プロジェクト管理ソフトウェア

前書き

プロジェクト管理はビジネス組織の中核機能の1つであるため、プロジェクト管理機能はソフトウェアによってサポートされる必要があります。ソフトウェアが生まれる前は、プロジェクト管理はペーパーを通じて完全に行われていました。これにより、最終的には大量の紙の文書が作成され、情報を検索することは楽しい経験ではありませんでした。

ビジネス組織が手頃な価格でソフトウェアを利用できるようになると、ソフトウェア開発会社はプロジェクト管理ソフトウェアの開発を開始しました。これは、すべての業界で非常に人気があり、これらのソフトウェアはプロジェクト管理コミュニティによってすぐに採用されました。

プロジェクト管理ソフトウェアの種類

1-デスクトップ

プロジェクトマネージャーが利用できるプロジェクト管理ソフトウェアには2つのタイプがあります。このようなソフトウェアの最初のカテゴリは、デスクトップソフトウェアです。 Microsoft Projectは、このタイプの良い例です。 MS Projectを使用してプロジェクト全体を管理できますが、コラボレーションが必要な場合は、電子ドキュメントを他のユーザーと共有する必要があります。

すべての更新は、関係者が適宜同じドキュメントに対して行う必要があります。したがって、このようなデスクトッププロジェクト管理ソフトウェアは、複数の人が更新および保守する必要がある場合に制限があります。

2-Webベース

上記の問題の解決策として、Webベースのプロジェクト管理ソフトウェアが導入されました。このタイプでは、ユーザーはWebアプリケーションにアクセスし、プロジェクト管理関連のアクティビティを読み取り、書き込み、または変更できます。

これは、部門や地域にまたがる分散プロジェクトに適したソリューションでした。これにより、プロジェクトのすべての利害関係者は、いつでもプロジェクトの詳細にアクセスできます。特に、このモデルは、インターネット上で運用される仮想チームに最適です。

プロジェクト管理ソフトウェアの特徴

プロジェクト管理ソフトウェアの選択に関しては、考慮すべきことがたくさんあります。すべてのプロジェクトがプロジェクト管理ソフトウェアによって提供されるすべての機能を利用できるわけではありません。

したがって、プロジェクトの要件を選択する前に、プロジェクトの要件を十分に理解しておく必要があります。以下は、プロジェクト管理ソフトウェアの最も重要な側面です。

1-コラボレーション

プロジェクト管理ソフトウェアは、チームのコラボレーションを促進する必要があります。つまり、プロジェクトの関連する利害関係者は、必要なときにいつでもプロジェクトドキュメントにアクセスして更新できる必要があります。

したがって、プロジェクト管理ソフトウェアには、プロジェクトの利害関係者へのアクセスレベルを高めるために、アクセス制御と認証管理が必要です。

2-スケジューリング

スケジューリングは、プロジェクト管理ソフトウェアによって提供されるべき主要な機能の1つです。通常、最新のプロジェクト管理ソフトウェアは、アクティビティのスケジューリングに関して、ガントチャートを描画する機能を提供します。

これに加えて、アクティビティの依存関係をスケジュールに追加することもできるため、このようなソフトウェアはプロジェクトのクリティカルパスと、その後のクリティカルパスへの変更を自動的に表示します。

ベースラインは、プロジェクト管理ソフトウェアが提供する便利な機能でもあります。通常、プロジェクトは要件が確定するとベースラインになります。

要件が変更され、後で新しい要件がプロジェクトに追加されると、プロジェクト管理チームは新しいスケジュールをベースラインスケジュールと自動的に比較して、プロジェクトの範囲とコストの偏差を理解できます。

3-問題追跡

プロジェクトのライフサイクル中、プロジェクトに関連して、継続的な追跡と監視を必要とする多くの問題が発生する可能性があります。ソフトウェアの欠陥は、この良い例の1つです。

したがって、プロジェクト管理ソフトウェアには、プロジェクトのさまざまな利害関係者によって報告された問題を追跡および監視する機能が必要です。

4-プロジェクトポートフォリオ管理

組織が複数のプロジェクトに従事している場合、プロジェクトポートフォリオ管理は重要な側面の1つです。組織は、プロジェクトが全体的にどのように進行するかを把握できるように、複数のプロジェクトを測定および監視できる必要があります。

少数のプロジェクトしかない小さな会社の場合、この機能は必要ないかもしれません。このような場合、プロジェクトポートフォリオ管理なしでプロジェクト管理ソフトウェアを選択する必要があります。そのような機能は非常に高価になる可能性があるためです。

5-ドキュメント管理

プロジェクトには多くのドキュメントが使用されています。これらのドキュメントのほとんどは、プロジェクトの利害関係者がアクセスできる必要があります。したがって、プロジェクト管理ソフトウェアには、適切なアクセス制御システムを備えたドキュメント管理機能が必要です。

これに加えて、ドキュメントは更新されるたびにバージョン管理される必要があります。したがって、ドキュメント管理機能はドキュメントのバージョン管理もサポートする必要があります。

6-リソース管理

プロジェクトのリソース管理は、プロジェクト管理ソフトウェアからの主要な期待の1つです。これには、人的資源と他のタイプの両方が含まれます。

プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトライフサイクル全体を通して各リソースの使用率を表示する必要があります。

結論

現代のプロジェクト管理の実践では、プロジェクト管理ソフトウェアの支援が必要です。最新のプロジェクト管理のプラクティスは、ソフトウェアを使用しないと動作できないほど複雑です。

目的に合った適切なプロジェクト管理ソフトウェアを選択する場合、ソフトウェアの特性を評価し、プロジェクト管理の要件と一致させる必要があります。

通常、プロジェクト管理ソフトウェアには高額のタグが付いているため、必要以上の機能を備えたものを選択しないでください。さらに、必要な機能以上のものがあると、実際にソフトウェアを使用するときに混乱を招く可能性があります。

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