調達文書

前書き

調達文書を理解するには、_調達管理_という用語を理解することが重要です。

調達とは、数量、品質、寸法、およびサイトの点で購入者の需要を満たすために、可能な限り最良の価格で商品およびサービスを購入することです。

企業の調達サイクルは次の手順に従います。

*情報収集-*潜在的な顧客は、最初に、必要な製品の要件を満たすサプライヤーを調査します。
*サプライヤー連絡先-*見込みサプライヤーが特定されると、顧客は見積、提案、情報、入札を要求します。これは、広告を通じて、またはサプライヤーとの直接の接触を通じて行われます。
*背景レビュー-*顧客は、関連する商品/サービスの参照を調べ、商品/サービスのサンプルを検討したり、試用を行ったりすることができます。
*交渉-*次に、価格、可用性、カスタマイズオプションに関する交渉が行われます。商品またはサービスの購入に関する契約が完了しました。
*履行-*署名された契約に基づいて、購入した商品またはサービスが出荷および配送されます。支払いもこの段階で完了します。製品の追加のトレーニングまたはインストールも提供される場合があります。
*更新-*商品またはサービスが消費または廃棄され、契約の有効期限が切れると、製品またはサービスを再注文する必要があります。顧客は、同じサプライヤーを継続するか、新しいサプライヤーを探すかを決定します。

調達サイクルに関係するドキュメントは、調達ドキュメントと呼ばれます。調達文書は、プロジェクト開始の初期段階に不可欠な部分です。

調達文書の目的は、プロジェクトプロセスの組織要素の重要な側面を提供します。これは、プロジェクトの提案やプロジェクトを構成する作業の側面の入札と提出のプロセス中に配置される入出力メカニズムとツールを指します。

一言で言えば、調達文書は、顧客と商品またはサービスの供給者との間の契約関係です。

調達文書を構成するものの例には、買い手の入札の開始や、譲歩のための財政的責任者による召喚が含まれます。

さらに、2者間の情報の要求と見積の要求、提案と売り手の応答も調達文書の一部です。

基本的に調達文書は、公開買付けへの招待状として機能するすべての文書で構成され、公開買付を勧誘し、契約の条件を確立します。

調達文書のいくつかのタイプは次のとおりです。

* RFP-*提案のリクエストは、調達プロセスの初期段階であり、多くの場合、入札プロセスを通じて、特定の商品またはサービスに関する提案を提出するようにサプライヤーに招待状を発行します。
* RFI-*情報の要求（RFI）は、潜在的な売り手またはサービスプロバイダーから、買い手のニーズを満たすために市場で潜在的にどの製品およびサービスが利用可能であるかを判断し、売り手の能力を知るために要求される提案です売り手の提供と強み。
* RFQ-*見積依頼（RFQ）は、入札者との話し合いが不要な場合（主に製品またはサービスの仕様が既にわかっている場合）、および価格が落札者を選択する主なまたは唯一の要因である場合に使用されます。
*勧誘：*これらは、入札の招待、見積依頼および提案です。これらは拘束力のある契約として機能します。
*オファー-*このタイプの調達文書は、見込み顧客への潜在的なサプライヤによる入札、提案、見積もりです。
*契約-*契約とは、クライアントとサプライヤー間の最終的な署名済み契約を指します。
*修正/変更-*これは、勧誘、オファー、契約の変更を指します。修正/変更は、書面による文書の形式でなければなりません。

ほとんどの調達文書は、セット構造を採用しています。これは、文書化プロセスを簡素化し、コンピューター化できるためです。

コンピュータ化により、調達プロセスの効率と有効性が高まります。一般に、調達文書には次の属性があります。

エンジニアリングおよび建設作業
軽度/低リスクの契約：このタイプの契約では、組織はサービスを短期間必要とし、作業は通常繰り返し行われます。したがって、このタイプの契約にはハイエンドの管理手法は必要ありません。
主要/高リスク契約：ここでは、必要な作業の種類はより困難な性質のものであり、ここでは高度な管理手法の意味が必要です。
サービス
プロフェッショナル-これには、より多くの知識ベースの専門知識が必要であり、これには、顧客の基準を満たすために、より多くの時間と労力を費やして調査を求めるマネージャーが必要です。
施設-多くの場合、このタイプのサービスでは、外部委託される作業は既存の構造またはシステムの保守または運用です。
用品
ローカル/単純な購入-商品はより簡単に入手できるため、購入および配送プロセスの管理を必要としません。
国際/複合購入：この場合、商品は他の国から購入する必要があります。管理者のタスクはより面倒であり、購入と配送には管理プロセスが必要です。さらに、マネージャーは国境を越えた手続きを検討する必要があります。

ほとんどの組織で、調達部門は最も忙しい部門の1つです。マネージャーは、組織の円滑な運営に必要な商品またはサービスを購入する必要があります。

たとえば、病院では、調達管理者が薬や手術器具などを購入する必要があります。これらの商品とサービスは、品質を損なうことなく、可能な限り低いコストで購入する必要があります。

組織の調達マネージャーとサプライヤの間でやり取りされるドキュメントは、調達ドキュメントです。