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メールでのエチケット
電子メールは、安価でありながら非常に効果的なビジネスコミュニケーションツールとして広く使用されています。 電子メールのアーカイブと取得は簡単であるため、電子メールの印刷はほとんど行われず、ソフトコピーが使用されます。 その人気の理由は、CEOから管理人まで、組織内の誰もが使用できるアクセスのしやすさです。
電子メールは、わかりやすく、読みやすく、専門的に適切な方法で情報を伝達する効率的な方法です。 多くの人々は、不完全から不可解なものまで及ぶ標準以下のメールを転送する理由として時間の不足を引用しています。
多くの人々は、電子メールをテキストメッセージングと間違えます。または、少なくとも、電子メールを書くことに対する彼らのアプローチはそう示唆しています。 テキストの会話とメールの作成の違いについて説明しましょう。 テキストメッセージの会話では、2人で情報を交換し、詳細を共有し、修正を提供し、迅速なやり取りで明確化を求めることができます。
これと比較して、電子メールは専門家によって読まれます。専門家は仕事に応じて、1日に20〜200通の電子メールを受け取ることがあります。 彼らは、何度もやり取りしたり、詳細を尋ねる時間がありません。 メールの内容を理解し、指示を読み、情報を処理し、タスクを完了して、受信トレイの「未読」セクションを空にするだけです。
これを念頭に置いて、効果的な電子メールを書くためのいくつかのトリックを議論しましょう-
- メッセージを計画します。
- 件名を使用して読者の注意を引きます。
- メッセージを短く、明確にしてください。
- メッセージ全体を小文字で入力しないでください。
- メッセージを送信する前に校正し、説明責任を負います。
- 怒りながらメールを送信する前に、数分かけてクールダウンしてください。
- メッセージを大文字で入力しないでください。 首都は叫ぶと見なされます。
特定のケースでは、メールが適切でない場合があります。 次の場合に誰かに電話することを好む-
- 個人情報、機密情報、または機密情報について話し合う必要があります。
- あなたは悪い知らせを伝えようとしています。
- あなたのメッセージは複雑であり、文言の意味が失われる可能性があります。
- すぐに応答する必要があります。
メールの法的リスク
電子メールは、多くの職場で優先されるコミュニケーション手段であり、これは、機密である可能性のある多くの情報を運ぶことを意味します。 多くの企業は、メールをどのようにフレーミングするか、どのメールを転送するかについて広範囲にトレーニングしています。
電子メールの情報のセキュリティと機密性は、送信者と受信者の両方の共同責任です。 企業には、ドキュメントとその内容を保護するための厳しいガイドラインがあります。 電子メールの誤用を防ぐための最も一般的なガイドラインのいくつかについて説明しましょう。
あなたとあなたの会社は、次の場合に多数の法的訴訟の責任を負うことになります-
- 不快なコンテンツを含むメールを送信または転送します。
- ウイルスを含む添付ファイルを送信します。
- 送信者のメールを許可なく他の人に転送します。
- 他人のメールを偽造したり、他人のアカウントからメールを送信しようとしています。
- 電子メールを送信するときに、受信者から身元を隠そうとします。
- 許可なく他の人に属するメッセージをコピーします。
正式なメールの要素
私たちのほとんどは、文法上の間違いを含む可能性のある友人に非公式のメールを送信しますが、同僚に書くとき、特に印象をよくしたいときは同じではありません。 電子メールの正しい形式に関する一般的なヒントを次に示します-
背景-すべてのメールにデフォルトの白い背景を使用する必要があります。 色付きの背景、またはスクロールデザインは、プロフェッショナルではなく、注意をそらすように見えます。
フォント-優先フォントはTimes New RomanまたはArial、フォントサイズ-12です。
フォントの色-フォントはネイビーブルーまたはブラックのみにしてください。
連絡先の詳細-名前、指定、電子メールID、連絡先番号、会社のロゴ、連絡先などの公式の連絡先情報を署名欄に記載する必要があります。 個人的な声明は避けるのが最善です。
名と姓-メールの本文で使用されているフォントと同じフォントで言及する必要があります。フォントサイズは2つだけ大きくします。 名前の筆記体フォントは推奨されません。
（メールの本文と同じフォントとサイズで言及される）
- 指定
- 部門
- 会社名と住所
- ランドマークと郵便番号
- 連絡先番号
- 電子メールアドレス
- 会社の電話番号
- 会社のファックス番号
- 会社のURL
- 免責事項
