プロジェクト記録管理

前書き

プロジェクト管理は、管理者がプロジェクトを管理するのに役立つアプローチです。プロジェクト管理とは、プロジェクトの締め切りやプロジェクトのコストなどの他の要件を満たすために、適切なコントロールを使用することも意味します。

これらの管理には、プロジェクト管理活動の適切かつ効果的な記録が含まれます。レコード管理は、プロジェクトの実行中にドキュメントを整理、計画、追跡するための体系的なアプローチです。

レコードシステムは、組織が次の考慮事項、アクティビティ、および特性を決定する体系的なプロセスです。

プロジェクト記録管理プロセスには、3つの異なる段階があります。これらのステージには、各ステージの目的を完了して達成するために、他の多くのアクティビティが含まれます。

ステージは次のとおりです。

各段階を詳しく見てみましょう。

これは、レコードが作成される理由に関する根本的な理由を示します。これは、領収書、在庫管理レポート、またはその他の理由によるものです。

プロジェクトレコード管理の主な目的は、レコードが作成された後のレコード処理のフローを決定することです。レコードの作成に関しては、次の質問に答える必要があります。

レコードを保存する操作の開発とは、レコードを維持することです。レコードへのアクセスレベルはこの段階で定義する必要があり、レコードが間違った手に渡らないようにするために必要なすべての手順を実行する必要があります。

記録の誤用を防ぐために、適切なコンプライアンス手順とセキュリティ対策を整える必要があります。

レコードの保存とは、ドキュメントの手動保存とデジタル保存を指します。プロジェクトマネージャーは、レコードが借用された方法で返されるようにする必要があります。レコードの維持とは、レコードを維持できる時間のことでもあります。

一部の組織は最大6年まで記録を保持できますが、他の組織はそれより少ない年数です。レコードをデジタルで保存する場合は、適切なフォルダーを作成する必要があります。作成したら、ハードドライブのスペースを確保するために、古いドキュメントをアーカイブする必要があります。

照合されるレコードは計画する必要があります。以下に、記録計画プロセスを確実に成功させるために管理者が実行する必要がある手順の概要を示します。

レコードは、証拠またはガイドラインとして機能する、組織内のデータのドキュメントまたは電子ストレージです。プロジェクトの記録管理は体系的なプロセスであり、人々が将来の使用のために記録を保持できるようにします。

プロジェクトに関連する詳細の概要を示します。したがって、プロジェクトの記録管理は、慎重に監視および保持する必要があります。