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ビジネスライティングスキル-はじめに

ビジネスライティングは、同僚、高齢者、および他の組織の代表者とやり取りしながら、職業生活において明確で簡潔なコミュニケーションを伝える必要性に対処します。 ビジネスライティングは、明確で透明なコミュニケーションが彼らの機能にとって絶対に不可欠である大きな組織で重要な役割を果たします。 したがって、送信されるメッセージは、明確で、正確で、事実に基づいており、明確である必要があります。

法律、エンジニアリング、技術マニュアル、製品ラベルなど、誤解が深刻な結果を招く可能性のある多くの分野では、明確で簡潔な専門的な文章が不可欠です。

なぜ効果的な執筆ですか？

今日の多くの専門家は、特にキャリアの初めに、基本的な文法、スペル、句読点と格闘しているため、正式なビジネスライティングに必要なスキルに関するガイダンスを求めています。 これは深刻な制限であり、自信を低下させ、情報を文書化して提示するように求められたときに彼らを抑えます。

効果的なライティングスキルを使用すると、書面によるコミュニケーションを改善し、以前は持っていたものの、決して表現できなかった点やアイデアを提示することができます。 これにより、会社の信頼と将来の見通しも向上します。

メッセージの描写方法

読者は、あなたのメールの解釈に応じて、常にあなたとあなたの会社の印象を与えます。 ビジネスライティングの目的は、読者、会社のイメージ、イメージを念頭に置いて簡潔なコミュニケーションを提供することです。 私たちが使用する言葉と私たちが書く文章はすべて、読者の心の中に私たちの認識を構築するために重要です。

ビジネスライティングの一般的なエラー

ビジネスの書き方に関しては、義務は「少ないだけで十分」です。 多くの人々は、執筆で使用するコンテンツが多すぎるか、情報が少なすぎて不完全です。 2つのバランスをとることは非常に困難です。 作家が犯す最も一般的なエラーについて説明しましょう-

  • 多くの人は、「 loggerheads 、 cumbersome 」のような大きくて難しい単語を使用して、「 quarrel 、 clumsy 」のようなはるかに単純な単語を使用して簡単に説明できることを説明します。 これらの言葉は混同するだけでなく、曖昧でもあり、何も明確に説明していません。
  • 過度にフォーマルなスタイル—「あなたの存在を感じさせるという私の意図の限りでそれを望みます」のような文言が植民地支配者と共にやって来ました。 「私たちはあなたが来たら喜んでいる。」同じ言葉を半分の言葉で行い、混乱はない。
  • さて、主犯に行きましょう。「 spirit 、 meet 、 user 」の代わりに「 sprite 、 meat 、 usher 」などのタイプミスとスペルミスが全体の意味を変えるだけではありません文のだけでなく、恥ずかしさを引き起こします。 誰かが「まもなく会いましょう」と書いていると想像してみてください。
  • 一部の専門家は他の極端に行き、非常に短い文章を書くこともあります。時には、完全な意味を説明したり、明確な指示を与えないフレーズもあります。 そのような文章の例は次のとおりです。「* u today @ 5、10で明日会いましょう*」

説得力のあるライティングのAIDAフォーミュラ

広告をじっくりと観察すると、興味深いパターンに気付くでしょう。非常に人目を引くものや興味深いものが発生し、すぐに注意を引きます。 背景の説明は、関心を高め始める製品の機能と利点を追加します。 あなたがそれを知る前に、魅力的なプレゼンテーションと説得力のあるスタイルは、製品を取得するアクションにあなたを導く少なくとも1つの試みを製品に与えたいというあなたの内側の欲求を作成したでしょう。

あなたが同様の経験をしたことがあるか、経験した人を知っていれば、AIDAの力に気付くでしょう。 その場合、マーケティング業界が顧客を引き付けるために考案したことは大きな驚きではありません。

今日、AIDAテクニックはビジネスライティングでも同じ目的で使用されています。それは、読者にプレゼンテーションと説得力を引き出して印象付けることです。 AIDAの4つのステップは次のとおりです-

  • 注意-注意を引く文で読者を引っ掛けてください。
  • 興味-読者が好きなものの利点に言及することによって興味を作成します。
  • Desire -中央の段落を使用して、読者に行動を促します。
  • アクション-読者が望むものを得るために必要なアクション。

意図的な執筆

多くの人々は、オフィスで回覧できる原稿または文書を書くという言及にぞっとする。 理由は明らかです。 ビジネスで使用するために何かを書くときに考えるにはあまりにも多くのパラメーターがあります。 単語の正しい選択、文構造、文法の正確さ、正しい綴りと用法、そしてもちろん、読者があなたについて形成するイメージはすべて、同僚のために書くときに覚えておくべき非常に重要なポイントです。

さて、このタスクの処理方法は？ 「さあ始めたのは半分終わった」という古いことわざがあります。私たちもこの哲学を執筆に取り入れる必要があります。 私たちは、これらの次の質問に関する私たちの考えを明確にする執筆の背後にある目的を見つける必要があります-

  • 読者は誰ですか？ +これは、読者に応じて適切な語彙と文の形成を理解するのに役立ちます。
  • ドキュメントの目的は何ですか +何かを書いている理由を理解する必要があります。
  • 読者が文書を読む必要があるのはなぜですか +つまり、ドキュメント内の読者へのメッセージを考える必要があります。
  • あなたはどのような結果を期待しますか？ +各アクションには同等の反対の反応があります。したがって、書くすべての単語に対して、同等の反応が作成されなければなりません（必ずしも反対でなくても）。 これは、あなたが望む反応や結果を得たい場合、あなたの言葉はあなたが明確に表現したいものを描写できるようなものでなければならないことを意味します。

はじめに

専門家は、ビジネス通信の本当の目的は、読者からの即時または遅延の行動を呼び起こすことであると主張しています。 AIDAテクニックを覚えていますか？ それはアクションで終わりました、そしてそれはすべての文章が目標とすべき成果です。

マネージャーから送信されたメールは、彼のチームのメンバーによって読み取られ、各リーダーの個々の解釈と組み合わされた指示の明確さに応じて、目的のアクションが完了するか、いくつかの領域が残ります。 それでは、テキストを設計する際に留意する必要がある最も重要なことに焦点を当てましょう。 ビジネス文書を書いている間、あなたは-

  • 何を書きたいかを知ってください。
  • 達成したいことを書いてください。

これらの2つのことを知ることは、あらゆるコンテンツにアプローチする正しい方向を与える上で大いに役立ちます。正しいアプローチを見つける最も効果的な方法の1つは、*ブレインストーミング*です。

ブレーンストーミング

ブレーンストーミングとは、論理的な順序、順序、句読点、綴りについてあまり心配することなく、思いついたアイデアを書くテクニックです。 ブレーンストーミング中、思考の順序や単語の正しい使用法について気にする必要はありません。 代わりに、その特定の主題に関して利用可能な限り多くのアイデアとデータを収集することに焦点を合わせる必要があります。

時間をかけてトピックを考えてください。 あなたの考えを収集し、ランダムにそれらを書き始めます。 あるアイデアを自由に別の関連するアイデアに導きましょう。 この情報収集により、コンテンツへのアプローチが徐々に得られます。 しばらくしてから、いくつかの代替アプローチが形成されます。 紙に書いた思考の流れを見続けるほど、より多くのアイデアが生まれます。

次に、これらのアイデアを論理的な流れに整理してみてください。 まだ文法のチェックを開始しないでください。 均一な流れを得るようにしてください。 これで、すべてのアイデアが合理化されます。 その後、特定の単語をより適切な単語に置き換える、文法をチェックする、単語の使用法、スペル、句読点などの必要な編集を行います。

効果的な文章作成

私たちを取り巻く世界の進化に伴い、今日では、年齢、仕事、職種に関係なく、すべての人が書く必要があります。 学校の課題や報告書の提出、請求書の署名など​​、誰もが書いています。

書くことを「持っている」人の多くは実際に書くことを楽しんでいますが、書くことは雑用にすぎない人も多くいます。 これらの人々の問題は、書く方法を考える時間を与えていないことです。 その結果、彼らの執筆スタイルは時間がかかり、不正確で、不満足です。

効果的なライティング

代数に関する問題を解決するための手順があるように、より良い出力を得るために従うことができるいくつかの手順があります。 この章では、効果的なビジネスドキュメントを作成するプロセスを実際に開始する方法について説明します。

始め方

すべてのステップの中で、最も厄介な（そして最もイライラする）ことは、最初を理解することです。 作業をすばやく開始するためのいくつかのヒントを次に示します-

  • 事実を見つけるための研究。
  • ランダムなアイデアをすべて書き留めてブレインストーミングします。
  • 下書きについて同僚と話し合う。
  • 親しみやすいリラックスした書き方をしてください。
  • 読者に共感する。
  • それをチェックして、それで寝てください。

計画と構造

企業は、株主向けの年次報告書、顧客向けの月刊ニュースレター、従業員向けの社説など、定期的に文書を作成しています。 あなたが設計しているコンテンツの量に基づいて、あなたは3つの構造にデータを配置する必要があるかもしれません-

  • 時間ベースの構造 +この構造は、議題と議事録を作成するとき、またはタスクが割り当てられ、結果が時系列でチャート化されるレポートを作成するときに使用されます。
  • アルファベット順 +この構造は、ドキュメントに多数の個別のトピックがあり、特定のアルファベット順（A〜Z）に配置する必要がある場合に使用されます。 これの例は、単語の用語集、または果物とカロリーに関する本で、果物の名前がアルファベット順にリストされています。
  • トピック構造 +最も一般的に使用される構造は、トピックに従って構造が分割される場所です。 たとえば、Webサイトは、「配信ステータス」、「苦情」、「支払いと返金」の3つのトピックから選択できるようにFAQページをコールドデザインし、各トピックにはそのトピックに関するいくつかの質問があります。

コンテンツを整理するための効果的な手順

適切な構造でコンテンツを配置し、論理フローに詳細を入力して、ドキュメント全体が同期されて完全に見えるようにするのに役立ついくつかの効果的な手順があります。 これらは-

  • ドキュメントには、論理的な開始、中間、終了が必要です。
  • メッセージの本文を簡潔かつ小さく整理します（最大。 4–5）パラグラフ。
  • 読者に合わせてコンテンツを変更します。
  • 執筆中に手紙の焦点や望ましい結果を決して失わないでください。
  • 執筆中は自分で修正しないでください。ブレインストーミング後にのみ編集してください。
  • 編集を開始する前に時間をとってください。

何よりも、ドキュメントが正しいメッセージを伝えることを保証するために、ビジネスドキュメントを作成する間は常に論理的な順序に従う必要があります。

読者の要件

ビジネス文書には、対象者と特定の目的があります。 したがって、ビジネスドキュメントを作成する前に、読者の要件を念頭に置くことが重要です。 これが、ほとんどすべての文字が文書の受信者のアドレス指定で始まる理由です。

書き始める前に、書いている理由と、この手紙を読んでどのような行動を取るか、達成したいかを知っておいてください。

読者の要件

読者が欲しいもの

アイデアは、送信先の読者を念頭に置いて書くことです。 書かれた文書が包括的であるためには、全体を通して自問すべき質問がいくつかあります-

  • 読者は誰ですか？
  • 彼は何を知りたいですか？
  • 彼は何を知る必要がありますか？
  • 彼はすでにこのトピックについて何を知っていますか？
  • 文書を送信するのに予想される時間は何ですか？

文書を読むことで得られる利点について読者に早く伝え、読者に期待される行動/成果、および文書を読むことで得られるその他の情報を伝えます。

ドキュメントを書く

執筆は課題の開始に似ています。 あなたはよく計画され、準備され、集中され、コミットされ、そして最も重要なこととして、あなたがしていることに情熱を傾ける必要があります。 上記のすべてのポイントを実装すると、十分に評価されたテキストを書く可能性が高くなります。

文書を書くためのキーポイント

まず、最初の試みで、文書を紙に書きたいように書ける人はほとんどいない、ほとんどないという事実を受け入れましょう。 アイデアや思い出は、ほとんど予想されていない場合にしばしば出てきます。これらの新しいアイデアは、その後の入力ごとにドキュメントを変更し続けます。

アイデアを紙に書いたら、次のステップは、シンプルで論理的でつながりのある、明確な方法でアイデアを提示することです。 これには計画と準備が必要です。そのためには、従うことができる明確な手順があります-

  • 適切な言語
  • 平易な英語（専門用語なし）
  • 簡単な文章
  • 関連コンテンツ
  • 箇条書きの使用
  • 簡潔
  • 絶え間ない改善

研究

どんなトピックでも研究することは書く前に非常に重要なステップです。 ソースは信頼でき、広く受け入れられる必要があります。 トピックを特定して開発する前に、トピックのコンテキストと背景情報を見つける必要があります。 これは、書籍、記事、ジャーナル、ニュースソース、および雑誌を参照することで実行できます。 今日の人々は、ビデオとサウンドの録音も使用しています。 次の手順はあなたを助けるでしょう-

  • 重要かつ関連する詳細に注意してください。
  • トピックとドキュメントの目的に対して各ポイントを評価します。
  • リソースと参照の詳細を記録します（つまり、 著者、タイトル、出版）
  • 適切な見出しと小見出しの下に、論理的な順序でコンテンツを配置します。

目的

視聴者を知ることは、コンテンツとそのアプローチ方法を決定する上で多くの助けになります。 視聴者に気付いていない場合は、オンライン記事の執筆者やブロガーが行うように、人口統計、つまりあなたの記事のターゲットグループを念頭に置いて書きます。

書き始める前に、書く理由を常に理解してください。 それは以下の誰でも可能です-

  • 情報提供
  • 説得の適用
  • 意見を述べる
  • アイデアを提案する
  • レポートを送信する
  • おすすめ
  • 望ましいアクション
  • 達成に達する

たとえば、製品を販売したり、提供しているサービスを購読させたり、原因を宣伝したりする場合は、次のような質問を自問してください-

  • 私の潜在的な読者は誰ですか？
  • 将来のターゲット読者の背景は何ですか？
  • 彼らはどこに住んでいて、何歳ですか？
  • 彼らの興味と優先事項は何ですか？

これらの質問は、執筆の目的を設定します。

ドキュメントを書く

聴衆を特定したら、読者が必要だと思う情報を予測し、書いているときにそれを文書に含めてください。 「WH-questions」を自問自答することで実現できます。

  • * WHの質問に答えます*-「誰が？ 何？ Why? どこ？ いつ？ 誰？ どのように？」は、あなたに執筆の内容に関する有利なスタートを与えます。
  • 開始と終了を決定する-トピックについて考えられるすべてのアイデアを収集した後、それらを通過し、あなたの記事で意味をなさないいくつかを拒否することができます。 その後、それを読むことに最大の影響を与えるアイデアを見つけ、それを記事の冒頭に置きます。 最後には、すべてのアイデアを明確かつ鮮明に要約するアイデアが必要です。
  • セカンドパーソンの意見を得る-提出する前に、必ず誰かが書いたテキストをチェックしてください。 これにより、客観的な二人称の視点がレビューに役立ち、感情やeが邪魔にならないようにします。 コンテンツが機密で共有されない場合は、これをしないでください。
  • 提案について話し合い、改善を含めます-友人がいくつかの変更を提案したら、関連があると思われる変更を実装します。

製図の3つのステップ

最初のドラフトを書く

考えがはっきりと表現されるように、書き留める前にアイデアを大声で考えてください。 最初の大まかなドラフトを作成したら、標準のドキュメント構造に従って、関連する欠落している詳細を入力します。 見出し、小見出し、小見出しの箇条書きとインデントを使用して、コンテンツの概要に従って記述します。

再ドラフト

最初のドラフトが完了したら、数日待ってから編集します。 簡潔で正しいコンテンツを設計する目的で、すべての単語、文、段落を評価することにより、ドラフトを改善します。

  • 省略された必要な詳細を含めます。
  • 文章をより明確で明確にします。
  • 時制が一貫していることを確認してください。
  • スペル、文法、句読点を修正してください。
  • 適切な場合は、アクティブな声と一人称を使用してください。
  • 文章または段落のシーケンスを再配置し、フローを確認します。

最終ドラフトの作成

ドラフトをいくつか作成し、各ドラフトで最後のドラフトを改善します。 最終的な出力に満足するまで、最終ドラフトの修正を続けてください。 同僚に見せてフィードバックをもらいましょう。 提案について話し合い、必要な修正または変更を実施します。

最終コピーを書く

  • ドキュメントの最終コピーを入力します。
  • 単語ごと、および図ごとの校正。
  • ドキュメントの最後に名前またはイニシャルを署名および/または入力します。
  • ドキュメントをリーダーに送信します。

コンテンツの適合

クライアントや読者のニーズに合わせてコンテンツを適合させながら、技術的な専門用語、頭字語、略語を可能な限り避けてください。 これらは、読者に意味を推測するように頼むことで混乱させるだけでなく、言及された内容の曖昧な解釈につながります。 そのようなポイントのいくつかを以下で説明します。

読者の要件に従って、ドキュメントのコンテンツ、トーン、および言語を調整するには、次の簡単な手順に従う必要があります-

  • 「私」や「私たち」よりも「あなた」を使いましょう。
  • 読者の視点から書きます。
  • 彼らの利益に焦点を当てます。
  • あなたの言語は、性別、人種、年齢、障害に固有のものであってはなりません。
  • プロフェッショナルでありながらフレンドリーな口調で、フォーマルでありながら愛想の良い印象を与えます。
  • 礼儀正しく、シンプルで正確な肯定的な言葉を使用する

適応

「私、私たち」の代わりに、可能な限り二人称代名詞を使用すると、肯定的な口調を与え、読者に彼に共感していると思わせます。 これは、一般の人を対象としたテキストではなく、これを排他的な会話として理解しているため、指揮をとることができます。

書面で覚えておくべき15のこと

思考を構成し、アイデアを順番に並べる方法を学習したので、文章をより専門的で鮮明なものにする方法を学びましょう。

多くの人々が非常に興味深いアイデアを持ち、それらを紙に書くことさえできます。 ただし、彼らの読者が特定のレベルを超えて広がることはありません。たとえ彼らの文章が良く、考えが適切に言及されていたとしてもです。 それは彼らの文章が適切な言葉の選択を欠いているか、あるいは「芽にそれを挟む」のようなproveが使われたからかもしれません。

文章の校正と修正を行う際に留意すべき15の事項について説明しましょう。

クラリティ

  • あなたの文章は最初の読書で理解されなければなりません。 専門用語、なじみのない言葉、または形式的な言葉は避けてください。

正式対 モダン

  • お支払いは vs と正式に記載されています。 小切手を受け取りました。
  • vs に添付されています。 添付を見つけてください

あいまいさを避ける

  • 読者を混乱させる二重の意味を持つ言葉や文章は避けるべきです-
  • 魚を食べて、キランはカランと話しました。 （誰が魚を飼っていましたか？）

口語表現を避ける

  • 一言で言えば vs です。 要するに
  • この日と年齢 vs 。 今日、現在

多くの単語を使わない

  • イベントの前 vs 。 前
  • この時点で vs 。 now

不要な繰り返しを避ける

  • 絶対に不可欠
  • 一緒に組み合わせる

関連情報のみを含める

  • 不要な背景情報を省略します。
  • 文章は短く、シンプルに-17ワード以下にしてください。

完全

  • 読者が必要とするすべての情報が含まれていることを確認してください-
  • Who? 何？ どこ？ いつ？ Why? How?

正しさ

  • 文法の正確さと、人や場所の名前のつづりを確認してください）。
  • 彼はそれをやった。 彼がやった。
  • 色が薄くなりました。 色が薄くなっています。

スペルチェックに依存しない

  • 「no/on」、「then/than」、「quit/quiet」、「lose/loose」と入力してもエラーは表示されません。

コンクリート

  • 具体的な詳細を記入してください。
  • あなたの投資計画は高い関心を獲得します。
  • あなたの投資計画は8％の利子を獲得します。

説得力のある

  • 信じられる言語を使用してください。 誇張と最上級を避けてください。
  • 常に対 通常
  • 決して対 めったに

礼儀

  • 文章にマナーを表示します。 悪いニュースを伝えるときは、負の倍音を避けるために受動的な音声を使用する必要があります。
  • 契約に記載されている利用規約に同意することはできません。
  • 利用規約に関するいくつかの議論を行う必要があります。

読者を念頭に置いて書いてください。

  • セクシスト–会長、実業家
  • 軽des-「もちろん」、「明らかに」

箇条書きの使用

  • 簡単で明確な方法でメッセージを伝えます
  • 最も重要な情報を強調します。

効果的なメール作成

電子メールは、安価でありながら非常に効果的なビジネスコミュニケーションツールとして広く使用されています。 電子メールはほとんど印刷されず、ソフトコピーとして使用されます。これは、電子メールを簡単にアーカイブおよび取得できるためです。 人気の理由はアクセスしやすさで、CEOから管理人まで組織内の誰もが使用できます。

電子メールは、わかりやすく、読みやすく、専門的に適切な方法で情報を伝達する効率的な方法です。 多くの人は、不完全から不可解なものまで及ぶ標準以下のメールを転送する理由として時間の不足を引用しています。

多くの人々は、電子メールをテキストメッセージングと間違えます。または、少なくとも、電子メールを書くことに対する彼らのアプローチはそう示唆しています。 それを例にとって、テキスト会話とメール作成の違いについて説明しましょう。

  • テキストメッセージの会話-テキストメッセージの会話では、2人で情報を交換し、詳細を共有し、修正を提供し、迅速なやり取りで説明を求めることができます。
  • 電子メール-これと比較して、電子メールは仕事に応じて1日20〜200通のメールを受信する可能性のある専門家に読まれます。 彼らは往復の会話に参加したり、詳細を何度も尋ねる時間を持っていません。 メールの内容を理解し、指示を読み、情報を処理し、タスクを完了し、受信トレイの「未読」セクションを空にするだけです。

これを念頭に置いて、効果的なメールを作成するための*トリックについて説明しましょう-

  • メッセージを計画します。
  • 件名を使用して読者の注意を引きます。
  • メッセージを短く、明確にしてください。
  • メッセージ全体を小文字で入力しないでください。
  • メッセージを送信する前に校正し、説明責任を負います。
  • 怒っている場合は、メールを送信する前に数分かけてクールダウンしてください。
  • メッセージを大文字で入力しないでください。 首都は叫ぶと見なされます。

場合によっては、メールが適切ではない可能性があります。 ときに誰かを呼び出すことを好む-

  • 個人情報、機密情報、または機密情報について話し合う必要があります。
  • あなたは悪い知らせを伝えようとしています。
  • あなたのメッセージは複雑であり、文言の意味が失われる可能性があります。
  • 早急な対応が必要です。

メールの法的リスク

電子メールは、多くの職場にとって好ましいコミュニケーション手段です。つまり、電子メールには、機密となる可能性のある多くの情報が含まれています。 電子メールの情報のセキュリティと機密性は、送信者と受信者の両方の共同責任です。 企業には、ドキュメントとその内容を保護するための厳しいガイドラインがあります。 メールの誤用を防ぐための最も一般的なガイドラインのいくつかについて説明しましょう。

メールのリスク

あなたとあなたの会社は、次の場合に多数の法的訴訟の責任を負います-

  • 不快なコンテンツを含むメールを送信または転送します。
  • ウイルスを含む添付ファイルを送信します。
  • 送信者のメールを許可なく他の人に転送します。
  • 他人のメールを偽造したり、他人のアカウントからメールを送信しようとしています。
  • 電子メールを送信するときに、受信者から身元を隠そうとします。
  • 許可なく他の人に属するメッセージをコピーします。

形式メールの形式

私たちのほとんどは、文法上の間違いを含む可能性のある友人に非公式のメールを送信しますが、同僚に書くとき、特に印象をよくしたいときは同じではありません。 電子メールの正しい形式に関する一般的なヒントを次に示します-

バックグラウンド

すべてのメールにデフォルトの白い背景を使用する必要があります。 色付きの背景やスクロールのデザインは、プロフェッショナルではなく、気を散らすものと見なされます。

Font

優先フォントは、Times New RomanまたはArial、フォントサイズ12です。

フォントの色

フォントは紺または黒のみにする必要があります。

連絡先の詳細

名前、指定、電子メールID、連絡先番号、会社のロゴ、連絡先などの公式の連絡先情報を署名欄に記載する必要があります。 個人的な声明は避けるのが最善です。

名と姓

電子メールの本文で使用されているフォントと同じフォントで、2つのフォントサイズだけ大きくする必要があります。 筆記体フォントは推奨されません。

署名

次の情報は、メールの本文と同じフォントとサイズで提供する必要があります。

  • 指定
  • 部門
  • 会社名と住所
  • ランドマークと郵便番号。
  • 連絡先番号
  • 電子メールアドレス
  • 会社の電話番号
  • 会社のファックス番号
  • 会社のURL
  • 会社のURL

例- 

   Vineet Nanda
   Lead, Learning & Development
   Soft Skills
   finddevguides Pvt. LTD.
   Jubilee Hills, Hyderabad
   Beside UCO Bank, 500033
   Ph: 91 40 23542835
   Fax: 91 40 23542836
   [email protected]
   http://www.finddevguides.com/

免責事項（例付き）

サイズ8の標準フォントでメール署名の最後に免責事項を使用します-

この通知を読む必要があります

このメールおよび添付ファイルに含まれる情報は機密情報であり、著作権またはその他の知的財産保護の対象となる場合があります。 送信者の明示的な同意がない限り、この情報を使用または開示する権限はありません

免責事項

メールの例

To< [email protected]>
Cc< [email protected]>
Subject: Reply on Interior Decor Finalizing date and time for meeting

拝啓

インテリアカンパニーに連絡するための手順を記載したメールを受け取りました。 したがって、私は、特に行動訓練、モード評価、心理測定分析などを提供する最も有名な組織の1つであるHasta La 'Vistaに連絡しました。

彼らは私のメールに返信してくれて、私たちが一緒に働くことを期待して喜んでいます。 彼らは私に彼らの代表者のために会議をスケジュールして、彼らが私たちを訪問し、残りの詳細を直接説明できるように要請しました。 このメールに、「利用規約」という名前のPDF添付ファイルとして利用規約を送信しました。 親切に調べて返信してください。

あなたからのお便りを楽しみにしています。 ありがとうございました。 良い一日を。

よろしく

メールの例

ビジネスレターライティング

ビジネスレターは、良いニュース、悪いニュース、感謝、謝辞、招待、要求、問題、拒否、または苦情を表すために書かれています。 通常、電子メールで送信され、会社のレターヘッドが付いています。

ビジネスレターは3つの部分に分かれています-

  • はじめに-挨拶や以前のメールへの参照で開きます。
  • 中央-詳細および追加情報が含まれています。
  • 結論-実行するアクションとエンディングを提案または言及します。

ビジネスレターライティング

ビジネスレターの形式

ビジネスレターは通常、次の要素が含まれています-

  • レターヘッド
  • 組織名
  • 住所
  • 電話番号
  • 日付
  • 読者の名前（希望する位置）
  • 住所
  • *親愛なる。/Ms. [読者の名前] *
  • *あなたのref。 id（使用中の場合）およびSubject *
  • 前書き
  • 体
  • 結論
  • よろしく
  • 作家の署名
  • 名
  • ポジション

例-ビジネスレター

レターヘッド

  • finddevguides Pvt。 LTD。*

住所-388-A、道路番号22

ジュランヒルズ、テランガナ州ハイデラバード。

500033、Ph：91 40 23542835

日付-2015年4月23日

To

マネージャー

ハスタラビスタカフェプライベート LTD

住所-318-W、道路番号12

ジュランヒルズ、テランガナ州ハイデラバード。

500033、Ph：91 40 23542836 

*Dear Sri*

参照ID： <IBDFC172187323：確認呼び出し>

件名： <インテリアを議論するための予約をする>

finddevguidesからの挨拶

私たちはハイデラバードに本拠を置く教育組織であり、オンライントレーニングの世界で最も急成長している企業の1つです。 あなたの会社は私たちの関連会社のいずれかから紹介され、あなたの称賛に値する仕事を称賛しました。

私達は私達のオフィスの建物の室内装飾の目的のためにあなたのサービスを利用したいと思います。 代表者に会いたいので、詳細を話し合うために、会期の日時をお知らせください。

あなたからのお便りを楽しみにしています。 良い一日を。

よろしく

（署名を挿入）

ビネト・ナンダ

リード、学習、開発

ソフトスキル、finddevguides Pvt。 LTD.

メモ書き

メモを書く主な目的は、将来の使用のために参照を文書化することにより、意思決定をサポートすることです。 また、情報の伝達、非公式レポートの提示、問題の解決策の提案にも役立ちます。

ビジネスメモは、従業員の任命、昇進、会社のポリシーの変更などの会社の発表を行うときに使用するのに適しています。

メモの形式

メモは通常、次の要素が含まれています-

  • 組織名-レターヘッド。
  • メモのタイトル-ページの上部。
  • 添付-参照用にメモに添付された文書。
  • 概要-メモの先頭に配置し、件名を5行または10行に要約する必要があります。 専門用語や高度な専門用語は使用しないでください。
  • To -読者の氏名（名誉称号を含むが、「Mr。」、「Ms。」などの一般的な称号は除外する。 「To」行は、「Dear」などのあいさつ文の使用を無効にします。

メモ作成

読者の数が5人を超える場合は、メモの最後にある「配布リスト」の下に記載し、「宛先」行で参照してください。 例-宛先：14ページの配布リストを参照 

*From* -送信者の名前と指定がここに記載されています。 「よろしく」のような無料のクローズを無効にします。

日付-日付の記載はメモの追跡に役立ちます。 

*Subject* -いくつかの単語（5-6）でトピックに言及しますが、目的を明確に述べる必要があります。

メッセージ-このセクションには、概要、ディスカッション（詳細を説明する2〜3の中間段落が含まれます）、および結論が含まれます。

  • はじめに-メモの目的と範囲を明記します。 良いニュース、悪いニュース、拒否、拒否、または承認の場合、ディスカッションセクションで詳細を提供する前に、ここに短いメッセージが記載されています。
  • ディスカッション-問題の詳細、それを解決するためのアプローチ、分析、評価、および推奨事項がここに記載されています。
  • 結論-要点を切り上げ、読者に必要なアクションと指示を提供します。

配布リスト-配布リストの名前は、通常アルファベット順に入力されます。 ただし、個人の1人が他の人よりも明らかに上位にある場合は、その名前を最初に付けます。

作家のイニシャル-メモは、最後の文の直後に、作家の署名ではなく、作家のイニシャルによって完成されます。

メモの例

レターヘッド

メモのタイトル：<インテリアのためのハスタラビスタとのミーティング>

添付：<会社案内と見積書一覧>

概要-オフィスの室内装飾を目的とした、ハスタラビスタの代表者とのミーティング。

宛先：<Mohtahsim M.、Kiran K. Panigrahi、Gopal K Verma、Manisha Shejwal、Anaadi> 

*From* ：<Vineet Nanda>

日付：2015/04/23

件名：本日午後6時に会議室でHasta La Vistaと会議

2015年12月1日付の以前の議論によると、私たちはオフィスの内部を改修することを計画していました。 その会議の最後に下された決定は、インテリア装飾会社に連絡することでした。

ハスタラビスタは、ハイデラバードを本拠地とするインテリア装飾組織であり、ビジネスで最も急成長している企業の1つです。

私たちはオフィスのインテリアの装飾を目的として、彼らのサービスを雇うことを計画しています。 本日、午後6時に会議室1で代表者に会います。

あなたの積極的な参加を楽しみにしています。 ありがとうございました。 

*V.N.*

議事録

*protocol* または *note* としても知られる分は、会議のライブ記録です。 これらには、出席者のリスト、提起された問題、関連する応答、および問題に対処するためにとられた最終決定が含まれます。 彼らの目的は、どのアクションが誰に割り当てられているかを、成果と期限とともに記録することです。

Minutes Meeting、scaledwidth = 100.0％

議事録の形式

会議の議事録には、通常、次の要素が含まれています-

  • 会社名-ページの左上。
  • 日付-ペ​​ージの右上。
  • トピック-2つのリターンキーの後。中央揃え。
  • 参加者-名前と指定（表の2列）。
  • 欠席-名前、役割、欠勤の理由。 （3列）
  • 手元の議題-議論するトピック。
  • 問題提起-スピーカーの名前とともに。
  • 提案-スピーカーの名前と一緒に作成。
  • 決定-会議の結果。
  • タスクリスト-割り当てられたタスクとそれぞれの割り当て先。
  • 今後の会議-次の会議の日付とトピック。

例-会議の議事録

レターヘッド

日付-23/04/2015

  • finddevguides Pvt。 LTD。*

住所-388-A、道路番号22

ジュランヒルズ、テランガナ州ハイデラバード。

500033、Ph：91 40 23542835

トピック-午後6時のHasta La Vista代表者とのミーティング

参加者：

Name Designation
Mohtahsim M. Managing Director
Kiran Kumar Panigrahi Senior Technical Writer
Gopal K Verma Technical Manager
Manisha Shejwal Technical Writer

欠席者：

Name Designation Reason
Anaadi Sharma Senior Trainer Conducting Online .NET Training

アジェンダが手元-ハスタラビスタの代表者との会議

問題が発生しました-高額見積、長期、1時間ごとの支払い方法。

提案：

Name Suggestions
Mohtahsim M. Alternative company
Kiran Kumar Panigrahi Negotiating mode of payment
Gopal K Verma Negotiating hours of workload
Manisha Shejwal Postponing the plan

決定-代表者は、経営陣および報告書と相談するように言われました。

タスクリスト：

Gopal K Verma Taking updates from Hasta La Vista
Manisha Shejwal Looking for an alternative company

今後の会議-2015年4月30日、午後4時30分、会議室1

アジェンダライティング

*docket* または *schedule* とも呼ばれるアジェンダは、開始から延期までの活動のリストです。 議題は、項目のリストと、議論する必要があるトピック、目的、および時間枠の明確なセットを提供することにより、会議の準備に役立ちます。

アジェンダの形式

アジェンダは通常、次の要素が含まれています-

会議アジェンダのタイトル-上部。できれば中央揃え

会議情報-目的の説明

目的-アジェンダの説明

日付-通信の記録を維持するため

場所-会議の場所

時間-会議の実際の開始時間

会議の種類-ブレーンストーミングまたはディスカッションまたは評価

到着時間-会議を開始する時間

休会時間-会議が終了する時間

参加者-出席者の名前と名前

会議の準備-

  • お読みください-従うべき指示
  • 持って来てください-その日に運ばれることになっているもの
  • アクションアイテム-
  • その他の注記-削除するその他の指示または情報。

例-アジェンダ作成

会議の議事録

  • Hasta La Vistaの代表者との会談後に更新*

会議情報-ハスタラビスタの代表者に会った後に更新。

目的-私たちのオフィスのインテリアの装飾を目的としています。

日付-2015年4月23日^

場所-会議室-1

時間-午後4:30

会議の種類-ディスカッション

到着時間-6:00 PM

休会時間-午後8:30

参加者-Mohtahsim M.、Kiran K. Panigrahi、Gopal K Verma、Manisha Shejwal

Preparation for Meeting:

お読みください-Hasta La Vista Companyパンフレット、見積書

ご持参ください-競合他社の見積もり、時間給分析

Action Items:

期限切れアクション：

Updates from Hasta la Vista Gopal K Verma 30th April, 2015
Find Hasta la Vista’s competitor Manisha Shejwal 30th April, 2015

新しいアクション：

Send email to their Head of Marketing Manisha Shejwal 5th May, 2015

その他の注意-インテリア用に購入する製品。

ビジネスケースライティング

ビジネスケースまたは提案の目的は、組織の要件を特定し、それらを満たすための戦略を提案することです。 また、結果を評価して最適な成功を得るためにも使用されます。 ビジネスケースは、ケースで提案されたアクションを承認するように意思決定者を説得するために書かれた文書です。

ビジネスケース形式

ビジネスケースは通常、次の要素が含まれています-

  • ビジネスケースタイトル-提案のトピック
  • エグゼクティブサマリー-提案の説明
  • 現在のプロセス-現在稼働中の手順
  • 変更の理由-変更によってもたらされる利益
  • リスク-企業が注意する必要がある要因

ビジネスケースライティング

  • オプション-実装可能な代替手順
  • オプション比較-リスク対 すべてのオプションの利益分析
  • 推奨-変更後に実装する最終オプション
  • アクション-変更を実装するために必要な手順
  • 承認要求-誰からの承認が必要なアクションか

例-ビジネスケースの作成

レターヘッド

  • Hasta La Vistaによるインテリア装飾のフィードバック*

エグゼクティブサマリー：

私たちは、オフィスのインテリアを改修する作業を、有名なハイデラバードに本拠を置くインテリア装飾組織であるHasta La Vistaに引き渡しました。

現在のプロセス

現在、Hasta La Vistaには、350時間のインテリアビジネスに対して1時間ごとに22,000ルピーの報酬を支払っています。 これには、5時間のオフィス施設の装飾と再設計が含まれます。 営業日は週7日、営業時間は午前11:00から午後4:00までの5時間です。

変更する理由：

クライアントの要件に従っていない出力。 過剰な装飾材料が使用され、多くの無駄があります。

リスク-新しい装飾デザイナーは以前の状態を再インストールし、すべての改修を取り消す可能性があります。

オプション-新しいテンプレートを強制せずに、同じテンプレートからデザインを続行するように新しい装飾会社に依頼します。

オプションの比較-新会社の熱意の喪失は生産性の低下につながる可能性がありますが、固定月額報酬とより多くの毎日の時間は生産性のバランスをとります。

推奨-Hasta La Vistaとの契約を終了します。 ライのインテリアに連絡してください。

アクション-Rye ’Décorの代表者と技術者に電話をかけて、施設を検査させ、評価付きの最終レポートを提出させます。

承認申請：

  • ライの装飾を呼び出す-人事、管理者からの承認が必要
  • ライのインテリア担当者に会う-MDからの承認が必要
  • 改修の見積りの最終決定-人事、アカウントからの承認が必要です。

メディアリリースライティング

メディアリリースは、プレスリリース、ニュースリリース、または*プレスステートメント*とも呼ばれ、ニュースメディアのメンバーを対象とした、一般にニュース価値のある何かを発表することを目的とした書面または録音のコミュニケーションです。

メディアリリースの形式

メディアリリースは通常、次の要素が含まれています-

  • 会社のロゴと住所-レターヘッドに記載
  • 日付-プレスリリースの日付
  • タイミング-イベントの時間
  • リリース日-言及されたイベントの日付
  • タイトル-イベントの短い1行の説明
  • 場所-イベントの場所
  • *はじめに-イベントの説明と理由。
  • 何-イベントとは何ですか？
  • なぜ-なぜイベントが開催されたのですか？
  • いつ-イベントはいつ開催されますか？
  • 誰-イベントを訪れる人々は誰ですか？
  • About -会社の簡単な説明
  • 連絡先の詳細-詳細についてはどこにお問い合わせください

例-メディアリリース

レターヘッド

イベントの日付-2015年4月23日^

イベントのタイミング-4:00 PM

メディアリリース日-2015年4月30日^

  • finddevguides Pvtのグランドオープン。 LTD。*

会場：

finddevguides Pvt。 LTD.

住所-388-A、道路番号22

ジュランヒルズ、テランガナ州ハイデラバード。

500033、Ph：91 40 23542835

はじめに-finddevguides Pvt。 LTDはリノベーション後にオープンしますので、皆様の職場の新しい姿をご覧ください。

  • 何-finddevguides Pvtのインテリア装飾。 LTD.
  • 理由-新しく改善された施設を目撃する人々を歓迎する。
  • いつ-2015年4月30日午後4時から会社の敷地内。
  • Who -家族、メディア、ゲスト、プリンスダンスグループを持つ従業員

概要-finddevguides.comは、コンピュータエンジニアリングの学者、情報技術、コンピュータ言語、および管理の領域で質の高いオンライン教育を提供するための専用のWebサイトです。 このウェブサイトは、AMUの卒業生であるMr. Mohtashim、2006年にHTMLに関する単一のチュートリアルを開始。 現在、このWebサイトはTutorials Point（I）Pvtによって開発および保守されています。 Ltd.、2014年6月12日に設立されました。

連絡先の詳細：

住所：388-A、Road no 22、Jubilee Hills、Hyderabad Telangana、INDIA-500033

レジュメライティング

履歴書は、新規雇用を申請する際に申請者の背景とスキルを提示するために使用される文書です。 これは、候補者の職歴と教育の概要です。

履歴書の形式

履歴書のテンプレートは職業ごとに異なりますが、ここで最も広く受け入れられている形式について説明します。

  • 名前-Mr.、Ms.
  • 住所-恒久的な住所
  • 目的-あなたの職業生活の目的
  • 教育-学歴
  • スキル-あなたの職業の専門分野
  • プログラミング言語-ある場合
  • ソフトウェアツール-職業で使用するソフトウェアツール（MS Word、Excel）
  • オペレーティングシステムプラットフォーム-使用するオペレーティングシステム（Windows、Mac）
  • データベース管理システム-ある場合
  • パーソナルスキル-ソフトスキル
  • 経験の内訳-あなたの経験の詳細な説明
  • 成果と興味-趣味。 職業生活における成果
  • 宣言-申請者について提供されたすべての情報が真実であると述べる

注-マークされたフィールド（ e、f、i ）は、申請者の専門分野ごとに変更されます。 現在、ほとんどすべての企業が候補者が特定のソフトウェアツール（MS Word、MS Excelなど）の基本的なコンピューター能力を期待しているため、ポイント（ g、h ）は一般的なテンプレートの一部と見なされます。

サンプル履歴書

サンプル履歴書

CVライティング

カリキュラムビタ（CV）は、潜在的な雇用主が求職者について求める個人の経験およびその他の資格の書面による概要であり、転職を求めている終身在職者によって運ばれることになっています。

CVと履歴書-違いは何ですか？

  • CVは履歴書と簡単に間違われる可能性がありますが、顕著な違いがあります。 履歴書は、関連するキャリア経験がないか、まったく経験のない応募者が携帯することになっています。 一方、履歴書は関連する経験のある候補者が携帯します。

CV Writing

CVの形式

履歴書と同様に、広く受け入れられているテンプレートについて説明します。 CVは通常、次の要素が含まれています-

  • 名前-Mr.、Ms.
  • 住所-恒久的な住所。
  • 概要-職業で達成したことの簡単な説明。
  • アカデミック資格-アカデミック資格
  • 追加知識-職業を超えて習得したスキル。
  • 獲得スキル-ソフトスキル
  • プログラミング言語-ある場合
  • ソフトウェアツール-職業で使用するソフトウェアツール（MS Word、Excel）
  • オペレーティングシステムプラットフォーム-使用するオペレーティングシステム（Windows、Mac）
  • データベース管理システム-ある場合
  • パーソナルスキル-ソフトスキル
  • 経験の内訳-あなたの経験の詳細な説明
  • 成果と興味-趣味。 職業生活における成果
  • 宣言-申請者について提供されたすべての情報が真実であると述べる。

注-マークされたフィールド（e、g、j）は、申請者の専門分野ごとに変更されます。 ポイント（h、i）は現在、一般的なテンプレートの一部と見なされています。ほとんどすべての企業が、候補者が特定のソフトウェアツール（MS Word、MS Excelなど）の基本的なコンピューター能力を期待しているためです。

サンプルCV

サンプルCV

レポート作成

ビジネスレポートは、要約形式でメッセージを伝えるレターとは異なり、主に特定のトピックに関する詳細情報を伝達するために使用されます。

レポートは、レポート期間ごとに時系列に記述されることが多いため、連続したレポートで公開されている情報を比較できます。 レポートは、社外に公開または送信される場合があります。

事業報告書の形式

正式なビジネスレポートは通常、次の要素が含まれています-

  • タイトルセクション-目次と使用する用語の定義を含む。 作成者の名前や作成日などのオプションの詳細が記載されている場合があります。
  • 概要-主要なポイント、結論、および推奨事項に関するすべての関連情報の概要。 最後にこれを書いて、最後のすべての変更を含めることをお勧めします。
  • *はじめに-レポートが書かれた理由と対処する問題を指定します。通常、それはレポートの最初のページです。

Report Writing、scaledwidth = 100.0％

  • Body -レポートのメインセクション。業界用語も含まれます。 情報は、重要度の高い順にセクションに配置されています。
  • 結論-これは、概要と一緒にレポートの最も読みやすいセクションであるため、言語はシンプルで具体的でなければなりません。
  • 推奨事項-優先順位の高い順に実行されるアクション。
  • 付録-結論を裏付ける技術的な詳細と業界の事実。

レポート作成の例

レターヘッド

目次

前書き

1

ビジネスモデルの簡単な歴史

3

過去10年間の成果

5

昨年のミッション達成

9

概要：

前書き：

チュートリアルポイントは、オンラインコンテンツによりよく反応する読者のクラスが存在するという考えから生まれました。

ビジネスモデルの簡単な歴史：

毎月1500万人の読者が3,500万ページを読んでいます。 私たちのコンテンツとリソースは自由に利用でき、そのように保つことを好みます。

過去10年間の成果

この旅は、2006年にHTMLに関する単一のチュートリアルから始まり、HTMLが生成した応答によって高く評価され、新しいチュートリアルをリポジトリに追加することに取り組みました。

体：

ウェブサイトのコンテンツは、高度に熟練した専門家によって作成されています。 多くのフリーランサーがコンテンツの成長を助けてくれました。

結論：

私たちの使命は、さまざまな技術的および非技術的主題について、明確で鮮明なコンテンツを備えたSimply Easy Learningを提供することです。

推奨事項：

改善されたコンテンツを設計します。

ネットワーキングに取り組みます。

付録：

情報ポリシー：意見書、原則、法令、およびその他の関連する声明の編集」。 ネットワーク化された情報のための連合。 2013年6月24日検索。

データの可視化

  • データの視覚化*は、テーブルやチャートなどの情報グラフィックを使用して、ユーザーに情報を明確かつ効率的に伝えるために使用されます。 これは、ユーザーが大量のデータをより簡単な方法で分析するのに役立ちます。 複雑なデータをよりアクセスしやすく、理解しやすく、使いやすくします。
  • テーブル*は、ユーザーが特定のパラメーターのパターンを確認する必要がある場合に使用され、チャートは1つ以上のパラメーターのデータのパターンまたは関係を示すために使用されます。

データの可視化

データを視覚的に表現する際に従うべきヒント-

  • すべての図に番号を付ける
  • すべての図にラベルを付ける
  • 軸上の測定単位が明確にラベル付けされていることを確認してください
  • ビジュアルの下の脚注に説明情報を配置します
  • レイアウトを確認して、最大限の明瞭さを確保してください

データ可視化の長所と短所

データを視覚的に表現することの長所と短所を次に示します-

Pros

  • 幅広い視聴者がすばやくアクセスできます。
  • 小さなスペースで多くの情報を伝えます。
  • レポートを視覚的にアピールしやすくします。

短所

Cons

  • 誤った視覚的表現が行われた場合、情報を誤って伝える可能性があります。
  • 視覚データが歪んでいる、または過度に使用されている場合、気が散ることがあります。

一般的なレイアウトの間違い

ビジネスドキュメントは、定義上、鮮明でわかりやすいものでなければなりません。 厳密にプロフェッショナルなレイアウトで提示する必要があります。 ここに、ビジネスドキュメントの準備中に避けるべきいくつかの一般的なレイアウトの間違いを示しました。

不要な要素を避ける

絶対に必要な場合を除き、すべての空白スペースを写真や引用で埋めないでください。

過剰なコンテンツに注意してください

短く明確な文章を使用してください。 テキストに関連しない限り、色と画像は避けてください。

対称性を使いすぎないでください

対称的に配置されたテーブルは、しばらくすると退屈に見えます。 対称性を壊すには、異なる形の画像を使用します。 左揃えのテキストは中央より読みやすくなります。

よくあるレイアウトの間違い

均一性に注意してください

ドキュメント全体で統一されたフォント、フォントサイズ、フォントの色、および書式設定を維持します。

階層で書く

最初に最も重要な情報から始め、重要度の高い順に続けます。

過度のマルチメディアを避ける

不適切に使用すると、アニメーション、ビデオ、および音声はすべて、読者をテキストに引き付けるのではなく、気を散らす可能性があります。 複雑にしないでおく。

一般的な略語

Abbreviation Meaning
intro introduction
app. appendix
Biblio. bibliography
c. chapter; circa, about, approximately
n. note
ed. editor
e.g. for example
esp. especially
et al. et alii, and others
etc. et cetera
no. number
fn. footnote
fig. figure
i.e. that is
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