Effective-communication-meaning-and-definition
意味と定義
このチュートリアルで読んだコミュニケーションは、ビジネス組織にとって非常に重要です。 ただし、理解できないコミュニケーションが絡み合っていると、目的の結果を達成できず、組織の作業環境に影響を与えます。
素人の語彙では、コミュニケーションは私たち全員が関わっている日々の話し合いや議論であると理解されています。 コミュニケーションのより広い意味はすべての人間の相互作用をカバーしますが、管理の用語では、コミュニケーションは単なる無意味な話し方、おしゃべり、またはわいせつ行為ではありません。 コミュニケーションは見かけほど簡単ではありません。 コミュニケーションが達成することを目的とするのは、目的を持った体系的なプロセスです。 適切なチャネルを介して、思考プロセスを単純で意味のある発話に変換するプロセスとして定義できます。
コミュニケーションは、組織のより良い円滑な機能のために効果的かつ効率的である必要があります。
効果的なコミュニケーションは、意図されたメッセージが存在する2人以上の人の間のコミュニケーションとして定義されます-
- 適切にエンコードされた
- 適切なチャネルを介して配信
- 受け取った
- 受信者が正しくデコードして理解する
つまり、コミュニケーションのすべての関係者（送信者と受信者）がメッセージに同様の意味を割り当て、すべての発言を注意深く聞いて、送信者に聞いて理解してもらうと、コミュニケーションが効果的であると言われます。
ビジネス組織では、従業員間で共有される情報やデータが組織の商業的成功に効果的に貢献する場合、コミュニケーションは効果的であると言われています。
R.W.の言葉で グリフィン、「効果的な通信とは、受信したメッセージの意味が意図したメッセージにできるだけ近い意味でメッセージを送信するプロセスです」。
アメリカ管理協会（AMA）は、次の10点に基づいて効果的なコミュニケーションを定義しています-
- トピックとコミュニケーションの受信者に関する明確なアイデア。
- 目的の決定。
- コミュニケーションの環境を理解する。
- 他の人との相談とのコミュニケーションの計画。
- メッセージの内容を考慮してください。
- 受信者に通信の価値を認識させる。
- 受信者からのフィードバックが必要です。
- 通信メッセージが短期的または長期的な重要性を持つかどうかを適切に定義します。
- すべてのアクションはコミュニケーションに適していなければなりません。
- 良いリスニング。
効果的なコミュニケーションは、情報を他の人に効果的かつ効率的に伝える能力として定義されます。 優れた口頭、非言語、文書によるコミュニケーションスキルを備えたビジネスマネージャーは、企業内での商業的利益のために情報を共有するのに役立ちます。
効果的なコミュニケーションの意義
このセクションでは、効果的なコミュニケーションの重要性を理解します-
持続可能で生産的な関係を構築し、育成する
効果的なコミュニケーションは、適切に構築し、生産的な関係を育てることが非常に難しくなるため、ビジネスの焦点となるはずです。
イノベーションにスペースを与える
効果的なコミュニケーションは、従業員と経営陣が組織の全体的な発展にさらに役立つ可能性のある革新的なアイデアを思い付くことができるようにすることで、ビジネス組織の革新を促進します。
効果的なチームの構築を支援する
効果的またはオープンなコミュニケーションで強化された作業環境は、団結力のある効果的なチームの構築に役立ちます。 効果的なコミュニケーションは、常に従業員の士気を高めます。 組織の共通の目的を達成するために働くことは、従業員の熱意をもたらします。 スタッフが成果を思い出し、共通の目標に向かって作業していると感じた場合、定期的な内部コミュニケーションも仕事の倫理の改善につながります。
効果的な管理
経営陣と従業員の間で手間のかからないオープンなコミュニケーションがある場合、それは組織の進歩のペースの着実な上昇につながります。 したがって、効果的なコミュニケーションは、効果的な管理をもたらします。 マネージャーは従業員の態度と苦情を知るようになり、後者は従業員に対するマネージャーの態度と組織のポリシーを知るようになります。
組織の全体的な成長に貢献
効果的なコミュニケーションは、組織のビジョンを実現するために不可欠な前提条件である、望ましい対人関係、部門間、および経営者と従業員の関係を構築します。 言い換えれば、効果的なコミュニケーションはビジネスの全体的な成長に貢献します。
専門家レベルでは、同僚と適切に対処し、ストレスの多い状況でも適切な決定を下す方法を知ることが不可欠です。 これは、効果的なコミュニケーションスキルがますます評価される理由の1つです。
組織内の効果的なコミュニケーションにより、従業員は他者とのつながりを深め、チームワーク、意思決定、問題解決能力を向上させることができます。
効果的なコミュニケーションの特徴
効果的なコミュニケーションの特性または原則は、生産的なコミュニケーションを確保するために極めて重要です。 主な特徴は次のとおりです-
メッセージの完全性
コミュニケーションは、受信者を困らせないように完了する必要があります。 より良いコミュニケーションは、後者によるより良い意思決定に役立ちます。 組織の評判を高め、向上させます。
メッセージの明確さと完全性
伝達または送信されるメッセージには、理解を深めるための明確さと整合性が必要です。 考えやアイデアを明確にすると、メッセージの意味が高まります。 メッセージの核心と内容は、誠実さと正確さに基づいている必要があります。
メッセージの簡潔さ
意図するメッセージは冗長性がなく、一目で理解できるように書かれている必要があります。 受信者に送信される短くてわかりやすいメッセージは、魅力的でわかりやすいものです。 最初に理解されるように、時間とコストを節約します。
物理的な設定と受信者の考慮
コミュニケーションをより効果的にするためには、全体的な物理的設定、つまりコミュニケーションの媒体と作業環境を考慮する必要があります。 メッセージの内容は、受信者の態度、知識、位置を考慮に入れる必要があります。
メッセージの明瞭さ
メッセージを明確に理解するためには、考えやアイデアを明確にする必要があります。 明確なメッセージは、正確で適切かつ具体的な単語と記号を使用します。
維持される礼儀
送信者のメッセージは、丁寧で、反省的で、熱狂的であるように、下書きまたは準備が必要です。 それは、受信者に対する送信者の敬意を示し、受信者に積極的で焦点を合わせなければなりません。
メッセージの正確さ
メッセージの作成は、最終メッセージに文法的な誤りや文の繰り返しがないように行う必要があります。 メッセージは正確かつ正確で、適切なタイミングである必要があります。
効果的なビジネスコミュニケーション
ビジネスの成功は、主に効果的なビジネスコミュニケーションで繁栄します。 同僚、クライアント、上司、およびメディア間の活発で効果的な相互作用を構築するには、効果的なコミュニケーションスキルが不可欠です。
あらゆる組織のビジネスライフのすべての段階で、すべての人員にとって最も重要です。
組織で働くすべての人は、効果的なビジネスコミュニケーションのスキルを習得したことを誇りに思っていますが、これらのスキルを向上させる必要性はかつて感じられません。
効果的なビジネスコミュニケーションの方法
ここで、効果的なビジネスコミュニケーションのさまざまな方法について簡単に説明します。
- ウェブベースのコミュニケーション-いつでもどこでもより良い、改善されたコミュニケーションのために。
- ビデオ会議-これにより、さまざまな場所にいる人々がインタラクティブな会議を開催できます。
- レポート-これは、あらゆる部門の活動を文書化する上で重要です。
- プレゼンテーション-これは、あらゆる種類の組織で一般的なコミュニケーション方法であり、通常はレポートのコピーなどの視聴覚資料、またはMicrosoft PowerPointまたはAdobe Flashで作成された資料が含まれます。
- 電話会議-これにより、長距離での発言が可能になります。
- フォーラムボード-これにより、人々は集中管理された場所に情報を即座に投稿できます。
- 対面会議-そのような会議の性質は個人的なものであり、書面でフォローアップを行う必要があります。
効果的なビジネスコミュニケーションはさらにに分類することができます-
- 効果的な口頭ビジネスコミュニケーション
- 効果的な書面によるビジネスコミュニケーション
効果的な口頭ビジネスコミュニケーション
効果的なビジネスコミュニケーションには、主にリスニングとスピーキングが含まれます。 話し手と聞き手の両方が、メッセージを明確に理解する責任を共有します。 それに加えて、ボディーランゲージ、声のトーン、単語やフレーズの選択、メッセージの明確化、コミュニケーションのスタイルも役割を果たし、対人取引と相互作用の有効性に影響を与えます。
効果的な口頭ビジネスコミュニケーションのテクニック
このセクションでは、効果的な口頭ビジネスコミュニケーションのさまざまな手法について説明します。 技術は以下に説明されています-
- 話者は、聞き手がそれをよく理解し、メッセージ自体と一致する方法でそれを配信できるように、メッセージを明確にする方法を知っている必要があります。
- スピーチまたは話し言葉は適切に言葉遣いをし、簡潔にする必要があります。
- 深刻な問題が深刻な口調で伝えられるように、スピーチは文脈に即したものでなければなりません。
- 聞き手とその反応を知ることは、スピーチの主題を考える際に役立ちます。
- 効果的なビジネスコミュニケーションのためには、静かな場所が重要です。 音のような外部および内部のディストラクタの両方に一方の当事者が気を散らされると、コミュニケーションは望ましい結果を生むことができません。
- 関係者全員の関与は、コミュニケーションを効果的にするために極めて重要です。 関与とは、完全な注意と議論または分析への献身を意味します。
- コミュニケーションの参加者にとって効果的または積極的なリスニングは不可欠です。 効果的なコミュニケーションにおいて、話し手と聞き手の両方によって実践されます。
- より良い聞き手になるためには、会話中のすべての気晴らしを排除する必要があります。
- アクティブリスニングには、アイコンタクト、うなずき、ジェスチャー、短いコメントが含まれ、理解を示します。 これらのジェスチャーとコメントに基づいて、リスナーの理解度と反応を評価できます。 聞き手が混乱しているように見える場合、話者はメッセージの言い回しまたは配信を再評価する必要があります。
- リスナーは質問をし、発言内容を検証し、必要に応じて入力を提供できます。
- 誰かと話したり対話したりするときは、彼らが言っていることをただ聞くだけでなく、注意を払って精神的なメモを取ります。
- ディスカッションまたは重要な会話中に質問をすることは、コミュニケーションの重要性を増します。 また、参加者が知る必要があるすべてのことを学ぶのに役立ちます。 それは、彼らが耳を傾け、理解を確認し、敬意を払っていることを示しています。
- 質問は、コミュニケーションを効果的にするための強力な手段です。 関係者が必要なフィードバックを得ることができます。
- 通常、コミュニケーションプロセス中に2種類の質問があります。
- *「はい」または「いいえ」で回答されることが多いクローズドエンドの質問*は、コミュニケーターが基本情報をすばやく収集したい場合や、長い説明や説明なしで回答を得たい場合に不可欠です。
- *自由回答式の質問*は、より広範囲で包括的な回答を提供します。
フィードバックはコミュニケーションの重要な部分であり、コミュニケーションプロセスに関与するすべての人にとって極めて重要です。 通信プロセスの終了を示します。 一方のコミュニケーターは、ターゲットが与えられた情報に対してフィードバックや批判を提供できるように、自分の情報を伝えなければなりません。
特定の会話中に、適切で関連性のある適切なコミュニケーションタイプとメディアのディスカッションまたはミーティングを実施する必要があります。 視覚的で心地よい、味の良い方法で情報を提示する必要があります。
ポジティブで支援的な文化を強化することで、従業員間の明確な理解が深まります。 会社の文化を伝える非常に効果的な方法の1つは、文化デッキを活用することです。
両側が腕を組んで顎を握り締め、お互いの目を見ることを拒否した場合、オープンなコミュニケーションをとることは困難です。 ジェスチャ、声のトーン、アイコンタクトのような非言語的コミュニケーションは、話し言葉よりも有意義です。 非言語的なメッセージが会話を圧倒する場合は、物事が落ち着くまで待つ方が良いかもしれません。 頭をうなずき、開いた姿勢を保ち、相手が言っていることを吸収していることを示します。
効果的な書面によるビジネスコミュニケーション
効果的な書面によるビジネスコミュニケーションは、ビジネス組織におけるコミュニケーションシステムの不可欠な部分です。 すべてのコミュニケーションが口頭でできるわけではありません。 組織が書面でコミュニケーションをとることができる多くの媒体が必要です。
電子メール、パンフレット、レポート、手紙、広告、スピーチ、記事、PowerPointプレゼンテーションは、ビジネス文書によるコミュニケーションの例です。
書面によるコミュニケーションの圧倒的割合が現在オンラインで作成されているという事実にもかかわらず、うまく書く必要性は減っていません。 組織は、電子メール、ソーシャルメディアの投稿、ガイド、パンフレット、マニュアル、レポート、および提案という形で、書面によるコミュニケーションの量をますます増やしています。
書面によるビジネスコミュニケーションの長所
以下は、書面によるビジネスコミュニケーションの長所です-
- 書面によるビジネスコミュニケーションは編集および修正できます。
- メッセージの永続的な記録を提供し、先例として使用できます。
- 受信者がメッセージを確認し、適切なフィードバックを提供できるようにします
- 事実や数値を含む複雑なビジネスコミュニケーションにはより効果的であると考えられます
- 組織間の効率を改善し、組織のイメージを向上させます
- それらは、ハードコピーの前例として保存できます。
書面によるビジネスコミュニケーションの短所
以下は、書面によるビジネスコミュニケーションの短所です-
- 対面コミュニケーションとは異なり、フィードバックの取得が遅れます。迅速な対応が望まれるビジネス状況では、フラストレーションと不確実性につながります。
- メッセージの作成に時間がかかる
効果的な書面によるコミュニケーションのテクニック
コミュニケーションの種類
このセクションでは、さまざまなタイプの通信について説明します。 さまざまなタイプは次のとおりです-
- 口頭および非口頭コミュニケーション
- 公式および非公式のコミュニケーション
- 下向きと上向きのコミュニケーション
コミュニケーションは、ビジネスを成功させるために極めて重要です。 状況とビジネスニーズに応じて、通信のタイプは異なります。
通信は通常、メッセージの性質と特性、およびメッセージが送信されるコンテキストに基づいています。 通信チャネルの選択と通信スタイルは、通信に影響します。
言葉によるコミュニケーション
言語コミュニケーションは、メッセージが口頭で送信されるコミュニケーションの形式を指します。コミュニケーションは口コミまたは文章で行われます。
言語コミュニケーションのコンポーネント
以下は、言語コミュニケーションのさまざまなコンポーネントです-
- 理解できる言語
- 単語の選択
- 屈折（口頭発話におけるストレスのパターン）
- Tone
- ボディランゲージ
- 目の行動（オクレシック）
- ビジュアル（写真、地図、チャート、グラフ、色、標識など）
- 聴覚要素（音、曲、ホイッスルなど）
非言語コミュニケーション
非言語的コミュニケーションとは、さまざまな言葉や言葉を使わない媒体を介して行われるコミュニケーションを指します。
公式および非公式のコミュニケーション
組織には、公式と非公式の2つのコミュニケーションチャネルがあります。
正式なコミュニケーションとは、正式または「公式」なコミュニケーションです。 これらは、組織の運営に従事している認められた通信システムの一部です。
非公式なコミュニケーションは、組織内で一緒に働く人々の間の社会的相互作用から生まれます。 これらは、そこに一般的な慣習、習慣、文化に基づいています。
次の表は、*正式なコミュニケーションと非公式なコミュニケーション*の違いを示しています。
| Bases | Formal communication | Informal communication |
|---|---|---|
| Definitions | In formal communication, the interchange of information is carried out by means of pre-defined and formal channels of the organizational structure along the lines of authority. | In informal communication, information spreads through informal channels i.e. in the form of grapevine (informal person to person communication; gossip). It is built around the social relationships of members of the organization. Doesn’t follow authority lines. |
| Also Known as | Official Communication | Grapevine Communication |
| Dependability | More and well-acknowledged | Comparatively less and tend to be inaccurate |
| Speed | Time-taking; hence, slow | Faster |
| Authenticity | As this type of communication is mostly carried out in written orders and documents evidence and authenticity is present. | Lack of documentary evidence makes it distorted and hence, inaccurate and unreliable. |
| Advantages |
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| Disadvantages |
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グレープバインとは何ですか？
グレープバインは、組織内の非公式なコミュニケーション方法を指します。 これは、非公式の変換またはゴシップによって情報を広める人から人への方法です。 正式なものよりも効率的であることがわかりました。
非公式コミュニケーションの種類
このセクションでは、さまざまな種類の非公式コミュニケーションについて説明します。
一本鎖チェーン
一本鎖チェーンでは、情報はある人から別の人に渡され、別の人が情報を他の人に渡し、プロセスが続行されます。
クラスターチェーン
クラスターチェーンでは、情報は1人から信頼できる人に渡され、後者は信頼できる友人に渡され、コミュニケーションが継続されます。
確率チェーン
確率連鎖では、人はランダムに選択された人に情報を渡し、コミュニケーションが続きます。
ゴシップチェーン
ゴシップチェーンでは、人が情報を人のグループに渡し、グループのメンバーがそれをさらに多くの人に渡し、情報が広がります。
下向きと上向きのコミュニケーション
コミュニケーションは、さまざまな方向、つまり組織内で下向き、上向き、または横向きに伝達されます。 このセクションでは、下向きおよび上向きの通信方向と、それらの間に存在する基本的な違いについて説明します。
下方コミュニケーション
- コミュニケーションが組織階層の上位レベルの人々から下位レベルの人々に流れる、または始まるとき。
- 下向きのコミュニケーションは、口頭および書面の両方で行うことができます。
- 口頭でのコミュニケーション媒体は、例えば、指示、スピーチ、会議、電話での会話、拡声器、そしてグレープバインです。
- 書面による下向きの通信メディアは、たとえば、メモ、手紙、電子メール、ハンドブック、パンフレット、ポリシーステートメント、手順、通知、および電子ニュース表示です。
- 高い権限または組織の最上位レベルがこのようなコミュニケーションを開始するためのイニシアチブを取ります。
- 下向きのコミュニケーションは、上位の権限から下位の階層へと、階層の最下位レベルまで流れます。 下向きの通信に対する応答は、同じパスに沿って上に移動します。
- 下り通信は、命令型通信システムと呼ばれます。
- 組織に存在する独裁的な環境に適しています。
上向きのコミュニケーション
- 上向きのコミュニケーションは部下から上司へと流れ、組織の階層を上っていきます。
- 組織の最下層の人員と上向きのコミュニケーションのプロセスが開始されるため、従属開始コミュニケーションとして知られています。
- 下向きのコミュニケーションとは異なり、上向きのコミュニケーションは本質的に無指向性です。
- このコミュニケーションプロセスの下で、従業員は苦情や留保を上向きに自由に伝えることができるため、組織に参加型の職場文化を確立します。
- トップレベルの管理者が下位レベルの従業員からフィードバックを得て、組織の進歩と繁栄を改善できるようにします。
- これは、経営陣と従業員の間に相互信頼をもたらし、組織全体の発展につながる組織内の強力な対人関係の成長にとって良い前兆です。
- このコミュニケーションプロセスにより、従業員は新しいポリシーを作成したり、古いポリシーを変更したりすることができます。
- 指揮系統に加えて上向きのコミュニケーションの典型的な手段は、提案、控訴および苦情処理手順、苦情システム、カウンセリングセッション、グレープバイン、グループ会議などです。
- 上向きのコミュニケーションは、コンサルティング管理とも呼ばれます。
概要
コミュニケーションは、ビジネス組織にとって非常に重要です。
R.W.の言葉で グリフィン、「効果的な通信とは、受信したメッセージの意味が意図したメッセージにできるだけ近い意味でメッセージを送信するプロセスです」。
ビジネスの成功は、主に効果的なビジネスコミュニケーションで繁栄します。
効果的なビジネスコミュニケーションはさらにに分類することができます-
- 効果的な口頭ビジネスコミュニケーション
- 効果的な書面によるビジネスコミュニケーション
効果的な書面によるビジネスコミュニケーションは、ビジネス組織におけるコミュニケーションシステムの不可欠な部分です。
さまざまなタイプは次のとおりです-
- 口頭および非口頭コミュニケーション
- 公式および非公式のコミュニケーション
- 下向きと上向きのコミュニケーション
グレープバインは、組織内の非公式なコミュニケーション方法を指します。
