コミュニケーションチャンネル

前書き

組織では、情報は順方向、逆方向、横方向に流れます。この情報フローは通信と呼ばれます。通信チャネルとは、組織内および他の組織とのこの情報の流れを指します。

コミュニケーションとして知られるこのウェブでは、マネージャーがリンクになります。意思決定と指示は、コミュニケーションWebでのマネージャーの位置に応じて、上向き、下向き、または横向きに流れます。

たとえば、下位レベルのマネージャーからのレポートは上向きに流れます。優秀なマネージャーは、従業員を効率的に刺激し、操縦し、整理する必要があります。このために、所有するツールは話し言葉で書かれています。

情報の流れと、マネージャーが従業員を扱うためには、効果的なコミュニケーションチャネルを整えることが重要です。

対面の会話であれ部門間のメモであれ、通信のモデムを介して、情報はマネージャーから部下に、またはその逆に送信されます。

コミュニケーションプロセスの重要な要素は、経営陣と従業員の間のフィードバックメカニズムです。

このメカニズムでは、従業員はマネージャーに目前のタスクを理解していることを通知し、マネージャーは従業員に作業内容に関するコメントと指示を提供します。

通信チャネルの故障は、情報の非効率的な流れにつながります。従業員は、会社が彼らに期待していることを知りません。彼らは会社で何が起こっているのか知らない。

これにより、彼らは動機や会社の変化を疑うようになります。また、効果的なコミュニケーションがなければ、従業員は会社ではなく部門を意識するようになり、これが職場での意思決定と生産性に影響します。

最終的に、これは全体的な組織の目標にも悪影響を及ぼします。したがって、組織を効果的に運営するには、優れたマネージャーが従業員に期待されることを伝え、会社のポリシーや今後の変更を十分に認識できるようにする必要があります。

したがって、マネージャーが効果的なコミュニケーションチャネルを実装して、従業員の生産性を最適化し、組織の円滑な運営を確保する必要があります。

マネージャーが利用できるコミュニケーションチャネルの数は、過去20年間で増加しています。ビデオ会議、モバイルテクノロジー、電子掲示板、ファックスなどは、新しい可能性の一部です。

組織の規模が大きくなると、マネージャーはメッセージを伝えるために対面式のコミュニケーションだけに頼ることはできません。

マネージャーが今日直面する課題は、効果的なコミュニケーションを実行するために、どのタイプのコミュニケーションチャネルを選択すべきかを判断することです。

マネージャーのタスクを容易にするために、コミュニケーションチャネルのタイプは、公式、非公式、および非公式の3つの主要なグループにグループ化されます。

正式な通信チャネルは、組織の目標、ポリシー、手順などの情報を送信します。このタイプの通信チャネルのメッセージは、一連のコマンドに従います。これは、マネージャーから部下に情報が流れ、次のレベルのスタッフに情報が伝えられることを意味します。
正式なコミュニケーションチャネルの例としては、会社のニュースレターがあります。これは、従業員とクライアントに会社の目標とビジョンの明確なアイデアを提供します。また、メモ、レポート、指示、および指揮系統のスケジュールされた会議に関する情報の転送も含まれます。
事業計画、顧客満足度調査、年次報告書、雇用者向けマニュアル、レビュー会議はすべて正式なコミュニケーションチャネルです。

正式な作業環境内には、常に非公式の通信ネットワークが存在します。厳密な階層的なコミュニケーションのウェブは、それ自体では効率的に機能できないため、このウェブの外部にコミュニケーションチャネルが存在します。このタイプの通信チャネルはコマンドチェーンを混乱させる可能性がありますが、優れたマネージャーは、正式な通信チャネルと非公式な通信チャネルのバランスをうまくとる必要があります。
非公式のコミュニケーションチャネルの例は、組織のカフェテリア/食堂での昼食時間です。ここでは、リラックスした雰囲気の中で、従業員間の議論が奨励されています。また、従業員のクエリを処理するための実践的なアプローチを採用しているマネージャーは、非公式のコミュニケーションチャネルの例です。
品質サークル、チームワーク、さまざまなトレーニングプログラムは指揮系統の範囲外であるため、非公式なコミュニケーションチャネルのカテゴリーに分類されます。

優れた管理者は、組織内で行われるコミュニケーションが対人関係にある場合があることを認識します。会議の議事録は従業員の間で議論のトピックになるかもしれませんが、スポーツ、政治、テレビ番組もフロアを共有しています。
組織内の非公式なコミュニケーションチャネルは、組織の「グレープバイン」です。噂が広まるのはグレープバインを通してです。また、「グレープバイン」の議論に参加している人々はしばしばグループを形成し、組織外の友情につながります。グレープバインは肯定的な意味を持ちますが、多くの場合、グレープバインで流通する情報は誇張されており、従業員に不必要な警告を発する可能性があります。優れた管理者は、この非公式なコミュニケーションチャネルで流通する情報を知り、誤った情報の流れを防ぐための積極的な対策を講じる必要があります。
非公式のコミュニケーションチャネルの例は、従業員間の懇親会です。

どの組織にも、公式、非公式、非公式の3種類のコミュニケーションチャネルがあります。

理想的なコミュニケーションWebは、非公式のコミュニケーションを行うことができる正式な構造ですが、組織には非公式のコミュニケーションチャネルも存在します。

これらのさまざまなチャネルを通じて、マネージャーが自分のアイデアを理解し、従業員に耳を傾け、吸収し、収集し、さらにコミュニケーションをとることが重要です。