を作成している場合、リボンの[組織図]タブの[組織データ]セクションで[インポート]コマンドを使用することです。

組織データセクション

組織図のすべてのページに引き継ぐために背景の書式設定が必要な場合、2番目の方法をお勧めします。 最初の方法は必要なすべてのページを作成しますが、各ページを個別にフォーマットする必要があり、組織が大きい場合は面倒になります。

どちらの場合も、組織図ウィザードが表示され、組織図の機能を指定できます。

組織図ウィザードの使用

組織図ウィザードの最初の画面には、ファイルから既存の情報を選択するか、情報を手動で入力するオプションがあります。 この例では、最初のオプションを選択します。 [次へ]をクリックして、ウィザードの次の画面に進みます。

組織図フォーム

次の画面で、組織情報が保存されているソースを選択できます。 Microsoft Exchange Server上の場所、ローカルテキスト、CSVまたはExcelファイル、またはODBC準拠のデータソースです。 2番目のオプションを選択して、[次へ]をクリックします。

ORG Plus

次に、Excelファイルの場所またはパスを入力して、[次へ]をクリックします。

次へ

この画面の[名前フィールド]ドロップダウンで、従業員の名前を含むExcelスプレッドシートのフィールドを選択します。 [レポート先フィールド]ドロップダウンで、レポートマネージャーを示すExcelスプレッドシートのフィールドを選択します。 名前と名が異なるフィールドにある場合、名ドロップダウンで従業員の名を含むフィールドを指定します。

Visioは、名前フィールドと名フィールドを組み合わせて、従業員のフルネームを生成します。 [次へ]をクリックして続行します。

[データファイルの列]ボックスには、Excelファイルのヘッダーにあるすべてのデータフィールドが一覧表示されます。 必要なフィールドを選択して[表示フィールド]セクションに表示する必要があるフィールドを選択し、[追加]をクリックします。 目的のフィールドが追加されたら、[次へ]をクリックします。

次の画面で、形状データのベースにするフィールドを選択できます。 形状データフィールドは、前の手順で選択したフィールドに似ているため、ほとんどの場合、そのままにしておくことができます。 必要に応じて、追加のフィールドを追加することもできます。

追加フィールド

次の画面で、従業員の写真を含めることを選択できます。 従業員の名前と同じ形式で画像にラベルを付けている場合は、すべての従業員の画像が含まれるフォルダの場所をポイントできます。 または、単に写真を含めないことを選択できます。

画像のインポート

この画面では、多くのページにまたがる多くの従業員がいる場合、1ページに表示できる組織情報の量を選択できます。 Visioがページ間で組織図を自動的に分割できるようにすることもできます。 ハイパーリンクの従業員の形状をページ全体で確認し、従業員の形状をページ全体で同期するが選択されていることを確認します。 [完了]をクリックして、最終的に組織図を作成します。

ORGチャートの作成を終了

[完了]をクリックすると、VisioはExcelスプレッドシートからの情報の処理を開始し、ウィザードで指定されたパラメーターに基づいて組織図を作成します。 作成のステータスを示す進捗インジケータが表示されます。

ステータス