ゲスト登録

ゲストの登録は、公式の目的でゲストの情報を記録することに他なりません。予約時に、フロントオフィスのスタッフは、GRCに個人情報を入力するようゲストに依頼します。

登録アクティビティは両方に必須です。予約済みの宿泊施設を備えたゲスト、およびウォークインゲスト。登録時に、ゲストは、ゲスト名、連絡先番号、ホテルでの滞在目的、外国人ゲストの場合はパスポートとビザの詳細など、GRCに関する重要な情報を入力する必要があります。許可されていない人にゲスト情報を公開しないことは、フロントスタッフの責任です。

登録について詳しく学びましょう。

事前登録手順

この手順には、希望する宿泊施設の利用可能性について尋ねる見込み客が含まれます。登録は到着前に事前に行うこともできます。頻繁なゲスト、VIP、またはグループゲストの場合は、電話による会話を介して行うことができます。

新しいウォークインゲストの場合、ゲストとホテルの間に事前のやり取りがないため、事前登録はありません。事前登録アクティビティにより、希望の宿泊施設が予約済みとしてマークされる実際の登録プロセスが加速されます。

ゲストの本人確認

9/11のテロ攻撃以来、ホテルはゲストの身元を強制的に確認しています。スタッフは、ゲストの名前を丁寧に尋ねることにより、最初にゲストの身元を確認します。次に、スタッフは、運転免許証などの写真付き身分証明書またはゲストが働いている有名な組織からの有効な身分証明書の提示を要求します。ゲストが外国から来た場合、スタッフはパスポートの提示を要求します。スタッフメンバーは、確認のための質問を丁寧に行うことができます。

ゲストの身元を確認し、ゲストデータベースを準備するために、パスポートまたはIDカードの真のコピーが作成されます。

登録カードの典型的な形式

以下は、登録カードの典型的なフォーマットです-

登録カード

日付：

予約番号：

ホテル名：

ホテルの住所：

連絡先番号：

Eメール：

ファックス：

お客様のお名前：

住所：

携帯電話番号：

固定電話番号：

会社：

到着元：

パスポートの詳細：

ビザの詳細：

発行日：

有効期限：

旅券発行地：

ビザの種類：

支払いオプション： 現金 カード 小切手

カードの種類： ビザ マスター その他

カードの詳細：

カード番号：

有効期限：

ホテルポリシー：

ゲスト署名フロントオフィス署名

登録記録の作成

ゲストがホテルに到着すると、フロントデスクのスタッフがGRCをゲストに引き渡し、情報を記入します。 VIPの場合、スタッフはカードに情報を入力し、ゲストの署名を受け取ります。

その後、スタッフはゲストの登録記録を作成し、副署し、パスポートまたはその他のIDカードの真のコピーを添付し、このセットをゲスト履歴ファイルにファイルします。ゲスト予約レコードは、ソフトウェアシステムに登録レコードとして作成されます。

支払い方法の確立

前払いまたはチェックアウト時にお支払いいただけます。事前に支払った人は、前払い（PIA）リストに入れられます。支払いのさまざまなモードがあり、そのうちゲストが好むモードは登録時に記録されます。次の支払い方法が利用可能です-

現金支払い（為替、旅行者の小切手も含まれます）。
クレジットカード/デビットカードによる支払い（カードの有効期限が切れていない場合にのみ受け付けられます）。
小切手による支払い（日付が過ぎた小切手は受け付けられません）。
直接請求。
ギフトカードやバウチャーなどの特別な支払い。
ゲストは、登録時に支払い方法のいずれかを選択する必要があります。

宿泊施設の割り当て

フロントオフィスのスタッフは、登録が完了した場合にのみ宿泊施設をゲストに割り当てます。スタッフは宿泊施設番号をPMSに記録し、その肯定的な属性について簡単に説明します。

予約スタッフは、ベルボーイに荷物を預けるように伝えます。

ルームキーまたはアクセスコードの発行

宿泊施設の割り当て後、フロントオフィスのスタッフは、宿泊施設にアクセスするためのキーまたはコンピューター化されたシークレットコードキーを提供します。

部屋番号やコンピューター化されたキーについては、ゲストに知らせる間は大声で話さないことが一般的です。ベルアテンダントは、宿泊施設への荷物の取り扱いと宿泊施設の特徴の説明をゲストに支援します。アテンダントはゲストに鍵を渡し、最高の滞在を迎え、ドアを閉めて宿泊施設を出ます。

特別なリクエストの処理

ゲストが不満または不快な理由で宿泊施設に満足していない場合、ベルアテンダントはこれをフロントスタッフに通知できます。さらに、ゲストがベビーまたは温水バッグ用のゆりかご、またはシェービングキットなどの特別な要件を持っている場合、フロントオフィスのスタッフは時間通りにリクエストを満たす必要があります。

Front-office-management-guest-registration

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