プロジェクト費用管理

前書き

ほぼすべてのプロジェクトは、プロジェクトの終わりに必要な期待される出力を受け取るために、全体を通して正しくガイドされる必要があります。プロジェクトを担当するのはチームであり、最も重要なのは、コストを効果的に管理できるようにする必要があるプロジェクトマネージャーです。ただし、この目的に使用できる手法はいくつかあります。

プロジェクトマネージャーが監督しなければならないプロジェクトの目標に加えて、さまざまなコストの管理もプロジェクトにとって非常に重要なタスクです。この点でプロジェクトマネージャーが失敗した場合、プロジェクト管理はまったく効果的ではなくなります。これは、組織が利益または損失を生むかどうかを本質的に決定するからです。

コスト管理手法

以下は、効率的なプロジェクトコスト管理に使用される貴重で不可欠な手法の一部です。

1-プロジェクト予算の計画

手元のプロジェクトに関して、計画セッションの最初に予算を立てるのが理想的です。この予算により、プロジェクトのライフサイクル中に発生する必要のあるすべての支払いと費用を支援する必要があります。したがって、この予算の作成には、多くの研究と批判的思考が必要です。

他の予算と同様に、プロジェクトの期間中はコストが同じではない可能性があるため、常に調整の余地を残さなければなりません。常にプロジェクトの予算を守ることは、プロジェクトからの利益の鍵です。

2-コストの追跡

すべての実際のコストを追跡することも、他の手法と同様に重要です。ここでは、時間ベースの予算を準備することが最善です。これにより、各フェーズのプロジェクトの予算を追跡できます。実際のコストは、予算に設定されている定期的な目標に対して追跡する必要があります。これらの目標は、プロジェクトが長期にわたって続く場合、月単位または週単位で、または年単位でも可能です。

これは、プロジェクトの全期間にわたって1つの完全な予算を確保するよりも、作業がはるかに簡単です。新しい作業を実行する必要がある場合は、このために見積もりを行い、予算の最終的な金額に対応できるかどうかを確認する必要があります。そうでない場合は、クライアントが新しい作業または変更に対して支払う「変更要求」の必要な手配に取り組む必要があります。

3-効果的な時間管理

別の効果的な手法は、効果的な時間管理です。この手法はさまざまな管理分野に適用されますが、プロジェクトのコスト管理に関しては非常に重要です。

これは、プロジェクトの締め切りに間に合わない場合、プロジェクトのコストが上昇し続ける可能性があるためです。プロジェクトのドラッグ期間が長くなるほど、発生するコストが高くなります。これは事実上、予算を超過することを意味します。

プロジェクトマネージャーは、作業が時間通りに完了するように、プロジェクトの重要な期限を常にチームに思い出させる必要があります。

4-プロジェクト変更管理

プロジェクト変更管理は、もう1つの重要なテクニックです。変更管理システムは、プロジェクトの過程で発生する可能性のある変更を考慮するために不可欠です。

これは、プロジェクトの範囲を変更するたびに成果物の期限に影響するため、プロジェクトに必要な労力を増やすことでプロジェクトのコストが増加する可能性があるためです。

5-アーンドバリューの使用

同様に、これまでに実行された作業の価値を識別するために、一般に「獲得価値」として知られる会計手法を使用すると非常に役立ちます。

これは特に大規模なプロジェクトに役立ち、プロジェクトの成功に不可欠な迅速な変更を行うのに役立ちます。

プロジェクトコスト管理の追加手順

予算だけでなく、傾向やその他の財務情報を常に確認することをお勧めします。プロジェクトの財務に関するレポートを定期的に提供することも、プロジェクトの進捗を追跡するのに役立ちます。

これにより、手遅れになる時期を知りたくないため、過剰な支出が発生しないことが保証されます。問題が早期に発見されると、より簡単かつ迅速に修正できます。

また、すべての文書は定期的に監査人に提供する必要があります。監査人は潜在的なコストリスクを指摘することもできます。

結論

プロジェクト計画セッションでは、単にプロジェクト予算を立てるだけでは不十分です。あなたとあなたのチームは、コストが初期予算の数値に近いままであるかどうかを注意深く監視する必要があります。

コストのエスカレーションに伴うリスクを常に念頭に置いて、これをできる限り防ぐ必要があります。このため、上記の手法を使用して、プロジェクトのコストを常に監視してください。

Management-concepts-project-cost-control

目次