コミュニケーション管理

前書き

多くの場合、優れたコミュニケーション管理の重要性を強調する組織に出くわします。組織が適切なコミュニケーション管理を行うことは経験的です。

これが達成されると、組織は全体的なビジネス目標の達成に一歩近づきます。コミュニケーション管理とは、コミュニケーションのチャネルとコンテンツを実装および監視する体系的な計画のことです。

優れたマネージャーになるためには、従業員とのコミュニケーションに関して不測の事態に対処するアプローチが必要です。

効果的なコミュニケーション管理は、組織が実施する多くのプロジェクトおよび組織のあらゆる部門のライフラインと見なされます。

コミュニケーション管理の5つのW

コミュニケーションにおける5つのWは非常に重要であり、効果的なコミュニケーション管理によってプロジェクトまたは組織の機能を成功させるには対処する必要があります。

以下は、コミュニケーション管理の5つのWです。

プロジェクトに不可欠な情報は何ですか？
誰が情報を必要とし、どのような種類の情報が必要ですか？
情報に必要な期間はどれくらいですか？
どのような種類または形式の情報が必要ですか？
照合された情報の送信を担当する人は誰ですか？

通信管理の5つのWは、ガイドラインにすぎません。したがって、コストや情報へのアクセスなど、他の考慮事項を考慮する必要があります。

コミュニケーションプロセス

コミュニケーション管理の主な目的は、2人またはグループ間で情報がスムーズに流れるようにすることです。

ダイアグラムを使用してコミュニケーションプロセスを調べてみましょう。

通信プロセス

コミュニケーションプロセスは、3つの主要な部門で構成されています。送信者は、チャネルを介して受信者にメッセージを送信します。上記の図に従って、送信者は最初にアイデアを開発し、次にそれをメッセージとして処理できます。

このメッセージは受信者に送信されます。受信者は、メッセージの意味を理解するためにメッセージを解釈する必要があります。

解釈に関しては、メッセージのコンテキストを使用して意味を導出する必要があります。さらに、この通信プロセスモデルでは、エンコードとデコードも利用します。

エンコードとはメッセージの開発を指し、デコードとはメッセージの解釈または理解を指します。また、送信者と受信者の両方が関与するフィードバック係数に気付くでしょう。

フィードバックは、コミュニケーションプロセスを成功させるために不可欠です。フィードバックにより、直属の上司または監督者は、部下が提供された情報をどの程度理解しているかを分析し、仕事の成果を知ることができます。

コミュニケーションの方法

コミュニケーションプロセスだけを理解しても、マネージャーや組織の成功を保証するものではありません。管理者は、通信プロセスで使用される方法を認識する必要があります。

世界中のマネージャーや組織が広く使用している標準的なコミュニケーション方法は、書面による方法または口頭による方法です。

これらの2つのメカニズムとは別に、非言語的コミュニケーションは、組織内のコミュニケーションを評価するために使用されるもう1つの顕著な方法です。

非言語的コミュニケーションとは、コミュニケーションの手段としてボディーランゲージを使用することです。この方法には、ジェスチャ、アクション、身体的外観、顔の外観および態度が含まれます。

これらの方法のほとんどはまだ組織の大部分で使用されていますが、通信方法として電子メールやその他の電子媒体を使用することで、対面のコミュニケーションの必要性が少なくなりました。

これにより、関係する両方の当事者が互いに信頼していない、またはお互いに快適であると感じず、メッセージが簡単に誤解される可能性があります。

口頭でのコミュニケーションスキル

口頭でのコミュニケーションの大部分は、コミュニケーション管理に直接関係しています。たとえば、マネージャーが営業チームと会話したり明確にしたりしないと、目標と達成度に違いが生じる可能性があります。

オーラルコミュニケーションには、アクティブリスニングと建設的フィードバックの2つの側面があります。

アクティブリスニング

これは、メッセージを受け取った人が情報に注意を払い、解釈し、記憶する場所です。

ご承知のとおり、リスニングは注意を払うのに役立ちます。以下は、積極的なリスニングを示すいくつかのポイントです。

関係者とアイコンタクトをとる
不明な場合は質問を明確にする
気を散らす、または不快なジェスチャーの使用を避ける

建設的なフィードバック

これは、マネージャーがほとんどの場合失敗する場所です。フィードバックは建設的である必要があり、それは従業員が単なる批判ではなくパフォーマンスを向上させるのに役立ちます。

結論

コミュニケーション管理は、組織の規模に関係なく、組織にとって不可欠です。会社の全体的な目標の達成に貢献するだけでなく、前向きで友好的な環境を作り出します。

組織内での効果的なコミュニケーションプロセスは、利益の増加、高い従業員満足度、ブランド認知度につながります。

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