プロジェクトキックオフミーティング

前書き

プロジェクトキックオフミーティングは、プロジェクトマネージャーが自分のチームに活力を与えるための最良の機会です。この会議中に、プロジェクト管理者は共通の目標意識を確立し、各個人の理解を開始できます。

プロジェクトのキックオフミーティングは、プロジェクトのすべての利害関係者との簡単なミーティングのように見えますが、プロジェクトのキックオフミーティングを成功させるには、適切な計画が必要です。

次の手順は、プロジェクトのキックオフミーティングを成功させるための重要な準備ポイントの一部です。これらの手順は、集中力を維持し、リーダーシップを確立および実証し、個々のメンバーをプロジェクトチームに統合するのに役立ちます。

プロジェクトのキックオフミーティングには、明確で明確なアジェンダが必要です。アジェンダがどうあるべきか分からない場合は、経験豊富な部下に尋ねるか、他の人による以前のキックオフミーティングに使用されたアジェンダのいくつかを入手してください。

議題には通常、プロジェクトの目的、成果物と目標、プロジェクトの主要な成功要因、コミュニケーション計画、プロジェクト計画が含まれます。

プロジェクトのキックオフミーティングに先立ち、ミーティングの議題をすべての参加者に配布するようにしてください。

このようにして、すべての参加者は、会議の終わりに何を達成するかという構造を認識しています。

会議が開始されたら、プロジェクトマネージャーが会議を担当する必要があります。次に、すべての参加者を歓迎し、自己紹介を行う必要があります。

既に会議の議題を参加者と共有していますが、議題の各項目について簡単に紹介しながら、議題を簡潔に説明します。

プロジェクトの役割の導入にもっと注意を払い、メンバーという用語がそれぞれの役割に割り当てられた理由を強調します。

引き伸ばされた役割を果たしている人々がいる場合、それについて認めます。これらすべてを行うときは、詳細に説明しないでください。この会議の目的は、全員を同じプラットフォームに連れて行くことです。

トーンが設定されたら、アジェンダを構造化された方法で提示します。まず、プロジェクトの前提条件とプロジェクト計画の作成方法について話します。

計画の背後にある理由を提示し、プロジェクトが進行するときに提案を受け入れているというメッセージを伝えます。プロジェクト計画の各タスクを実行し、十分に詳しく説明します。

プロジェクト計画とスケジュールがまだ初期段階にあり、完成に向けた全員の支援を期待しているという事実を強調します。

プロジェクトスケジュールの潜在的なボトルネックまたは困難なタスクを特定し、承認します。

プロジェクトの進捗状況について話す定期的な会議を開催するのに都合の良い時間を決定します。定期的な会議への全員の参加の必要性を強調します。

チームワークは、設定する最も重要な期待の1つです。プロジェクトの開始直後に、チームワークについてさらに詳しく説明し、いくつかのチームワーク活動を計画する必要があります。

プロジェクトの時間に敏感な性質と、プロジェクト期間中にどのように葉が許可されるかについて話します。

プロジェクトに長時間の作業が必要な場合は、事前に知らせて、ワークライフバランスを維持する方法を示すことは良い戦略です。

会議中に、チームメンバーが特定のタスクを実行し、責任を負うようにします。

コミュニケーションは、プロジェクトの主要な側面の1つです。したがって、プロジェクトのキックオフミーティングでは、プロジェクトのコミュニケーション計画をさらに強調する必要があります。

これには通常、会議とエスカレーションパスが含まれます。以下は、プロジェクトのライフサイクル中に行われる会議の一部です。

さらに、電子メール通信、フォーラムなどの他の通信チャネルを強調できます。

キックオフミーティングの最後に、チームメンバーが自由に自己表現できるQ＆Aセッションを開きます。

すべてのチームメンバを支援するのに時間が足りない場合は、クエリやフィードバックを電子メールで送信するよう依頼してください。それらの電子メールを見たら、それらに対処するために別のディスカッションを設定できます。

悪い例になる可能性があるため、計画された会議をドラッグしすぎないでください。全員が去る前に、会議を要約し、アクションアイテムと次のステップを呼び出します。

結論として、プロジェクトのキックオフミーティングの開催について強調すべき4つの主要な領域があります。