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提供：Dev Guides
効果的な文章作成
私たちを取り巻く世界の進化に伴い、今日では、年齢、仕事、職種に関係なく、すべての人が書く必要があります。 学校の課題や報告書の提出、請求書の署名など、誰もが書いています。
書くことを「持っている」人の多くは実際に書くことを楽しんでいますが、書くことは雑用にすぎない人も多くいます。 これらの人々の問題は、書く方法を考える時間を与えていないことです。 その結果、彼らの執筆スタイルは時間がかかり、不正確で、不満足です。
代数に関する問題を解決するための手順があるように、より良い出力を得るために従うことができるいくつかの手順があります。 この章では、効果的なビジネスドキュメントを作成するプロセスを実際に開始する方法について説明します。
始め方
すべてのステップの中で、最も厄介な（そして最もイライラする）ことは、最初を理解することです。 作業をすばやく開始するためのいくつかのヒントを次に示します-
- 事実を見つけるための研究。
- ランダムなアイデアをすべて書き留めてブレインストーミングします。
- 下書きについて同僚と話し合う。
- 親しみやすいリラックスした書き方をしてください。
- 読者に共感する。
- それをチェックして、それで寝てください。
計画と構造
企業は、株主向けの年次報告書、顧客向けの月刊ニュースレター、従業員向けの社説など、定期的に文書を作成しています。 あなたが設計しているコンテンツの量に基づいて、あなたは3つの構造にデータを配置する必要があるかもしれません-
- 時間ベースの構造 +この構造は、議題と議事録を作成するとき、またはタスクが割り当てられ、結果が時系列でチャート化されるレポートを作成するときに使用されます。
- アルファベット順 +この構造は、ドキュメントに多数の個別のトピックがあり、特定のアルファベット順（A〜Z）に配置する必要がある場合に使用されます。 これの例は、単語の用語集、または果物とカロリーに関する本で、果物の名前がアルファベット順にリストされています。
- トピック構造 +最も一般的に使用される構造は、トピックに従って構造が分割される場所です。 たとえば、Webサイトは、「配信ステータス」、「苦情」、「支払いと返金」の3つのトピックから選択できるようにFAQページをコールドデザインし、各トピックにはそのトピックに関するいくつかの質問があります。
コンテンツを整理するための効果的な手順
適切な構造でコンテンツを配置し、論理フローに詳細を入力して、ドキュメント全体が同期されて完全に見えるようにするのに役立ついくつかの効果的な手順があります。 これらは-
- ドキュメントには、論理的な開始、中間、終了が必要です。
- メッセージの本文を簡潔かつ小さく整理します（最大。 4–5）パラグラフ。
- 読者に合わせてコンテンツを変更します。
- 執筆中に手紙の焦点や望ましい結果を決して失わないでください。
- 執筆中は自分で修正しないでください。ブレインストーミング後にのみ編集してください。
- 編集を開始する前に時間をとってください。
何よりも、ドキュメントが正しいメッセージを伝えることを保証するために、ビジネスドキュメントを作成する間は常に論理的な順序に従う必要があります。
