共同プロジェクト管理

コーディネーション*と*コラボレーション*は、プロジェクトを処理するための2つの重要なコンポーネントです。調整は、従来のプロジェクトの場合は場所内で、分散プロジェクトの場合は場所を超えて行われます。従来のプロジェクト管理が直面する課題を克服できるシステムを構築するために、共同プロジェクト管理アーキテクチャ（CPMA）が必要です。

従来のプロジェクト管理シナリオ

チームメンバーまたは企業がプロジェクト管理（PM）を実施する場合、多くの潜在的な間違いや落とし穴があり、それらは簡単に餌食になります。それらすべてを強調するのではなく、文献で特定されているいくつかの一般的な包括的なテーマに焦点を当てましょう。これらのテーマをすべて組み合わせると、多くの主要なプロジェクトが失敗するか、可能性が大幅に低下し、効率が悪くなります。

プロジェクト報告メカニズムとしてのPMの強調

従来のプロジェクト管理では、多くの場合、動的なチームワーク調整アプローチではなく、単純な受動的レポートメカニズムを採用しています。多くの企業では、プロジェクト管理の方法論は、企業のさまざまな部分が自らを支援するために使用できる効率的なシステムではなく、企業の報告ツールとして想定されています。このタイプの状況では、情報の流れはプロジェクトの貢献者の間では少なくなります。

効果的かつ非効率的なコミュニケーション

従来のPMでは、多くの理由により通信が無効になる場合があります-

不明瞭またはコミュニケーション不足による誤解。
問題に関する理解が不十分なメンバー。
異なるチームメンバーによる異なる解釈。

コミュニケーションも非効率的であるか、次のようなさまざまな理由により、基準に達していない-

タイミングの悪いコミュニケーション。
知る必要があるすべてのチームメンバーへの最新の通知の更新の失敗。
プロジェクトの失敗の主な理由として、コミュニケーションスキルと能力の低さが主に挙げられています。

プロセスではなく、プロジェクトの入力と出力の管理

従来のプロジェクト管理におけるもう1つの深刻な問題は、従業員が成果物とリソースを管理するが、プロセスを管理しないことです。

チームリーダーはPERTを作成し、タイムライン内でプロジェクトを計画し、時間、予算、機器、人事、および製品を管理します。しかし、ワークプロセスの管理に失敗します。
ソフトウェアプロジェクトが失敗する理由の1つは、製品の進行に対する深刻な脅威になる前に、初期段階で潜在的なリスクを特定するためのリアルタイム改善測定システムの欠如です。
従業員がプロジェクトの入力と出力のみを処理する場合、プロセスはブラックボックスのままであり、プロジェクトメンバーは、大量のやり直しと複雑さを増すことなく問題を修正するには手遅れになるまで何かが間違っているという事実を認識しません。

これにより、PMは予防的なプロセスではなく、反応的なプロセスになります。

事後管理

事後管理は、プロジェクトマネージャーが不完全な計画を実施し、最終的にすべてがうまくいくことを期待して、受動的なPM戦略を定義します。

事後対応型のプロジェクトマネージャーは、起こったことに反応し、将来の計画を立てることはほとんどありません。彼らは自分自身や他人の過去の経験を見直して、時間をかけて学んだ教訓から洞察を得ることはありません。
事後管理では、従業員は成果物の修正とエラーの修正にかなりの時間をプロジェクトに費やします。
リアクティブな状況でのもう1つの一般的な問題は、プロジェクトの他の部分の変更の影響を受ける作業の検索など、ほとんどすべてのリワークを手動で行う必要があることです。

事後対応型のプロジェクト管理には、プロジェクト情報を保存するための体系的な手順の欠如が伴う場合が多く、これにより、計画の不備ややり直しの必要性の問題が悪化します。

電子プロジェクトリポジトリの欠如

電子リポジトリの欠如は、企業全体の問題であると同時に、プロジェクト固有の問題です。紙ベースのリポジトリには、次のような制限があります-

取得の遅延
紛失した文書
不完全なファイルとストレージの問題
データの抽出、解釈、および再パッケージ化によるエラーの傾向。
与えられた時間の制約の下での調整と失敗の難しさ。

電子プロジェクトリポジトリがないと、プロジェクトのドキュメントが不十分になります。

通常、プロジェクトメンバーは、後で役立つ可能性のある情報を取得してアーカイブするのではなく、現在のプロジェクトの達成により関心を持っています。
プロジェクトプロセス、コンテキスト、理論的根拠、またはアーティファクトなど、プロジェクト関連情報のほとんどはまったく保存されません。保存されていても、プロジェクトメンバーが情報に簡単にアクセス、検索、取得できるように、構造化、編成、およびインデックス化されていない場合があります。

ソリューションとしての共同プロジェクト管理

コラボレーションPMツールとプロセスを使用することで、従来のPMで直面したさまざまな課題に対処できると想定しています。共同PMツールは、プロジェクト情報の明示的な表現と適切な情報のタイムリーな共有を処理します。

コラボレーションPM環境が、従来のPMを悩ませている制限をどのように克服できるかを見てみましょう。

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プロジェクト分析メカニズムとしてのPMの検討

チームメンバーがPMをプロジェクトレポートツールと見なす場合、PMは、それらの出力を提供する分析プロセスではなく、PMの出力を重視します。

PMをプロジェクトレポートツールと見なすと、通常は正式にキャプチャされない余分なプロジェクト関連情報は、メモリがフェードすると効果的に失われます。
一方、従業員がPMを単なるレポートツールと見なすのではなく、プロジェクト分析ツールとして扱う場合、製品はタスク情報、意思決定の根拠、およびその他の関連成果物になります。

効果的かつ効率的なコミュニケーション

プロジェクト情報の明示的な表現は、特に分散した状況で効果的かつ効率的な通信を行うために重要です。

効果的なコミュニケーションは、重要な概念、アイデア、プロジェクトプロセス、チームメンバーの義務、責任などの重要なプロジェクト情報の明確な仕様と全員一致の合意についても説明します。
これらはすべて文書化され、チームメンバーが将来参照できるように保存されます。
プロジェクト情報の明示的な表現のサポートに加えて、共同PMツールは、タスクステータスの変更の自動通知をサポート、管理、処理し、メンバーがお互いの作業について話し合ってフィードバックできるようにする必要があります。

ただし、明示的な表現は、効果的なコミュニケーションに向けた重要なステップです。

プロジェクトプロセスおよびインプットとアウトプットの管理

プロジェクトプロセスの管理は、PMの最も重要な部分です。プロセスについてのアイデアを得る1つの方法は、プロジェクトのライフサイクルです。プロジェクトのライフサイクルは、主に4つの主要なステップに分類されます-

*ステップ1 *-プロジェクトの理解（問題の定義と仕様）-プロジェクトの計画。
*ステップ2 *-実行中。
*ステップ3 *-プロジェクトの追跡と制御。
*ステップ4 *-プロジェクトを閉じます。

ここでは、チームメンバーはプロセスではなく入力と出力を管理します。ステップ1を犠牲にして、ステップ1、2、および4を強調します。

プロジェクトプロセスの性質は動的であり、プロジェクトがさらに改善されると、元のプロジェクト計画や期待から大きく変化します。進行中のプロセスは常にプロジェクトのインプットとアウトプットに何らかの変化をもたらし、これらの変化はプロジェクトプロセスのさらなる変化につながります。

共同PMツールを使用すると、チームメンバーは互いの作業の進捗状況を更新および確認し、タスクに費やされたリソースなどのプロジェクト指標を収集し、時間内に他のユーザーの現在の作業にアクセスできます。

積極的なプロジェクト管理

積極的なプロジェクト管理とは、現在進行中のプロジェクトにおける将来志向の計画、リスク管理、および変更管理を指します。プロアクティブな管理では、プロジェクトチームのメンバーがプロジェクトサイクルの開始時に正確で指定された明確で詳細な計画を立て、潜在的なリスクを特定し、それらのリスクを軽減する計画を立てる必要があります。

積極的な管理を行うプロジェクトマネージャーは、タスクの相互依存関係を調べ、希望的観測ではなく正確な「ハード」データに基づいて意思決定を行います。

予防的な管理の後に学習が続きます。
PMプロセスのプロアクティブな管理には、企業のプロジェクトメモリが必要です。このメモリから、メンバーは進行中のプロジェクト中に学習し、将来のプロジェクトを参照できます。

効果的なビジネス組織プロジェクトのメモリを実装する1つの方法は、電子プロジェクトリポジトリを使用することです。

電子プロジェクトリポジトリの使用

情報技術の進歩に伴い、デジタル形式のファイルの保存、アクセス、取得、編集、ルーティングが容易になりました。紙ベースのリポジトリは、電子プロジェクトリポジトリに置き換えられます。電子プロジェクトリポジトリの目標は、プロジェクト情報を効率的かつ効果的に制御、処理、共有することです。

効果的な情報管理により、予算内のプロジェクト全体のパフォーマンスが向上し、データ入力と再入力のコストが削減され、重複、情報損失、製品開発時間の削減、プロセス品質の向上、作業プロセスの標準化、正確な情報を効率的に取得する管理能力の向上、および増加マネジメント・コントロール。
電子プロジェクトリポジトリは、ミドルウェアを介して組織内の他の情報システムと接続でき、スムーズな情報フローを提供します。

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