プロジェクト管理ツール

前書き

プロジェクト管理は、現代の組織における責任の高いタスクの1つです。プロジェクト管理は、ソフトウェア開発から次世代戦闘機の開発に至るまで、さまざまな種類のプロジェクトで使用されています。

プロジェクトを正常に実行するには、プロジェクトマネージャーまたはプロジェクト管理チームが一連のツールでサポートされている必要があります。

これらのツールは、プロジェクト管理作業に採用できる特別に設計されたツールまたは通常の生産性ツールにすることができます。

通常、このようなツールを使用すると、プロジェクトマネージャーの作業が簡単になり、プロジェクトマネージャーの作業とルーチンが標準化されます。

以下は、すべてのドメインのプロジェクトマネージャーが使用するツールの一部です。

プロジェクト計画

プロジェクトマネージャーが管理する必要のあるすべてのプロジェクトには、プロジェクト計画が必要です。プロジェクト計画では、実行するプロジェクトの多くの側面を詳しく説明します。

まず、プロジェクトの範囲について詳しく説明します。次に、プロジェクトの範囲とプロジェクトの目標に対処するために使用されるアプローチまたは戦略について説明します。

戦略はプロジェクト計画の中核です。戦略は、プロジェクトの目的と特定のプロジェクト要件によって異なる場合があります。

リソースの割り当てと納入日程は、プロジェクト計画の他の2つの主要コンポーネントです。これらは、プロジェクトに関係する各アクティビティと、誰がいつ実行したかなどの情報を詳しく説明します。

これは、プロジェクトマネージャーおよびプロジェクトの他のすべての利害関係者にとって重要な情報です。

マイルストーンチェックリスト

これは、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの進捗に関して順調に進んでいるかどうかを判断するために使用できる最高のツールの1つです。

プロジェクトマネージャーは、これを追跡するために高価なソフトウェアを使用する必要はありません。プロジェクトマネージャーは、単純なExcelテンプレートを使用してこのジョブを実行できます。

マイルストーンチェックリストは、週に1〜2回更新されるライブドキュメントである必要があります。

ガントチャート

ガントチャートはプロジェクトスケジュールを示し、プロジェクトマネージャーに各アクティビティの相互依存関係を示します。ガントチャートは、建設からソフトウェア開発まで、あらゆるタイプのプロジェクトに広く使用されています。

ガントチャートの導出は非常に簡単に見えますが、プロジェクトが数百のアクティビティに関与している場合、最も複雑なタスクの1つです。

ガントチャートを作成する方法は多数あります。プロジェクトが小さくて単純な場合、Excelで独自のガントチャートを作成するか、インターネットからExcelテンプレートをダウンロードできます。

プロジェクトの財務的価値またはリスクが高い場合、プロジェクトマネージャーはMS Projectなどのソフトウェアツールを使用できます。

プロジェクト管理ソフトウェア

コンピュータ技術の導入により、プロジェクト管理の目的のために特別に開発された多くのソフトウェアツールがありました。 MS Projectは、世界中のプロジェクトマネージャーの心をつかんだツールの1つです。

MS Projectは、プロジェクトの進行状況を追跡するためのスタンドアロンツールとして使用することも、多くの地理的領域に分散し、多数のプロジェクトマネージャーによって管理される複雑なプロジェクトを追跡するために使用することもできます。

MS Projectに加えて、プロジェクト管理用のソフトウェアパッケージは他にも多数あります。これらの新しい追加のほとんどは、プロジェクトメンバーがどこからでもプロジェクトの詳細と進捗にアクセスできるプロジェクト管理活動のためのオンラインポータルです。

プロジェクトレビュー

包括的なプロジェクトレビューメカニズムは、プロジェクト管理のための優れたツールです。成熟した企業ほど、小規模な組織が行う基本的なレビューとは対照的に、より厳格で包括的なプロジェクトレビューを行う傾向があります。

プロジェクトのレビューでは、プロジェクトの進捗状況とプロセス標準の遵守が主に考慮されます。通常、プロジェクトのレビューには、第三者（内部または外部）によるプロジェクト監査が伴います。

コンプライアンス違反とアクション項目は、それらを完了するために追跡されます。

配送レビュー

配送のレビューでは、プロジェクトチームが行った配送が顧客の要件を満たし、品質の一般的なガイドラインを順守していることを確認します。

通常、サードパーティのチームまたは監督者（内部）が配信レビューを実施し、プロジェクト配信の主要な利害関係者がこのイベントに参加します。

配送基準は、品質基準と不適合により、配送を拒否する場合があります。

スコアカード

プロジェクトチームのパフォーマンスに関しては、スコアカードはそれを追跡する方法です。すべてのプロジェクトマネージャーは、チームメンバーのパフォーマンスにアクセスし、それを上級管理職およびHRに報告する責任があります。

この情報は、昇進の目的だけでなく、人材育成にも使用されます。包括的なスコアカードとパフォーマンス評価により、チームメンバーを正しい位置に配置できます。

結論

プロジェクトマネージャーは、適切なツールセットがないとジョブを実行できません。これらのツールは、有名なソフトウェアなどである必要はありませんが、プロジェクトの作業を管理するためのシンプルで実績のある手法である可能性があります。

プロジェクト管理ツールの強固なセットを持つことは、常にプロジェクトマネージャーの仕事を楽しく生産的にします。

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