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利害関係者の管理

前書き

プロジェクトに取り組むとき、最終製品または出力に依存している、および/または影響を受ける多くの人々または組織があります。 これらの人々はプロジェクトの利害関係者です。

利害関係者管理では、利害関係者が持つさまざまな関心や価値を考慮し、プロジェクトの期間中にそれらに対処して、すべての利害関係者が最後に満足するようにします。

この管理部門は、組織が外部および内部環境の両方に関与し、期待を適切に管理することで利害関係者との良好な関係を構築することにより、戦略目標を達成するのに役立つため重要です。

利害関係者との良好な既存の関係を特定するのに役立つため、利害関係者の管理も重要です。 これらの関係は、信頼関係を構築し、利害関係者間の協力を促進する連立とパートナーシップに変換できます。

利害関係者管理の仕組み

事業プロジェクトの意味での利害関係者管理は、戦略を通じて機能します。 この戦略は、次のプロセスで収集された情報を使用して作成されます。

• *利害関係者の識別-*内部または外部に関わらず、関係するすべての利害関係者に注意することが最初に重要です。 これを行う理想的な方法は、利害関係者マップを作成することです。
• *利害関係者の分析-*利害関係者の分析を通じて、利害関係者のニーズ、インターフェース、期待、権限、および共通の関係を特定することはマネージャーの仕事です。
• *利害関係者マトリックス-*このプロセスでは、マネージャーは利害関係者分析プロセスで収集した情報を使用して利害関係者を配置します。 利害関係者は、彼らがプロジェクトに提供する影響力または充実度のレベルに従って配置されます。
• *利害関係者の関与-*これは、すべての利害関係者がマネージャーと連携して、経営者レベルでお互いを知り、お互いをよりよく理解する、利害関係者管理の最も重要なプロセスの1つです。 +このコミュニケーションは、マネージャーと利害関係者の両方が期待について話し合い、同意する機会を与え、最も重要なこととして、すべての利害関係者が待機する共通の価値とプリンシパルのセットに同意するために重要です。
• *コミュニケーション情報-*ここでは、コミュニケーションの期待が合意され、利害関係者間のコミュニケーションの管理方法、つまり、コミュニケーションを受信する方法とタイミング、および誰がそれを受信するかが確立されます。
• *利害関係者の合意-*これは、プロジェクトまたは説明されている目的の用語集です。 すべての主要な利害関係者は、この利害関係者の合意に署名します。これは、合意されたすべての決定の集まりです。

今日の現代の管理プロジェクトの実践では、マネージャーと利害関係者は、誠実で透明性のある利害関係者関係を好みます。

ステークホルダー管理の失敗

一部の組織は依然として不十分な利害関係者の管理慣行に耐えていますが、これは次の理由で発生します

• 利害関係者とのコミュニケーションが遅すぎる。 これにより、利害関係者の期待を十分に修正することができず、したがって、彼らの意見は考慮されない可能性があります。
• 利害関係者を早めに意思決定プロセスに参加するよう招待する。 その結果、意思決定プロセスが複雑になります。
• プロジェクトに間違った利害関係者を巻き込む。 これにより、彼らの貢献の価値が低下し、最終的に外部からの批判につながります。
• 経営陣は、利害関係者の貢献を重視していません。 彼らの参加は重要ではなく、取るに足らないものとみなされています。

利害関係者管理にどのようなアプローチが取られようとも、最良の結果を達成するために注意深く行われるべきです。

良いステークホルダー管理の達成

不十分な関与と利害関係者との効果的なコミュニケーションがプロジェクトの失敗につながる可能性があります。 以下は、適切な利害関係者管理の実践を達成するために使用できるいくつかのアイデアです。

• 経営陣と利害関係者は協力して、目標と目標の現実的なリストを作成する必要があります。 利害関係者の関与はビジネスのパフォーマンスを改善し、プロジェクトに積極的に関心を持ちます。
• コミュニケーションが鍵です。 利害関係者と経営陣は、プロジェクトの全過程を通じて定期的にコミュニケーションを取ることが重要です。 これにより、プロジェクトの進行中に両当事者が積極的に関与し、スムーズに航行することが保証されます。
• 成果物に同意することが重要です。 これにより、最後に不必要な失望がないようにします。 プロジェクトの過程でのプロトタイプとサンプルは、利害関係者が最終プロジェクトに関する明確な理解を持つのに役立ちます。

結論

結論として、プロジェクトから成果を得るためには、適切な利害関係者管理の実践が必要です。 利害関係者管理は、外部または内部の貢献者にかかわらず、プロジェクトのすべての参加者の効果的な管理です。

おそらく、利害関係者管理の最も重要な要素は、マネージャーが会議を行ったり、電子メールをチェックして返信したり、レポートを更新して配布したりするのに99％の時間を費やす必要があるコミュニケーションです。