ビジネスライティングスキル-はじめに

ビジネスライティングは、同僚、高齢者、および他の組織の代表者とやり取りしながら、職業生活において明確で簡潔なコミュニケーションを伝える必要性に対処します。ビジネスライティングは、明確で透明なコミュニケーションが彼らの機能にとって絶対に不可欠である大きな組織で重要な役割を果たします。したがって、送信されるメッセージは、明確で、正確で、事実に基づいており、明確である必要があります。

法律、エンジニアリング、技術マニュアル、製品ラベルなど、誤解が深刻な結果を招く可能性のある多くの分野では、明確で簡潔な専門的な文章が不可欠です。

なぜ効果的な執筆ですか？

今日の多くの専門家は、特にキャリアの初めに、基本的な文法、スペル、句読点と格闘しているため、正式なビジネスライティングに必要なスキルに関するガイダンスを求めています。これは深刻な制限であり、自信を低下させ、情報を文書化して提示するように求められたときに彼らを抑えます。

効果的なライティングスキルを使用すると、書面によるコミュニケーションを改善し、以前は持っていたものの、決して表現できなかった点やアイデアを提示することができます。これにより、会社の信頼と将来の見通しも向上します。

メッセージの描写方法

読者は、あなたのメールの解釈に応じて、常にあなたとあなたの会社の印象を与えます。ビジネスライティングの目的は、読者、会社のイメージ、イメージを念頭に置いて簡潔なコミュニケーションを提供することです。私たちが使用する言葉と私たちが書く文章はすべて、読者の心の中に私たちの認識を構築するために重要です。

ビジネスライティングの一般的なエラー

ビジネスの書き方に関しては、義務は「少ないだけで十分」です。多くの人々は、執筆で使用するコンテンツが多すぎるか、情報が少なすぎて不完全です。 2つのバランスをとることは非常に困難です。作家が犯す最も一般的なエラーについて説明しましょう-

多くの人は、「 loggerheads 、 cumbersome 」のような大きくて難しい単語を使用して、「 quarrel 、 clumsy 」のようなはるかに単純な単語を使用して簡単に説明できることを説明します。これらの言葉は混同するだけでなく、曖昧でもあり、何も明確に説明していません。
過度にフォーマルなスタイル—「あなたの存在を感じさせるという私の意図の限りでそれを望みます」のような文言が植民地支配者と共にやって来ました。「私たちはあなたが来たら喜んでいる。」同じ言葉を半分の言葉で行い、混乱はない。
さて、主犯に行きましょう。「 spirit 、 meet 、 user 」の代わりに「 sprite 、 meat 、 usher 」などのタイプミスとスペルミスが全体の意味を変えるだけではありません文のだけでなく、恥ずかしさを引き起こします。誰かが「まもなく会いましょう」と書いていると想像してみてください。
一部の専門家は他の極端に行き、非常に短い文章を書くこともあります。時には、完全な意味を説明したり、明確な指示を与えないフレーズもあります。そのような文章の例は次のとおりです。「* u today @ 5、10で明日会いましょう*」

説得力のあるライティングのAIDAフォーミュラ

広告をじっくりと観察すると、興味深いパターンに気付くでしょう。非常に人目を引くものや興味深いものが発生し、すぐに注意を引きます。背景の説明は、関心を高め始める製品の機能と利点を追加します。あなたがそれを知る前に、魅力的なプレゼンテーションと説得力のあるスタイルは、製品を取得するアクションにあなたを導く少なくとも1つの試みを製品に与えたいというあなたの内側の欲求を作成したでしょう。

あなたが同様の経験をしたことがあるか、経験した人を知っていれば、AIDAの力に気付くでしょう。その場合、マーケティング業界が顧客を引き付けるために考案したことは大きな驚きではありません。

今日、AIDAテクニックはビジネスライティングでも同じ目的で使用されています。それは、読者にプレゼンテーションと説得力を引き出して印象付けることです。 AIDAの4つのステップは次のとおりです-

注意-注意を引く文で読者を引っ掛けてください。
興味-読者が好きなものの利点に言及することによって興味を作成します。
Desire -中央の段落を使用して、読者に行動を促します。
アクション-読者が望むものを得るために必要なアクション。

意図的な執筆

多くの人々は、オフィスで回覧できる原稿または文書を書くという言及にぞっとする。理由は明らかです。ビジネスで使用するために何かを書くときに考えるにはあまりにも多くのパラメーターがあります。単語の正しい選択、文構造、文法の正確さ、正しい綴りと用法、そしてもちろん、読者があなたについて形成するイメージはすべて、同僚のために書くときに覚えておくべき非常に重要なポイントです。

さて、このタスクの処理方法は？「さあ始めたのは半分終わった」という古いことわざがあります。私たちもこの哲学を執筆に取り入れる必要があります。私たちは、これらの次の質問に関する私たちの考えを明確にする執筆の背後にある目的を見つける必要があります-

読者は誰ですか？ +これは、読者に応じて適切な語彙と文の形成を理解するのに役立ちます。
ドキュメントの目的は何ですか +何かを書いている理由を理解する必要があります。
読者が文書を読む必要があるのはなぜですか +つまり、ドキュメント内の読者へのメッセージを考える必要があります。
あなたはどのような結果を期待しますか？ +各アクションには同等の反対の反応があります。したがって、書くすべての単語に対して、同等の反応が作成されなければなりません（必ずしも反対でなくても）。これは、あなたが望む反応や結果を得たい場合、あなたの言葉はあなたが明確に表現したいものを描写できるようなものでなければならないことを意味します。

はじめに

専門家は、ビジネス通信の本当の目的は、読者からの即時または遅延の行動を呼び起こすことであると主張しています。 AIDAテクニックを覚えていますか？それはアクションで終わりました、そしてそれはすべての文章が目標とすべき成果です。

マネージャーから送信されたメールは、彼のチームのメンバーによって読み取られ、各リーダーの個々の解釈と組み合わされた指示の明確さに応じて、目的のアクションが完了するか、いくつかの領域が残ります。それでは、テキストを設計する際に留意する必要がある最も重要なことに焦点を当てましょう。ビジネス文書を書いている間、あなたは-

何を書きたいかを知ってください。
達成したいことを書いてください。

これらの2つのことを知ることは、あらゆるコンテンツにアプローチする正しい方向を与える上で大いに役立ちます。正しいアプローチを見つける最も効果的な方法の1つは、*ブレインストーミング*です。

ブレーンストーミング

ブレーンストーミングとは、論理的な順序、順序、句読点、綴りについてあまり心配することなく、思いついたアイデアを書くテクニックです。ブレーンストーミング中、思考の順序や単語の正しい使用法について気にする必要はありません。代わりに、その特定の主題に関して利用可能な限り多くのアイデアとデータを収集することに焦点を合わせる必要があります。

時間をかけてトピックを考えてください。あなたの考えを収集し、ランダムにそれらを書き始めます。あるアイデアを自由に別の関連するアイデアに導きましょう。この情報収集により、コンテンツへのアプローチが徐々に得られます。しばらくしてから、いくつかの代替アプローチが形成されます。紙に書いた思考の流れを見続けるほど、より多くのアイデアが生まれます。

次に、これらのアイデアを論理的な流れに整理してみてください。まだ文法のチェックを開始しないでください。均一な流れを得るようにしてください。これで、すべてのアイデアが合理化されます。その後、特定の単語をより適切な単語に置き換える、文法をチェックする、単語の使用法、スペル、句読点などの必要な編集を行います。

Business-writing-skills-introduction

目次