フロントオフィス管理-夜間監査

監査*は、組織の*財務検査*を実施することに他なりません。ホテル事業の場合、財務管理はフロントオフィスで開始されます。ゲストフォリオへのトランザクションの正確な投稿はフロントオフィスで開始され、さらにバックオフィスの経理部門に送られます。ゲストアカウントは、監査中に毎日チェックされます。

専門家は、ホテル管理チームが夜間監査レポートを毎日確認して、ホテルの占有率と財政状況を把握することを推奨しています。

夜の監査とその詳細を見てみましょう。

夜間監査とは何ですか？

これは、夜間監査人が1日に行われたホテルのすべての財務活動をレビューする監査プロセスです。

その日の監査プロセスは通常、翌日の夜の終わりに行われます。そのため、「夜間監査」と呼ばれます。紙、領収書、バウチャー、クーポン、ファイルを使用する従来の方法で実行できます。しかし、最新のPMSシステムを使用した監査の実行は、簡単、迅速、効率的です。

夜間監査中の基本的なアクティビティ

夜の監査員は、夜の監査活動中に次の手順を実行します-

宿泊施設と税金の投稿
ゲストサービス料金と支払いの累積
さまざまな部門の財務活動を解決する
売掛金の決済
その日の試算表を実行する
夜間監査レポートの準備

夜間監査の必要性

夜間監査の目的は、ホテルの財務活動を評価することです。夜間監査は、クレジットとデビットをチェックすることでゲストアカウントをレビューするだけでなく、ゲストのクレジット限度と、さまざまな部門からの予測および実際の売上を追跡します。夜間監査では、ホテルのアカウントに出入りする毎日のキャッシュフローを確認します。

夜間監査は、ホテルの事業運営において非常に重要です。管理機関は、夜間監査レポートを参照して、将来の目標を計画し、費用を管理します。管理者は、取得した情報にすぐに対応できます。

夜間監査員の責任

上記の基本的な監査活動とは別に、夜間監査員は以下の責任を果たします-

最後のシフトから引き継ぎます。
夜の午後11時以降のチェックインまたはチェックアウト。
ゲストを登録します。
新しくチェックインしたゲストに宿泊施設を割り当てます。
新しく作成されたゲストアカウントでトランザクションを決済します。
ゲストフォリオの検証。
ルームステータスレポートを確認しています。
すべての事務処理をPMSのアカウントとバランスさせる。
建物のセキュリティに対する責任は残ります。
ゲストの宿泊施設の鍵の取り扱い。
PMSで生成されたレポートのバックアップを取る。
翌日に予定されているゲストの到着リストの準備。
1日の財務活動を終了します。
翌日の財務活動を開始します。
銀行預金の受け取りと記録。

夜間監査レポートの種類

現在、PMSは夜間監査員の正確なレポートの監査と生成を大幅に支援しています。ここに夜の監査中に生成されるいくつかの典型的なレポートがあります-

夜間監査宿泊レポート-宿泊が占有されている日、宿泊が利用できる日、チェックイン、チェックアウト、ノーショー、キャンセルのスナップショットを提供します。このレポートには、上記のアイテムの詳細が表示されます。
夜間監査カウンターレポート-現金とクレジットカードの受け取りと引き出しの詳細を提供します。
夜間監査収入レポート-宿泊施設収入、キャンセルおよびノーショー収入、およびその他のPOS収入に関する情報を提供します。旅行代理店、企業組織、インターネット予約など、さまざまな機関や団体を通じて生み出される収益。などもこのレポートに記載されています。
夜間監査税レポート-VAT、贅沢税、サービス税などの予約収入およびその他のPOS収入に関するすべての税情報が含まれています。
キャッシャーのレポート-これは、現金の流入と流出、レジ、クレジットカード、PMS合計のレジ活動の詳細なリストです。キャッシャーのレポートは、ホテルの財務管理システムの非常に重要な部分です。フロントオフィスのマネージャーは、夜間監査をレビューし、実際に受け取った金額とPMSの合計との相違を探します。
マネージャーのレポート-前日の占有率の統計リストです。これには、利用可能な宿泊施設、占有されている宿泊施設、売却された宿泊施設、空室した宿泊施設、ラックレート、ホテルの宿泊客数、ノーショーの数などに関する詳細が含まれます。
ゼネラルマネージャーのレポート-ホテルの各部門は、フロントオフィスに毎日の販売レポートを送信する必要があります。それらの情報を使用して、部長の総計レポートがゼネラルマネージャーの評価のために生成されます。ゼネラルマネージャーは、利益を生み出す部門を決定し、販売およびマーケティングの成功を評価します。
高残高レポート-これは、ホテル管理者が設定したクレジット制限を超えたゲストに関する詳細なレポートです。
元帳残高概要レポート-アドバンスデポジット元帳、ゲスト元帳、およびシティ元帳の期首残高と期末残高を表示します。
客室料金監査レポート-各ゲストに適用されるすべての料金と、ラック料金と所定のラックコードとの差が一覧表示されます。

バランシングナイトレポート

ここに夜の監査のバランスをとるために使用されるいくつかの式があります-

銀行預金のバランスをとる式

銀行預金のバランスをとるための式は-

Total Bank Deposits
   - Total Cash Sales
   - Credit card received A/R
   – Cash received A/R
= 0

ゲスト元帳のバランスをとる式

ゲスト元帳のバランスをとる式は次のとおりです-

Total Revenue
   - Paid-outs and non-collect sales
= Daily revenue
   - Total cash income
   - Today’s outstanding A/R income
= 0

バランス市元帳の計算式

都市元帳のバランスをとる公式は次のとおりです-

Yesterday's outstanding A/R
   + Today's outstanding A/R income
= Total outstanding A/R
   - Credit card received and applied to A/R
   – Cash received and applied to A/R
= balance of A/R

Front-office-management-night-audit

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