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パレート図ツール
前書き
優先順位の設定は、組織の主要な管理機能の1つです。 マネージャーがタスクと組織目標を優先しない場合、組織は間違った方向に向かい、最終的に崩壊します。
したがって、管理者は、タスクに優先順位を付け、組織に大きな影響を与える優先項目に集中する必要があります。
パレート図ツールは、管理者が優先順位の設定に必要な事実を特定する際に使用できる最も効果的なツールの1つです。 パレート図は、組織化された相対的な方法で情報を明確に示しています。
このようにして、経営者は問題または問題の原因の相対的な重要性を見つけることができます。 問題の原因の優先順位付けに関しては、パレート図を原因と結果の図とともに使用できます。
パレート図が作成されると、重要度が最も高い垂直棒グラフが表示されます。 各パラメーターの重要性は、頻度、時間、コストなどのいくつかの要因によって測定されます。
パレートの原理
パレート図は、パレートの原理に基づいて作成されます。 原則は、多くの要因が状況に影響を与える場合、その影響のほとんどを説明する要因が少なくなることを示唆しています。
これは、聞いたことがある80/20理論とほぼ同じです。 それは、影響の80％が原因の20％によってもたらされると言っています。
実用的な重要性
チームが大規模で複雑なプロジェクトで協力する場合、特定の問題の重要性を理解することは非常に難しい場合があります。 パレート図は、チームが最も重要ないくつかの重要なことを示すことができます。
ほとんどのチームは、提案された解決策が実際に問題に答えているかどうかを識別するために、時間の経過とともにパレート図を使用します。 解決策が効果的である場合、特定された要因の相対的な重要性は、時間の経過とともにより小さな値を取る必要があります。
パレート図の作成
ステップ1
まず、比較する必要があるものをすべてリストします。 これは、問題のリスト、アイテム、または問題の原因のリストです。
ステップ2
リスト項目を比較するための標準メジャーを決定します。 対策を決定するには、組織の目標と現在の傾向を考慮する必要があります。 いくつかの対策は次のとおりです。
- 頻度-発生頻度（エラー、苦情、合併症など）
- コスト-使用または影響を受けるリソースの数
- 時間-所要時間
ステップ3
データ収集プロセスの時間枠を選択します。
ステップ4
次に、収集したデータを使用して簡単な計算を行います。 各リスト項目（または原因）を取得し、選択した測定値に対して記録します。 次に、コンテキスト内の割合とすべてのアイテムオカレンスを決定します。
例として、アイテムのリストにオフィスへの遅刻者の背後にある原因が含まれている場合、集計テーブルは以下のようになります。
| Cause For Late Coming | Occurrences | % Count |
|---|---|---|
| Road Traffic | 32 | 44 |
| Rain or Snow | 3 | 4 |
| Not Feeling Good | 6 | 8 |
| Late Public Transportation | 4 | 6 |
| Personal Commitments | 8 | 11 |
| Work till Late Night | 20 | 27 |
| Total | 73 | 100 |
ステップ5
次に、リストを並べ替えて、アイテムを降順でリストします。 この例では、発生回数の多い順にリストします。 次に、一番上のアイテムから一番下のアイテムに移動するときの累積パーセンテージを記録します。
次の例を参照してください。
| Cause For Late Coming | Occurrences | % Count | Cumulative % |
|---|---|---|---|
| Road Traffic | 32 | 44 | 44 |
| Work till Late Night | 20 | 27 | 71 |
| Personal Commitments | 8 | 11 | 82 |
| Not Feeling Good | 6 | 8 | 90 |
| Late Public Transportation | 4 | 6 | 96 |
| Rain or Snow | 73 | 100 | 100 |
ステップ6
棒グラフを作成します。 リスト項目は、「Y」軸に沿って最高から最低まで表示されます。 左の縦軸は、選択したメジャーでなければなりません。
この例では、発生回数になります。 累積パーセンテージとして右の垂直軸を選択します。 各アイテムにはバーが必要です。
ステップ7
次に、累積パーセンテージの折れ線グラフを描画します。 行の最初のポイントは、最初のバーの上部にある必要があります。 この手順では、Microsoft Excelなどのスプレッドシートソフトウェアを使用できます。
グラフを作成および分析するための多くのツールを提供します。 これで、次のようになります。
ステップ8
チャートを分析します。 次に、最も影響が大きいと思われるアイテムを特定する必要があります。 グラフ内のブレークポイント（急激な変化）を特定します（赤い丸を参照）。
ブレークポイントがない場合は、50％以上の影響がある原因/項目を考慮してください。 この例では、目に見えるブレークポイントがあります。
ブレークポイントの前には、道路交通と深夜までの作業の2つの原因があります。 したがって、問題に最も影響を与える2つの原因は、道路交通と深夜までの作業です。
結論
パレート図は、適切なコンテキストで使用すると非常に役立ちます。 これにより、管理者はタスク、リスク、活動、原因に優先順位を付けることができます。
したがって、日々の優先順位付けに関しては、可能な限りパレート図を使用する必要があります。
