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初心者向けのヒント
以前の事務管理業務の知識や経験がなくても、エグゼクティブアシスタントとしてのキャリアに興味がある候補者は、最初はプロセスがはるかに難しいという事実を認識する必要があります。 主に履歴書に必要な背景が反映されていない可能性があるため、最初は非伝統的な仕事を選ぶ必要があるかもしれません。 多くの場合、これは見過ごされる履歴書につながります。時には、拒否さえされます。
エグゼクティブアシスタントになりたい人は、友人や家族などのネットワークの代替ルートを試して、かなりの実務経験がある履歴書を作成してください。 履歴書は、仕事があなたになりたいものではなく、あなたの本当のスキルが反映されている必要があります。 9つの必要なコンピテンシーのそれぞれを、履歴書で言及した特定の仕事にマッピングしてみてください。
広範囲に準備します。 電話を受けた場合、面接中に必要な詳細をすべて覚えておく必要があります。 意図とアプローチを明確にし、溶け込んでタイプになろうとしないでください。 自分が何であるかを忠実に保ち、自分自身を有機的な全体として提示します。これは、自分の履歴書で説明されている部分の合計以上のものです。
責任を理解する
効果的なエグゼクティブアシスタントの地位を非常に明確かつ特別なものにしている理由を理解するには、まず、「エグゼクティブアシスタント」の肩書きに、頻繁に発生するユニークでやりがいのあるシナリオという形で独自の課題が伴うという事実を理解する必要があります。
すべてのユニークな挑戦者とシナリオを認識することは、候補者がより良い方法で仕事の要求とその責任を理解するのに役立ちます。 とはいえ、仕事には課題があるだけではありません。 他の職務プロファイルにはないユニークで珍しい利点があります。少なくともこのキャリアの初期にはそうではありません。
直接射撃線で
エグゼクティブアシスタントの仕事は、他の従業員が上司とほとんどやり取りしない場合でも、常に上司と直接通信することです。 彼らは常にボスの発砲ラインにいるので、これはジョブの異なる要件を提供します。
エグゼクティブアシスタントが上司の成功を楽しんでいる場合、上司の不満にも対処します。 ボスは、アシスタントができるだけ多くの労力と時間を費やすことを期待しています。
混乱した権限レベル
エグゼクティブアシスタントがマネージャーに代わって行動したとしても、人々はしばしば自分が意思決定者ではなくメッセンジャーであることを忘れます。 これにより、アシスタントは、管理者に尋ねなくても、直接変更したり、自分の権限で入力したりするようになります。
時々、彼らは理想的には上司に向けられるべき質問に答え始めます。 エグゼクティブアシスタントは、自分の意見や提案を上司と共有できます。 しかし、彼は金が常に上司と一緒に止まるという事実に留意する必要があります。
すべての期待を知る
エグゼクティブアシスタント自身は、上司と長期間一緒に仕事をすれば、上司のニーズを先取りできるほどつながりが増すことを認めています。 これは、ライフスタイルや習慣に関しては可能かもしれません。 ただし、上司はアシスタントを「Know It All」と誤解することがよくあります。
彼らは、アシスタントが彼の心を読むことができることを期待しています。 彼/彼女は、最も経験豊富なアシスタントでさえ、特定の決定を整理するために時々話し言葉によるコミュニケーションが必要であることを理解する必要があります。
同僚からの距離
アシスタントは、常にそうであるとは限らない場合でも、マネージャーのチームの一部と見なされることがよくあります。 したがって、一般的な認識は、彼らはインサイダー情報を知っているということです。 これにより、同僚はアシスタントとのやり取りを慎重に行うことができます。同僚の言葉はすべて上司に報告できると感じているためです。
アシスタントは、彼らが言うことはすべて上司の言葉と見なされることも知っている必要があります。 したがって、彼らは言うことすべてが「内部のスクープ」と誤解されるので、ゴシップや噂の広がりに参加することを避けるべきです。
仲介者の役割
エグゼクティブアシスタントが果たす最も難しい役割は、仲介者の役割です。 これは、ほとんどの時間を費やす仕事の1つです。 彼らは門番のようなもので、上司に会うための選択的な許可を提供し、部外者が上司の個人的なスペースに侵入して貴重な時間を浪費するのを防ぎます。
これは彼らに彼らのボスから賞賛を得るかもしれませんが、彼らはボスに会うことができないものの目に悪を回します。 アシスタントは、多くの場合、メモを取るかミーティングで質問することで、ボスの代わりになります。
