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効果的なメール作成
電子メールは、安価でありながら非常に効果的なビジネスコミュニケーションツールとして広く使用されています。 電子メールはほとんど印刷されず、ソフトコピーとして使用されます。これは、電子メールを簡単にアーカイブおよび取得できるためです。 人気の理由はアクセスしやすさで、CEOから管理人まで組織内の誰もが使用できます。
電子メールは、わかりやすく、読みやすく、専門的に適切な方法で情報を伝達する効率的な方法です。 多くの人は、不完全から不可解なものまで及ぶ標準以下のメールを転送する理由として時間の不足を引用しています。
多くの人々は、電子メールをテキストメッセージングと間違えます。または、少なくとも、電子メールを書くことに対する彼らのアプローチはそう示唆しています。 それを例にとって、テキスト会話とメール作成の違いについて説明しましょう。
- テキストメッセージの会話-テキストメッセージの会話では、2人で情報を交換し、詳細を共有し、修正を提供し、迅速なやり取りで説明を求めることができます。
- 電子メール-これと比較して、電子メールは仕事に応じて1日20〜200通のメールを受信する可能性のある専門家に読まれます。 彼らは往復の会話に参加したり、詳細を何度も尋ねる時間を持っていません。 メールの内容を理解し、指示を読み、情報を処理し、タスクを完了し、受信トレイの「未読」セクションを空にするだけです。
これを念頭に置いて、効果的なメールを作成するための*トリックについて説明しましょう-
- メッセージを計画します。
- 件名を使用して読者の注意を引きます。
- メッセージを短く、明確にしてください。
- メッセージ全体を小文字で入力しないでください。
- メッセージを送信する前に校正し、説明責任を負います。
- 怒っている場合は、メールを送信する前に数分かけてクールダウンしてください。
- メッセージを大文字で入力しないでください。 首都は叫ぶと見なされます。
場合によっては、メールが適切ではない可能性があります。 ときに誰かを呼び出すことを好む-
- 個人情報、機密情報、または機密情報について話し合う必要があります。
- あなたは悪い知らせを伝えようとしています。
- あなたのメッセージは複雑であり、文言の意味が失われる可能性があります。
- 早急な対応が必要です。
メールの法的リスク
電子メールは、多くの職場にとって好ましいコミュニケーション手段です。つまり、電子メールには、機密となる可能性のある多くの情報が含まれています。 電子メールの情報のセキュリティと機密性は、送信者と受信者の両方の共同責任です。 企業には、ドキュメントとその内容を保護するための厳しいガイドラインがあります。 メールの誤用を防ぐための最も一般的なガイドラインのいくつかについて説明しましょう。
あなたとあなたの会社は、次の場合に多数の法的訴訟の責任を負います-
- 不快なコンテンツを含むメールを送信または転送します。
- ウイルスを含む添付ファイルを送信します。
- 送信者のメールを許可なく他の人に転送します。
- 他人のメールを偽造したり、他人のアカウントからメールを送信しようとしています。
- 電子メールを送信するときに、受信者から身元を隠そうとします。
- 許可なく他の人に属するメッセージをコピーします。
形式メールの形式
私たちのほとんどは、文法上の間違いを含む可能性のある友人に非公式のメールを送信しますが、同僚に書くとき、特に印象をよくしたいときは同じではありません。 電子メールの正しい形式に関する一般的なヒントを次に示します-
バックグラウンド
すべてのメールにデフォルトの白い背景を使用する必要があります。 色付きの背景やスクロールのデザインは、プロフェッショナルではなく、気を散らすものと見なされます。
Font
優先フォントは、Times New RomanまたはArial、フォントサイズ12です。
フォントの色
フォントは紺または黒のみにする必要があります。
連絡先の詳細
名前、指定、電子メールID、連絡先番号、会社のロゴ、連絡先などの公式の連絡先情報を署名欄に記載する必要があります。 個人的な声明は避けるのが最善です。
名と姓
電子メールの本文で使用されているフォントと同じフォントで、2つのフォントサイズだけ大きくする必要があります。 筆記体フォントは推奨されません。
署名
次の情報は、メールの本文と同じフォントとサイズで提供する必要があります。
- 指定
- 部門
- 会社名と住所
- ランドマークと郵便番号。
- 連絡先番号
- 電子メールアドレス
- 会社の電話番号
- 会社のファックス番号
- 会社のURL
- 会社のURL
例-
Vineet Nanda
Lead, Learning & Development
Soft Skills
finddevguides Pvt. LTD.
Jubilee Hills, Hyderabad
Beside UCO Bank, 500033
Ph: 91 40 23542835
Fax: 91 40 23542836
[email protected]
http://www.finddevguides.com/免責事項（例付き）
サイズ8の標準フォントでメール署名の最後に免責事項を使用します-
この通知を読む必要があります
このメールおよび添付ファイルに含まれる情報は機密情報であり、著作権またはその他の知的財産保護の対象となる場合があります。 送信者の明示的な同意がない限り、この情報を使用または開示する権限はありません
メールの例
| To< [email protected]> |
| Cc< [email protected]> |
| Subject: Reply on Interior Decor | Finalizing date and time for meeting |
拝啓
インテリアカンパニーに連絡するための手順を記載したメールを受け取りました。 したがって、私は、特に行動訓練、モード評価、心理測定分析などを提供する最も有名な組織の1つであるHasta La 'Vistaに連絡しました。
彼らは私のメールに返信してくれて、私たちが一緒に働くことを期待して喜んでいます。 彼らは私に彼らの代表者のために会議をスケジュールして、彼らが私たちを訪問し、残りの詳細を直接説明できるように要請しました。 このメールに、「利用規約」という名前のPDF添付ファイルとして利用規約を送信しました。 親切に調べて返信してください。
あなたからのお便りを楽しみにしています。 ありがとうございました。 良い一日を。
よろしく
