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調達管理

前書き

現在、さまざまな組織がさまざまな管理手法を採用して、部門の効率的な機能を実行しています。 調達管理はそのような管理形態の1つであり、商品やサービスは別の組織または企業から取得されます。

すべての組織は、ビジネスの生活のある時点でこの形式の管理に対処します。 調達の実行方法とプロセスの計画が、物事を円滑に実行することを保証します。

しかし、他の多くの管理手法が使用されている場合、この特定の管理形態を使用して商品やサービスを取得する特別な理由はありますか？ はい、これは調達管理に関してよくある質問の1つです。

調達管理は、組織が外部から商品やサービスを購入するときに費やすお金の多くを節約するのに役立つことが知られています。 他にもいくつかの利点があります。

調達管理の仕組み

調達管理に関しては、次の4つの主要な作業領域が懸念事項です。 調達プロセスが関係する場合は常に、次の点を考慮する必要があります。

• ビジネスに必要なすべての商品やサービスを外部から購入する必要はありません。 このため、これらの商品やサービスを外部から購入またはレンタルすることの長所と短所を比較検討することが非常に重要です。 +長期的に見れば費用対効果が高いのか、絶対に必要なのかを自問する必要があります。
• 必要なものを正確に把握してから、さまざまなオプションや選択肢を検討する必要があります。 同じ商品やサービスを提供するサプライヤが複数存在する場合がありますが、慎重な調査により、これらのサプライヤの誰が組織に最適な取引を提供できるかがわかります。 +これらのベンダーによる要件に対する何らかの入札を間違いなく呼び、選択基準を使用して最適なプロバイダーを選択できます。
• 次のステップは通常、入札を求めることです。 この段階では、さまざまなサプライヤが見積もりを提供します。 +この段階はプロジェクトを選択する段階と似ています。コストだけでなく、どのサプライヤーを選択するかを最終的に決定するために、異なる基準を考慮する必要があるためです。
• 評価プロセスの後、最適なサプライヤを選択できるようになります。 次に、契約に何を入れるべきかを議論するステップに進む必要があります。 この契約は拘束力があるため、後で生じる混乱を防ぐために、支払いの方法など、すべての融資条件を忘れずに記載してください。 +サプライヤーとの良好な関係を維持することが最も重要であることを常に忘れないでください。 これには、両方が満足できるものであるという合意の作成が含まれます。 これは、サプライヤのビジネスだけでなく、ビジネスの持続可能性にも役立ちます。

これらの4つの簡単なステップは、面倒なことなく商品を簡単かつ迅速に入手するのに役立ちますが、各段階で常に慎重に検討する必要があります。

プロセスを効率的に機能させる

すべてが最後までうまくいくようにするには、調達の進捗状況を追跡する必要があります。 つまり、サプライヤーが契約条件に従っていることを確認し、期限までに商品やサービスを提供できることを確認するために、サプライヤーを常にチェックする必要があります。

不一致や問題が発生した場合は、契約時に決定した通信方法を使用して、常にサプライヤに通知する必要があります。

組織は常に変化に対して積極的かつオープンでなければなりません。 これは、プロセスの効率性を確保するために必要なすべての変更に関してです。 これらの変化は、技術の進歩や、とりわけ労働力への変化という形をとることがあります。

技術面では、これらの商品の取り扱いに必要な新しい機器や機械を購入する必要がある場合があります。

同様に、労働力に関しては、サプライヤーと直接取引することになると、高度なスキルと訓練を受けた労働者を雇用する必要があります。

組織にとって、さまざまな分野に特化したチームを別々に配置することが常に最善です。 これにより、調達管理がさらに容易になります。 その後、各チームは関連する購入分野に対処でき、必要な専門知識も得られます。 たとえば、機械を購入した経験のある人は、別の組織から特定のサービスを取得する際に同じスキルを持っていない場合があります。

結論

ただし、すべてのメリットを享受するには、この調達管理システムを効率的かつ円滑に実行する必要があることに留意してください。 そのための鍵は、効率的なシステムと適切なサプライヤとリソースです。

調達管理が重要な役割を果たしている場合、調達管理の目的のために、高度に訓練された個人のチームが必要です。

例として、病院には専用の調達チームが必要であり、強力な調達管理の手法とツールを使用する必要があります。