フロントオフィス管理-構造

フロントオフィスエリアは、一般的に「レセプション」と呼ばれます。ホテルに到着するとゲストが迎えられる場所です。これは、ホテルとゲストの相互作用の最初のポイントです。フロントサービスは、ホテルのサービスとゲストの間の主要なインターフェースであるため、ホテルの正面玄関の近くにあります。

フロントオフィスの構造は、物理的なセットアップと部門の運用構造という2つの方法で表示できます。

フロントオフィスの物理的なセットアップ

物理的なセットアップには、キーハンギングボード、ベルデスク、ゲストメール処理レジスタが含まれます。フロントデスクには、さまざまなコンパートメント、コンピューター化された資産管理システム、社内通信システムが装備されています。

フロントデスクは、宿泊客が宿泊先を探したり、請求書を清算するのを一時的に待つ場所です。したがって、スタッフとゲストが便利に使用できるように適切に配置する必要があります。フロントはする必要があります-

フロントオフィスのスタッフは、同じスタッフやホテルの他のすべての部門と連絡を取る必要があります。これは、「内部」通信と呼ばれます。主にPBXまたはIP-PBXシステムに依存しています。

フロントオフィスがホテルの外の潜在的な顧客、企業のオフィス、およびその他の補助的なサービスプロバイダーと通信する場合、それは*外部*通信です。

ホテル外での正式な通信は、ほとんどが電子メールと電話を使用して行われます。クーポンまたはその他の販促資料の送付、旅行代理店または航空会社との契約の更新については、フロントオフィスのスタッフが郵便を選択できます。

フロントオフィスマネージャーの下で働く多くのスタッフがいます。フロントオフィス部門の構造は、ホテルビジネスの規模、ホテルの物理的な規模、およびホテルの管理ポリシーに応じて変わります。以下は、フロントオフィス部門の一般的な構造です-

フロントオフィス部門のマネージャーは、フロントオフィス部門のさまざまな活動と責任を担うスタッフチームを率いています。フロントオフィスのスタッフが関与している顕著な活動はほとんどありません-

予約-それは宿泊施設を予約するための顧客の処理要求が含まれています。
受信-最高水準に従ってゲストを受信し、適切に登録することを含みます。ゲストの入札も含まれます。
ゲストサービス-ユニフォームサービスとも呼ばれます。次のようなパーソナライズされたゲストサービスが含まれます-
ゲスト荷物の取り扱い。
ゲストメールの処理。
宿泊施設に新聞を配達します。
ホテル内のゲストのページング（ホテル内でのゲストの検索）。
緊急時の医師の手配。
ゲストの自動車を駐車します。
ホテル外の娯楽施設での予約手配。
アカウント-主にフロントオフィスのレジ係と夜間監査員が含まれます。レジ係は、ゲストの支払いを処理する責任があります。彼は通常、フロントオフィスマネージャーではなく、アカウントマネージャーに報告します。 +夜間監査員は、夜勤中にフロントデスクの受付と会計の一部を行います。彼は、両部門、フロントオフィス、および会計の長に報告する必要があります。
コミュニケーション-それは、ホテルの他のさまざまな部門やゲスト間のコミュニケーションを処理することを伴います。